EPC项目采购管理过程中需注意问题

浅谈EPC项目采购管理过程中需注意问题摘要：结合笔者参与的国内epc项目，浅谈采购管理过程中需注意的问题。关键词：采购管理；采买；催交；检验；运输；现场协调中图分类号：f284文献标识码：a文章编号：1001-828x（2012）11-00-03所述epc总承包项目，采购工作范围包括总承包合同范围内设备、材料采购的供货商选择、采买、监造、质量控制、检验、包装、运输、承保、支付和相关服务及管理活动，以及业主采购范围内设备的催交、检验、运输等采购管理服务工作。本项目的采购工作从epc合同签订后开始进行设备材料的询价，到最终完成现场采购协调服务工作，历时21个月。下面结合项目经历，浅谈epc项目采购工作中，采买、催交、检验、运输相关环节以及现场协调等需注意的问题。一、采买需注意问题1.请购文件的接收设计向采购提出设备材料请购及相关技术文件。在接收请购文件后，根据项目归档要求，做好请购文件台账管理，以避免因短期内接收请购文件较多，而错定、多订或漏订某些设备材料的合同。2.询价编制完整的询价文件，与请购文件一并发与项目已经审定好的合格供应商，同时做好询价台账。询价发出后，应及时与供应商联系，确认其是否收到询价，无论其是否参与报价，都应在规定期限内返回报价确认回执。若有供应商放弃报价，致使参与报价的供应商数量不满足项目或公司相关规定，应及时汇报采购经理，决定是否增补其他供应商，并尽快发出询价，同时督促所有参与报价的供应商，在报价截止日期前按时寄送技术跟商务分开的密封报价。供应商在报价过程中，若反馈有问题或疑问，商务方面由采购直接进行答复；若为技术方面，由相关设计负责人进行答复，如果设计的答复涉及到请购文件的变更，应及时书面通知给采购，采购负责将变更内容通知给所有参与报价供应商。3.报价文件的接收与传递及时查收并整理供应商的报价文件，并做好台账记录。在收齐报价文件后，根据项目或公司相关规定进行开标，且做好开标记录。采购将技术报价文件，通过项目的内部文件流程，传递给相关设计人员进行技术评审。设计人员应及时将技术评审结果反馈给采购，采购通知满足技术要求的供应商与设计人员沟通，进行技术澄清，最终签署技术协议。4.商务谈判和合同签订采买工程师依据技术评审、商务评审及综合评审的结果，确定供应商，进行商务谈判，最终签订采购合同。采购合同是买卖双方共同遵守的准则，是双方履行权利和义务的依据。采购合同中应对以下事项进行详细规定：①对合同标的物的供货范围做出明确的规定。材料的供货范围比较容易确定，但数量及计量方法需要有明确规定，应适当考虑现场安装损耗量；设备的供货范围相对比较复杂，必要时，可以附图加以说明，注明某区域内的所有设备材料及相关配件均在的合同供货范围内。②合同必须对产品名称、品种、型号及规格的相关参数进行明确规定。③合同必须对设备材料的设计、制造和检验的标准进行明确规定，必要时还需列出设备的现场安装验收标准。同时，合同项下设备与其他设备、管道连接的法兰标准也必须明确，避免现场安装时不配套。本项目采购的空压机、冷冻水加热器等就出现该问题，造成设备到现场后无法立即安装管道，需协调供应商更换配套的法兰，从而耽误现场施工进度。④合同应明确产品价格，包括总价和分项报价清单。总报价中注明设备名称、数量、单位、单价、总价、运费、包装费、商检费、现场服务费用、备品备件费用等。分项报价清单中尽可能对设备各组成部件、外购件等列出详细的分项价格。合同中的分项价格是非常重要的，一方面通过分项价格可以判断合同总价是否合理；另一方面分项报价是为了作为后期在合同执行过程中，增加或减少部分设备或部件，或因为运输损坏而进行补充采购等签订增补合同的依据。⑤合同中对结算方式、开户银行、账户名称、账号、税号、结算币种等信息必须进行明确规定，以方便合同价款支付。对合同的预付款，必须以供应商提交履约保证金和/或设备基础、电气仪表等设备条件的资料为前提。通过实践证明，用付款方式约束供应商在合同签订后尽快提交设计所需的相关资料，是最有效的方法之一。⑥合同中必须明确不同种类设备的包装、运输要求。运输途中的损坏一般来说不容易确认相关方的责任，且设备损坏部分的补充采购对整个项目的进度有严重影响。由于项目采购的设备材料种类、数量繁多，同时每个合同下设备材料可能会分批发运，所以设备的唛头及装箱清单对现场设备交接及开箱检验工作极为重要。⑦合同中必须明确设备的交货时间、地点，复杂设备在合同中附上设备制造进度表，以便在合同执行过程中对供应商设备制造进度进行监督和检查。⑧合同中必须对设备材料应提交的相关资料进行明确规定。⑨合同中必须明确规定重要外购件的品牌，防止供应商交货与投标时不一致，而影响产品质量。在本项目业主采购的消防泵组的备品备件中发生过该情况，合同中规定轴承品位为skf，但供应商提供的备件轴承却为其他国产品牌，不能被业主接受。二、催交需注意问题实践证明，供应商往往不能按订货合同规定的时间交货，检验和运输过程中也可能出现各种问题，不能保证货物按期运抵施工现场。催交工作就显得十分重要。其核心在于防患于未然，要及时发现供货进度方面已出现的或潜在的问题，及时预警和报告，督促供应商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制等手段，努力防止进度拖延或费用超支。催交工作的基本程序：检查供应商是否接到合同；供应商开工会；制定催交计划；催促供应商提交图纸和技术资料；检查供应商主要原材料的采购进展情况；检查供应商主要外协件和配套辅机的采购进展情况；检查设备材料的制造、组装、试验、检验和装运的准备情况。合同签订后，要督促供应商即刻开始执行合同。必要时，在合同签订之后应召开供应商开工会，会议主要讨论供应商对合同的实施方案，包括执行合同的组织机构及设备的设计、制造和检验计划等。明确合同执行的负责人非常重要，在催交过程中，应经常与其保持联系，了解合同的详细进展情况。本项目业主采购的14个包设备，在合同签订后都召开了设备开工会，明确了合同执行过程中的催交内容，要求厂家按时提供图纸等技术资料以及进度报告，这些都与进度款密切挂钩，较好地保证供应商能按时按要求完成；同时，开工会上还讨论检验相关事项，尤其是业主及总包方需见证的试验项的初步检验时间必须明确，在催交过程中要把握该类见证节点。在设备设计阶段，应催促供应商及时返回前期确认图纸和设计条件等资料，供设计人员审查确认，并将审查意见及时返回给供应商，督促其修改。催交人员需将供应商提交的各版次图纸做好明确记录。在设备制造阶段，应了解原材料的采购进展情况以及外协件和配套辅机的采购进展情况，发现有影响供货进度的问题要及时提出。在设备检验阶段，应提前协调业主、供应商及项目检验工程师（某些时候可能为委托的第三方检验机构人员），明确检验的时间、地点及检验项，必要时要求供应商提供试验程序等相关准备材料。对于设备检验，要注意检验日期对供货进度的影响。在设备包装运输阶段，应提前跟项目现场施工沟通，确认现场的接货条件；应督促供应商及时提供设备的装箱清单及发运方式，明确预计到场时间，及时将信息反馈给项目现场接货人员，以提前做好接货、卸货、仓储等准备工作。关于催交方式，设备材料制造前期，通常采用办公室催交，催交间隔可以长一些。设备材料制造过程中可选取一些关键点，比如原材料进场、主要部件加工等进行进度检查。随着交货期的临近，可以采取驻厂催交或巡回催交。催交人员应对照供应商提供的进度报告，认真评估其生产的进度状态，确保全部关键控制点的实施与合同上规定的日期相一致，如果不符，应通过电话与供应商合同执行负责人联系或到其工厂车间核实，找出影响进度的原因，并与供应商协调，提出解决影响进度的补救措施及实施方案。大多数情况下，供应商进度的拖延都因为其原材料及主要配套外协、外购件不能按计划及时到厂，进而耽误后续的加工、装配、调试等工作。因此，有必要对供应商的主要分供方也纳入催交范围，加强对其的管理。本项目中业主采购的汽轮机驱动泵组的催交工作，就加强了与其泵头的2个分供方的沟通协调，跟汽轮机厂家采购人员一起多次去到分供方处催交和检查，督促其抓紧相关生产环节，一定程度上缓解了汽轮机驱动泵组整体的交货压力。三、检验需注意问题检验是设备材料质量控制的关键环节。为了确保设备材料的质量符合采购合同的规定和要求，避免由于质量问题而影响工程进度和费用，项目采购组应做好设备材料制造过程中的检验或监造以及出厂前的检验。采购组应根据采购合同的规定制定检验计划，组织具备相应资格的检验人员根据设计文件和标准规范的要求进行设备材料制造过程中的检验以及出厂前的检验。重要、关键设备应驻厂监造。检验工作应从原材料进货开始，包括材料检验、工序检验、中间控制点检验和中间产品试验、强度试验、密性试验、运转试验直至运输包装检验以及商检等全过程或其中的部分环节。对于有特殊要求的设备材料，应委托有相应资格和能力的单位进行第三方检验并签订检验合同。采购组检验人员有权依据合同对第三方的检验工作实施监督和控制。当总承包合同有约定时应安排业主参加相关的检验。检验方式可分为资料审阅、中间检验、车间检验和最终检验等。国家标准中规定的压力容器和压力管道等重要设备材料应在供方工厂进行中间检验和最终检验。检验除了主要检查设备材料是否满足技术协议中规定的设备性能、材质等级外，还要关注其他细节。本项目的氮气压缩机，在设备运抵现场准备安装时，就发现设备底座上的地脚螺栓孔与现场的设备基础上地脚螺栓孔不对应，需重新扩孔才能安装，造成不必要的麻烦，耽误施工进度。因此，最终检验时，应加强对设备的底座、地脚螺栓孔等外形尺寸进行测量，检验其是否跟图纸相符。同时，需检查设备接口是否符合技术协议中的标准及规格，是否依据供货范围带有配对法兰、紧固件等。四、运输需注意问题运输是指设备材料制造完毕，经检验合格后，由制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。1.包装采购的设备材料通常要经受多次装卸和搬运。为此，必须采用良好的防湿、防潮、防尘、防锈和防震等保护措施进行包装、运输，以确保设备或材料安全无损地运抵项目现场。在装卸、运输、贮存过程中，要根据包装标志的示意及存放要求进行处理，以便于开箱检验、移交及库房管理。箱内、箱外都应附上装箱详单。对包装箱内各散装部件，均应系加标签，注明合同号、主机名称、本部件名称及该部件在装配图中的位号、零部件号。备品备件除注明上述内容外，还需注明“随机备件”、“专用工具”或“一年（两年）备件”字样。随机文件资料应采用塑料文件袋密封包装。根据项目经验，个人觉得随机文件资料必须包含设备的竣工图、安装说明、操作维护手册及相关的质量证明文件，且最好都为复印件，各两份以上，以方便现场施工安装单位借阅，同时避免丢失原件。尽管合同对包装标识有明确要求，但供货厂商在包装前，运输工程师应与其再次确认相关信息，防止出错或不满足相关要求。2.运输国内epc项目中的设备或材料，多数都从国内采购，大多为现场车板交货，运输一般都在供应商的合同范围内。在通知供应商起运货物前，一定要跟项目现场提前进行沟通，确认现场的接收条件，将供应商的装箱清单及到货时间等信息及时反馈给现场。对于超限设备的运输，首先要对预定通过路线和可能出现的问题，做好详尽的调查研究，制定运输方案，做好运输准备工作。在现场安装过程中出现的设计变更、缺损件或型号不符等情况，可能需换货或增补，其数量通常不会太多，但进度要求却非常紧，对其的发货运输问题需引起重视。本项目现场的零星增补材料，就多次因为数量较少，供应商虽然很快加工完成，但其不愿意承担较高的运输成本来专车发货，而是找一些货运公司配货发送，这就对运输过程带来很多不可控因素，出现路途运输时间超过生产制造周期，使采购面临来自施工部对材料进度催促的较大压力。因此，必要时采购应对供应商的运输送货方式进行严格规定，要求其采取特殊方式（如专车专运）保证按期到货。此外，项目现场一般都在较偏远的郊区，通知供应商发货时，最好附上项目现场的具体地理位置及周边交通路线示意图，避免送货司机因路线不清楚而耽误送货。五、现场协调管理需注意问题采购的现场协调也是采购工作的重要一环，包括现场货物交接、到货问题处