文件编号规范

第1页共9页保密级别：公司内部传阅范围：公司内部文件编号规范20030311发布20030311实施第2页共9页修改历史记录序号更改单号版本编制\日期审核\日期批准\日期第3页共9页目录1目的.......................................................................................................................................................42使用范围...............................................................................................................................................43编号办法...............................................................................................................................................43.1公司名称及项目名称约定:..................................................................................................43.2日期表示...............................................................................................................................43.3文件版本编号.......................................................................................................................43.4技术文件命名.......................................................................................................................53.5其他文件的编号...................................................................................................................63.5.1公司规章制度和管理文件...........................................................................................63.5.2合同协议.......................................................................................................................63.5.3传真...............................................................................................................................63.5.4电子邮件的命名规则...................................................................................................73.5.5外来文件.......................................................................................................................73.5.6对外发文.......................................................................................................................73.5.7会议纪要.......................................................................................................................73.5.8其它文件.......................................................................................................................83.5.9文件附件.......................................................................................................................84编号管理...............................................................................................................................................9第4页共9页1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2使用范围适用于公司文件的编号管理和控制：a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3编号办法3.1公司名称及项目名称约定:公司全称为：南非中国制衣集团(北京)本组织简称：CGMBJ项目全称：CGM企业信息管理系统1.0版项目简称：CGMv13.2日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。例如：2003-10-27或20031027表示（2003年10月27日）3.3文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。第5页共9页3.4技术文件命名格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yyCGM:项目缩写。nn:版本号，参见3.3节。AA:子项目名称。yy:文件版本号。BB:工作过程名称：相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。验收测试计划（AcceptanceTestPlan）ATP验收测试报告（AcceptanceTestReport）ATR检查单（CheckList）CL程序修改报告（CodeDifferenceReport）CDR软件构成设计文件（SoftwareComponentDesignDocument）CDD具体设计文件（DetailDesignDocument）DDD软件功能设计文件（SoftwareFunctionDesignDocument）FDD软件功能说明书（SoftwareFunctionSpecification）FS手册（HandBook）HB系统集成测试计划（SystemIntegrationTestPlan）ITestPlan系统集成测试报告（SystemIntegrationTestReport）ITestRep组间协作文件（IntergroupCoordinationDocument）ICD初步设计文件（PreliminaryDesignDocument）PDD软件配置管理文件（SoftwareConfigurationManagementPlanDocument）SCM软件开发策划文件（SoftwareDevelopmentPlanDocument）SDP软件项目策划文件（SoftwareProjectPlanDocument）SPP软件质量保证计划（SoftwareQualityAssurancePlan）SQA软件需求规格说明（SoftwareRequirementsSpecification）SRS工作说明（StatementofWork）SOW子系统测试计划（Sub-SystemTestPlan）SSTP子系统测试报告（Sub-SystemTestReport）SSTR子系统测试脚本（Sub-SystemTestScript）SSTS软件维护计划（SustainingPlan）SP系统操作描述（SystemOperationsDescription）SOD系统测试计划（SystemTestPlan）STestPlan系统测试报告（SystemTestReport）STestRep培训计划（TrainingPlan）TP例如：CGM-v1-需求规格说明书-0.1.docCGM-v1-SRS-1.2.doc第6页共9页CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc3.5其他文件的编号3.5.1公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。TT：大写英文字母，文件类型；RR—规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；QS—质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。AB：文件名称dd：文件版本号。例如：CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.docCGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc3.5.2合同协议合同协议的编号格式为：yyyyCGMBJ-T-nnnyyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；T：合同类型S-销售合同P-采购合同C-合作协议H-劳动合同O-其它合同nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。3.5.3传真发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn第7页共9页AA：人员姓名BB：传真的主题（不超过15个汉字）。nn：流水号。yyyymmdd：表示日期。R表示收到传真，S表示发出传真传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如：CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01（表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。3.5.4电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。3.5.5外来文件外来文件结构为：CGMBJ–AA–yy-nnnnAA：文件种类编号:RM：需求相关yy：文件来源编号:01：台湾嘉可公司nnnn：文件流水号。例如：CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc3.5.6对外发文指公司发给公司外