做一个合格的文员应具备的素质

做一个合格的文员应具备的素质——主讲：雷柳青从广义上说，凡是为领导做服务工作和协调工作的管理人员都可叫做文员，在人才市场竞争非常激烈的今天，具有什么样的素质才能成为一个合格的文员是我们不少职专生必须认真思考的一个现实问题。文员的分类事务文员决策文员事务文员是为领导办具体事务的文员。根据其工作性质，一行般又可以分为：1、打字文员，2、行政（人事）文员，3、生产文员，4、跟单文员。决策文员除了为领导办具体事务外，还为领导决策起参谋作用，属于企业的中层领导。根据其工作性质，一行般又可以分为：1、秘书，2、会计，3、助理，4、主管。各类型的文员应特别强调的能力1、打字文员2、行政文员3、生产文员4、跟单文员5、秘书6、会计7、助理8、主管强调的是打字排版的能力数据处理能力，也就是打字员。强调的是协调处理人际关系的能力，接人待物的能力。强调的是对本企业生产过程的熟悉和管理能力。强调的是对本企业产品的推销能力和交往能力。强调的是公文处理与公关能力。强调的是对公司帐务的处理能力。强调的是调查研究、参谋及处理具体事务的能力。强调的是独挡一面的管理能力。文员一般素质之——自我形象文员形象设计的原则——你的形象在一定程度上就是公司形象1、衣着得体、整洁大方、薄施粉黛，给人以认真、庄重的淑女形象。而衣冠不整、邋遢或艳妆浓抹，则给人以办事不认真、轻浮的形象。2、微笑服务，自己愉快，他人舒畅——文员成功的第一要诀。而给人以脸色，事情未办已失败了一半。3、自信、庄重的气质，给人以可靠而不可侵犯的印象。气质是内在素质的外在表现，是一种自然的流露，是装不出来的。而自卑、胆怯、轻浮，则给人以办事不牢，作风不正派的形象。4、文明用语常挂嘴边——礼多人不怪。而一句脏话，将毁了你美好的形象。文员一般素质之——学会沟通1、大胆地在公众场合讲话，让你建立沟通的自信。2、学会沟通，你的事业成功了一半。3、认真倾听你的上司的讲话，记住其要点。4、认真倾听你的同事和下属的意见，有则改之，无则加勉。5、先思后说，三思而后行，切莫信口开河。文员一般素质之——注重细节《细节决定成败》一书的作者汪中求写道：大礼不辞小让，细节决定成败。在中国想做大事的人很多，但愿意把小事做得很细的人很少；我们不缺乏有雄韬伟略的战略家，缺乏的是精益求精的执行者；我们不缺乏各类管理的规章制度，缺乏的是不折不扣地执行者！莫以善小而不为，莫以恶小而为之。文员一般素质之——注重细节★1、从扫地擦桌子等小事做起，一步一步走向成功。★2、认真做好上司分配的每件事。没有最好，只有更好！最没有用的人是成事不足，败事有余的人。★3、从细节着眼，认真策划好每件事。凡事预则立，不预则废。文员一般素质之——调整好心态★1、以积极的心态去工作，苦中会找到乐；以消极的心态去工作，乐中也会觉得苦。★2、提高自己的情商——受得了委曲；为了事业的成功受一点委曲、误解甚至责骂又算得了什么？★1、精诚所至，金石为开——坚持就是胜利。而浅尝则止，半途而废，永远也成不了大事。文员应有什么样的文化素质？写一笔过得去的字：是你的出马枪。讲一口比较流利的普通话。是你的通行证。会写好一般应用文，是你成功的保证。问题：错别字、语句不通、结构不完整、用词不当。宽广的知识面，是你发展的资本。用于安装操作系统和应用软件用于存放各种用户文件，各部门的文件分文件存放。用于存放歌曲电影用于存放照片图片和游戏用于移动文件资料和图片光驱，用于安装软件和刻录作品文员专业素质之——规划好你的电脑文员专业素质之——打字排版1、熟练地使用五笔打字，打字文员，每分钟60字以上，一般文员，每分钟30字以上。2、熟练地用软键盘输入各种符号，并能识别一般的繁体字和实现简繁转换。3、熟练地用WORD、WPS制作各种样式的表格。插入图片，实现图文混排。文员专业素质之——数据处理1、熟练地使用EXCEL处理数据，会使你的工作变得轻松自如。2、能用数据库来处理数据，将说明你的公司在管理上已上一个台阶。（演示）3、熟练地使用EXCEL与VFP数据的转换。（演示）文员专业素质之——制作演示文稿用演示文稿来宣传你的公司会给来宾以美的感受！用演示文稿来宣传你自已的策划、作品，将会给观众以更深刻的印象！文员专业素质之——查找和下载资料Internet为我们提供了浩如烟海的资料，在茫茫的资料的海洋中如何才能找到你所需要的东西？1、使用网址大全，按网站类别来查找。2、使用搜索引擎，按内容来搜索。3、用不同的方法下载需要的资料。4、对下载的资料进行适当的修改。网址之家——按类别去找网站众里寻她千百度蓦然回首那人却在……让谷歌为你歌唱！下载资料的方法1、以复制→粘贴的方法下载文字和图片。2、以另存为网页或另存为纯文体文件的方式下载文件。3、使用网际快车或讯雷等下载软件下载歌曲、软件、游戏。文员专业素质之——必备技能1、打电话打出你的素质。2、学会使用数码相机，收集资料。3、学会使用打印机，设置出满意的打印效果。4、学会使用传真机和电子邮箱传递资料。5、学会使用笔记本电脑。电子邮件的收发传真的过程发传真的过程1、放好传真纸。2、打通电话，要求对方给一个传真信号，建立链路。3、接到信号后，按下启动键，开始传真。4、多页纸传真，连续放入不间断。收传真的过程1、接电话或设置好自动接收。2、按启动键给对方信号。3、接收完毕后，如资料要长久保存，必须对收到的传真复印。（为什么？）几个疑难问题的解决办法1、电脑中没有五笔输入法：下载一个或安装一个。2、任务栏上没有输入法指示器：打开控制面板，设置。3、电脑设置了开机密码而忘记了，不能开机：取下主板上的跳线1，重新插上。4、电脑经常感染病毒不能用：安装一个正版的杀毒软件，如KV2008，经常自动更新病毒库。祝你们旗开得胜、马到成功！