文件管理制度

文件管理制度1、目的为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。2、适用范围本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行规定）。3、职责3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、工作。4、发文管理制度4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并统一安排管理。4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，否则所产生的一切后果由下发部门负责人承担。4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：类别核心内容代码是否强制签发权限管理制度公司系统中职能相关的制度、方案、规定、体制和机制等方面的内容ZD是总经理通知、通告公司层面重要的通知、通告、人事任免、决策方案等方面的内容TZ/TG是总经理职责、流程标准职能具体工作相关的标准、方式方法、操作流程等方面的内容ZZ/LC是总经理表单配合制度完成的相关具体落地记录内容BD是总经理4.6.部门代号原则根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识:手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD4.7.文件编号组成要素TR-××-××-××文件的序号（01，02，……）(4)部门代码(3)文件类别码(2)公司代码(1)4.8编号规则及说明：4.8.1制度编号:ZD-HR-流水号（***）通知编号：TZ-HR-流水号（***）职责编号:ZZ-HR-流水号（***）流程编号:LC-HR-流水号（***）标准编号:BZ-HR-流水号（***）表单编号：BD-HR-流水号（***）流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）；4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：驻马店市公司制度（职责、流程、标准）文件编号ZD-HR-00*ZZ-HR-00*LC-HR-00*版本A页码第页共页1.上述标题内容：宋体小四2.内容：宋体小四4.行距：1.55.页边距：上2.54厘米下2.54厘米左1.91厘米右1.91厘米4.8.3通知、通告、申请、报告等各类文件模版，具体模板如下：4.8.4表单编号：BD-HR-流水号（***）；表单模板如下：4.8.5组织架构图编号：AJ-JG-HR-流水号（***）；架构图模板如下：5、文件的发放管理5.1以公司行文的文件统一由人事部安排专人发放和回收管理。财务部、手机部、电教部、外联部以本部门名义形成文件且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收，原件报人事部存档备案。5.2各部门制订文件需人事部安排发放文件时，必须将文件以电子档形式发至人事部审核，审核通过后统一编码，转由文件发放部门安排打印并复印好发放份数，由部门经理书面注明发驻马店市公司(宋体四号)部组织架构图(宋体三号)正文内容：（宋体小四）批准/日期：审核/日期：制定/日期：JY-JG-HR-流水号（***）（宋体小四）放范围、发放时间并签名后呈报人事部，由人资行政经理签字后，由行政专员统一安排文件的发放。5.3公司发放的任何文件，各部门必须按公司文件管理制度统一管理，并按文件编号顺序做好目录。人事部按建立“文件发放、回收登记表”定期对文件进行检查和管控。人事部发放到各部门的所有文件，由各部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收;代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。5.4发放到全体员工知悉公示的文件、制度、通知/通告类资料，由部门负责人在接收到文件后，安排逐级的统一培训、学习和传达，人事部会定期对文件的执行情况进行抽查并汇总落实执行结果。6、文件的更改管理6.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报总经理签字认可），由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。6.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处由原编制部门负责人签字。7、文件的回收、作废管理制度7.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由人事部重新编制，安排文件管理人予以统一回收。7.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。7.3每年12月下旬，由人事部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。7.4所有回收的文件均于回收当日送至人事部，由人事部负责人统一安排销毁。8、文件管理其它规定8.1无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在人事部存档备案。8.2任何文件相关部门负责人接收后必须领会并传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。8.3所有作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但行政专员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。8.4文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。9、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。除承担500元行政罚外，对由此造成的一切后果由相关责任人全权负责。10、附则本制度自2015年11月24日起起正式执行，人事部根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保管理制度适用性和有效性。对于本管理规定未规定的事项，人事部参照其他管理制度执行或参考同类型其它款项，必要时可进行补充规定。