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东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数1/6程序版本0生效日期15/07/2010编写人（徐彦）审批人(易建宏)职级文控文员职级管理代表生效日期程序版本修改摘要15/07/20100首次发布文件控制印章如印章之颜色不是红色,则是不受控副本,请参阅受控制副本东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数2/6程序版本0生效日期15/07/20101.目的确保本公司文件保持最新、最适用。2.适用范围本标准适用于神州视觉科技有限公司文控中心文件的保管、借阅、派发、回收。3.定义：无4.职责：文控文员负责文控中心文件的管理、派发、回收等5.内容：5.1文件的编写：5.1.1质量手册和公司级的程序文件由管理者代表组织编写。5.1..2作业指导书、技术文件等其它文件由各相关部门人员编写。5.1.3各部门程序文件由部门文员或经理编写5.1.4文件编写完成，经部门经理审核后，以电子档形式发给文控中心，文件编写部门与文控中心各保存一份。5.1.5文件有修改或需换版时，编写部门应及时通知并发送最新版至文控中心保存。5.1.6部门需存档编号的表格，发至文控中心编号入档，再发回表格部门使用。5.2文件的派发5.2.1没有盖受控印章的为正本文件，盖红色“受控”印章的为副本。5.2.2文件经各部门编写完成、经理审核后由文控中心打印并按该文件的《文件总表》文件持有人发放，文件持有人在《受控文件派发/回收记录》上签收并领取副本文件。5.2.3文控中心发放的文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，按批准“日期”为生效日期，文控中心负责发放的文件，受控日期即生效日期，文控中心应及时将东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数3/6程序版本0生效日期15/07/2010文件发放到相关部门。5.2.4文件改版时，文件编写部门把改版文件电子档发于文控中心，文控中心派发受控副本于相关部门，回收旧版，并记录于《受控文件派发/回收记录》5.2.5《受控文件派发/回收记录》登记在所发放文件的有效期间及作废后三年内，由文控中心妥善保管，以确保文件的可追溯性。5.2.4当文件持有人的文件破烂严重，影响使用，到文控中心办理更换手续，交回破烂文件，补发新文件，文控中心做好相应记录。5.2.5。当文件持有人将文件丢失后，应以《联络单》形式中作出说明（必要时应做出检讨），文控中心在补发文件时在《受控文件派发/回收记录》备注中注明。5.2.6公司内不得用已盖“受控”印章的受控文件复印，一经发现立即由文控中心收回，并追究复印件者及部门持有人的责任5.3外来文件的管理5.3.1外来文件包括a)本行业强制执行的法律、法规、条例。b)本公司选定执行的国家、国际行业标准。c)客户或供应商等其它单位提供的有关资料。5.3.2所有与质量管理体系有关的外来文件，由文控中心负责登记、分类、编号和保存。5.3.2.1文控对本公司使用的国际标准、国家标准都应记入《条例、国家及国际标准总表》，当有新标准纳入时，应及时修改《条例、国家及国际标准总表》。5.3.2.2文控中心根据外来文件的类别整理归档，即在其封面或首页上加盖“参考”印章并编号保存、记录。5.3.2.3借阅外来文件时须在《条例/标准/文件借阅记录》签字，归还是也必须是由借阅文件人归还，中途不得转借他人。5.4文件的存档5.4.1需文控中心备案的相关文件，如公司程序文件、相关管理体系、外来文件等由文控中心按《文件与资料控制程序》进行分类、编号、记录、存档。5.4.2无需文控中心备案的文件，如CE认证证书等，由各部门独立保管。5.4.3所有技术图纸电子档由研发部存档，文本由研发部打印后派放文控中心保存文本原东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数4/6程序版本0生效日期15/07/2010档，副本盖“受控“章后存档。5.5文件的保管5.5.1文控中心保管所有备案的正本、副本，副本派发后由各部门相关人员保管，所有文件必须保持清晰、易于识别，同时防止污损、遗失。5.5.2文控中心文件不得随意自行复印。如需要时，使用者应向文控中心申请领用。5.5.3所有文件的原档由文控中心保管，文控中心与文件编制部门各保存一份文件电子档，文件改版时，文控中心与文件编制部门也应保存最新版本电子档。新版正本由文控中心打印，并根据《文件总表》派发副本至各部门，回收旧版。5.5.4文件因破损严重而影响使用时，持有者应向文控中心办理文件更换手续，回收破损文件，换发新文件。5.5.5文件遗失后，遗失人应申请重新领用，由文控中心核准后补发，并《受控文件派发/回收记录》备注清楚。5.6文件的借阅5.6.1借阅文件需是文件副本，如需借阅文件正本，需登记时注明清楚。5.6.2外来文件及公司相关文件借阅记录于《条例/标准/文件借阅记录》，图纸借阅记录于《图纸借阅记录》，做相关登记之后方可借阅，并在规定期限内归还。5.6.2文件人借阅人在借其相关文件后，中途不得转借他人，如需借阅，可在文件已借阅人归还其文件后，再从文控中心借阅并做登记。5.7技术图纸的保管、派发、借阅5.7.1技术图纸正本文控中心保存，副本由文控中心加盖“受控”章派发于相关部门签收、记录。5.7.2技术图纸升级后，派发最新技术图纸于相关部门，文控中心回收受控旧版并做相关派发记录。5.7.3文控中心将技术图纸原档保存，加盖“受控”印章副本发放至所需部门并在《文件发放记录表》上由文件持有者签收。5.7.4技术图纸原版只保存不得借阅，特殊情况需借阅，须在《图纸借阅记录》备注栏中说明原由。5.7.5所有技术文件（作业指导书、配线图等）派发及文件持有人签收记录于《文件发放东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数5/6程序版本0生效日期15/07/2010记录表》5.8文件的更改5.8.1文件需要作局部文字或数据修改时，在原版文件上修改文字或数据间划杠，并在临近适当的位置标明修改内容，并由修改者签字、注明修改日期，不允许用修改液对正式文件进行修改，并派发相应修改后的受控文件，回收旧版。5.8.2文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，页或原版文件作废，换发新页或新版本。5.8.3文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回受控旧页或受控旧版文件，并在《受控文件派发/回收记录》备注。5.9文件的回收5.9.1文件更新时，文控中心回收受控旧版，并记录于《受控文件派发/回收记录》5.9.2换发新版本文件时，文件持有人若因遗失不能将受控旧版文件交还文控中心，文控人员应在《受控文件派发/回收记录》上备注清楚.5.10受控文件的作废5.10.1受控文件作废时，由文控中心提出，文控中心按文件派发/回收记录逐一收回。5.10.2回收的作废正本文件盖“作废”印章，保存于文控中心，其余受控文件盖“作废”印章，由文控中心统一销毁。5.10.3作业现场不准保存“作废”的受控文件。6.记录：5.1《条例/标准/文件借阅记录》5.2《受控文件派发/回收记录》5.3《文件发放记录表》5.4《图纸借阅记录》东莞市神州视觉科技有限公司程序标题文控中心文件管理程序程序编号DCC-WP-001页数6/6程序版本0生效日期15/07/20107.流程图：开始文件编写/更改文控中心存档派发各相关部门并保存副本正本盖“作废”章保存，副本销毁结束NGOK经理、董事长审核批准回收受控旧版