文书学复习材料

文书学复习材料一．概念（一）文书的概念及其含义是人们利用书面的方式来记录、交流信息、处理事务作为依据的一种工具。1.文书是人类社会实践活动的直接产物2.文书是书面形式的文字材料3.文书是成文性的文字材料4.文书、公文、文件辨析（二）公务文书是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。（三）法定的作者指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。（四）通用公文正式通用公文内部通用公文：规范性文件、会议类文件、计划与信息反馈类文件、其他事务类文件等。（五）主送机关即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。（六）定稿：是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。正本：根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。副本：根据正本抄写或复制的。代替正本抄送有关单位或供传阅、参考、备查之用。副本一般不需归档保存。存本：是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。一般情况下，存本与定稿一起归档保存。二．（一）公文的四个特点：1.具有法定作者（发文机关/制发主体）（1）三种表现形式：机关，机关某组织单位，机关单位领导。（2）由不同作者形成各种行文方式——公文发布、传递的层次与形式：a.正式行文——非正式行文b.对内行文——对外行文c.直接行文——间接行文d.单独行文——联合行文e.职权行文——授权行文2.具有法定的权威和效用（1）公文的现行执行效用、现行效用、时效（体现执行性、凭证性）（2）现行效用的空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：a.制发者超出职权范围行文，如工商局行公安局职权范围的文件；b.内设机构对外正式行文公文内容超出职权范围，如下级机关越权制定实施细则.(3)现行效用的时间效力范围a.公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）定时生效（一般规范性文件）b.公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）c.公文的溯及力公文溯及既往的效力；指公文可以适用于制发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”的原则，不应该规定溯及力（我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力）d.机关公文的效力等级发文机关地位越高，公文效力等级也越高在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照“新法优于旧法”原则同一发文机关制发的公文，通常特殊性公文的效力优于一般性公文，即“特殊优于一般”授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力3.具备特定体式文体：文件的表达形式体式＜格式：约定俗成的；法定的标准格式4.经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：会签公布法定会议或机构批准等（二）法定作者的三种表现形式机关机关某组织单位机关单位领导（三）公文终止生效的时间和条件内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）(四)公文的属性1.公文的本质属性——现时执行性主要包含以下几层含义：（1）对号入座式的贯彻文件精神（2）文件是作为解决问题的依据而存在的（3）文件对解决问题具有指导意义2.公文的非本质属性（1）政治性（2）机密性（3）权威性（五）公文的分类1.从公文的来源上划分（1）发文：指本机关制发的公文。包括两方面：一是发往其他机关的公文；二是发至机关内部机构的公文。（2）收文：指本机关收到的由外机关、单位制发的公文。2.从行文方向（即文件传递方向）上划分，可分为上行文、平行文和下行文。（1）社会组织之间主要的工作关系a.领导与被领导关系b.业务指导关系c.平行关系d.不相隶属关系(2)根据工作关系产生的行文关系a.b.是上行文或下行文关系；c.d.是平行文关系。3.从公文内容性质的角度分类规范性文件领导指导性文件报请类文件知照类文件契约类文件会议文件4.从公文涉密程度的角度分类绝密级文件机密级文件秘密级文件内部文件限国内公开的文件对外公开的文件（又称公开性文件）5.按形成、使用领域分类（1）通用公文a.正式通用公文b.内部通用公文：规范性文件、会议类文件、计划与信息反馈类文件、其他事务类文件等。（2）专用公文(六)公务文书的体式★文件用纸要求1.幅面尺寸公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。2.页边尺寸天头（上白边）为:37mm±1mm；地脚（下白边）为：35mm±1mm；订口（左白边）为：28mm±1mm；翻口（右白边）为：26mm±1mm。3.版心尺寸国际标准A4型纸版心尺寸为：225mm×156mm（长×宽）4.排版文件正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。★公文的要素《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。眉首主体版记位置置于公文首页红色反线以上置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间置于主题词以下特点位置相对固定位置经常变动，依公文内容的长短而定。位置依公文主体的构成而定要素公文份数序号标题主题词秘密等级和保密期限主送机关名称抄送机关紧急程度正文印发机关和印发日期发文机关标识附件版记中的反线发文字号成文日期版记的位置签发人公文生效标识红色反线附注（七）公文格式1.眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。（1）公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。（位于版心左上角第一行，顶格标注，3号仿宋体，阿拉伯数字，至少保留两位数字。）（2）秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。（3号黑体字，版心右上角第一行，两字之间空一字，后面有保密期限的中间不空一字。）（3）紧急程度，标明“特急”、“急件”。（在文件版心右上角，顶格第一行，3号黑体字。若秘密等级和紧急程度同时标注，秘密等级标在上，紧急程度标在下，两字之间空一字。）（4）发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。（小标宋体字，字高不超过22mm,字宽不超过15mm。下行文，发文机关文字的上边缘距离版心上边缘为25mm；上行文，发文机关文字的上边缘距离版心上变应原为80mm，机密等级和紧急程度移动到发文机关文字上方；几个机关联合行文，主板机关在最前面，“文件”位于右侧居中位置。）（5）发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。（发文字号的位置应标在文件版头发文机关名称的下面，居中排列。下行文，发文字号居中；上行文，版心居左空一字。）a.便于统计发文的数量；b.便于的公文的检索和引用。例：苏政发﹝2004﹞2号机关代字年号序号（不留虚位，不加第字）（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名。位于发文字号的右侧。（“签发人”三字，三号仿宋体，领导人姓名，三号楷体字，在版心右边缘空一字。发文字号与最后一个姓名在同一行。）（7）红色反线。和版心同宽，距上4mm。2.主体包括标题，主送机关，正文，附件，成文日期，公文生效标识，附注等。（1）标题。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。文种是核心要素，必不可少。（2号小标宋体字，红色反线下空两行，居中排列。）（2）主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。（3号仿宋体，标题下空一行，居左顶格。）（3）正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。（3号仿宋体，每行28字，每版面22行。年份、数字在回行时不能拆开。除汉字外，用阿拉伯数字。）（4）附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。（正文下空一行，居左空两字。若附件不止一件用阿拉伯数字，附件名称后不加序号。）作用：a.补充说明；b.被主件所转发、发布的。（5）成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。（小写汉字，单一机关发文，距版心右边缘空四字。两个机关联合发文，成文日期左右各空七字；三个或以上机关发文，成文日期位于最后一排印章之下右空两字。距正文最后一行在47mm以内。）（6）公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。（会议纪要和电话形式不用加印章，联合行文上行，主办机关加盖印章。联合下发机关，都要加盖印章。）（7）附注是指需要说明的其他事项。（成文日期下一行，居左空两字。“此件发至县团级”、“此件可见报”或联系方式）3.版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。（1）主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。（3号黑体字，居左顶格标注，后标冒号，词目与词目之间空一字。根据主题词含义由大到小，先标反应公文内容的词，再标公文使用种类的词，即依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过7个，不少于3个。）（2）抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。(在主题词下一行，左右各空一字，3号仿宋体。抄送机关用逗号隔开，回行与上一行的抄送机关首字对齐，最后一个抄送机关加句号。)（3）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。（印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期是阿拉伯数字书写，后加“印发”二字。）（4）版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。（黑色，宽156mm）（5）版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。（八）公务文书的稿本1.文稿（1）草稿内容和文字表述尚未成熟，只供讨论、修改、审批之用。一般不必归档保存。不是正式的文件，不能向外发出。（2）定稿是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。2.文本（1）正本根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。（2）副本根据正本抄写或复制的。代替正本抄送有关单位或供传阅、参考、备查之用。副本一般不需归档保存。（3）存本是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。一般情况下，存本与定稿一起归档保存。（4）试行本主要用于法规性文件（5）暂行本主要用于法规性文件。（6）修订本（7）不同文字文本同一份文件，在形成的过程中，根据需要有时会有两种或两种以上文字的文本。不同文字文本同时有效，可同时作为正本。三．公文写作（13种文种）（一）命令（令）：1.适用范围依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.特点有特定的发布机关有法定的权威性有执行的强制性有高度的严肃性（二）决定：1.决定的适用范围对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.决定的特点：制约性稳定性（三）通知：1.通知的适用范围批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。2.通知的特点：使用范围具有广泛性文种功用多具有指导性有明显的时效性（四）通报：1.通报的适用范围适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2.通报的特点内容的真实性目的的晓谕性（五）函：1.函的适用范围函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.函的特点：适用范围广泛，使用灵活方便。在党的机关中，函既可平行，又可上行、下行。但行政公函只可平行。短小精