学术会议需准备工作

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资源描述

项目说明完成时间主席台桌花1天演讲台瀑布鲜花1天茶歇茶歇采购专人负责1天报到处会议议程、产品资料DA、专人负责1天签到台签到表、笔。专人负责1天台签提前1天确认,制作完毕1天内容涵盖:公司LOGO、会议名称1天内容涵盖:公司LOGO、会议名称、会议地点1天内容涵盖:公司LOGO、会议名称、会议地点,各餐用餐地点指示1天根据实际尺寸制作,公司LOGO、会议名称1天根据实际尺寸制作,公司LOGO、会议名称1天易拉宝、展架、拉网3天1天1天1天线材、激光笔、电脑美观、不阻碍通道。1天灯光调试应配有专人及时操控灯光(酒店服务员或我们同事)1天投影仪调试是否固定位置、是否含在场租里、是否当天投影幕布酒店免费、自费提供?当天服务员1天纸、笔酒店免费、自费提供?我们自带?产品DA、企业宣传册1天茶水或矿泉水酒店免费、自费提供?矿泉水购买提前会议前2小时以上。1天会场酒店负责人推广经理、办事处经理、主管。按会场规模安排1-2人3天会场座位摆放形式应提前备好多余椅子。提前预定会场时,考虑会场大小、座椅摆放、1天现金1天晚宴酒水陪桌同事事先安排好。1天酒店应配有专人盯场以防音响出现问题能及时修理,如果不能盯场要达到可以即使找到人员车马费、讲课费、讲课费协议。会议相关费用准备充足电源线、音频线应会议盯场,随时处理、协调突发事件课桌式/圆桌式X个,美观会场内或外要有专门的茶歇场地,茶歇内容详细清单和费用要求酒店大堂专设报到处场地会场外设、绒布铺面要求会场X人台,绒布铺面会议期间酒店要有足够服务人员服务X个台签(姓名我方提供)指示牌酒店大堂:“会议名称”报到处酒店大堂:参加“会议名称”的专家请到**会议室具体位置展架确定尺寸大小,易拉宝、展架、拉网提前3天制作(准备)完毕。条幅悬挂会场:会场正前方,不影响投影影像酒店大门口正上方(早晨要悬挂完毕),根据实际情况确认是否可以内容详细清单、时间确认和费用要求音响、话筒调试音响要反复调试、会议期间不应出现杂音、噪音x个有线话筒、x个无线话筒(保证电池电量充足)有音频线,会前播放DV时声音能通过音响放出每个座位一套:2张纸+1只笔每个座位一杯会议前全亮、讲课时主席台灯光变暗、总结全亮提前调试、投影效果要清楚、对比度明显应与投影仪配套、尺寸合适大会主席讲者沟通邀请函会议议程会场每人一份会议议程交通提前3天确认车辆人员住宿提前1-2周确认酒店、价格、房间数量礼品提前购买,会议前1天送至酒店。7天照相1天资料准备签到收反馈表至少提前1月确认主席人选,提前一周与主席沟通发言稿主席、讲者、参会人员(按实际情况定)主席、讲者、参会人员(按实际情况定)配置专人,性能稳定、容量足、电池充足按实际情况可做调整,每一项都落实到个人负责。(可以几个小项一个人负责)至少提前1月确认讲者人选,提前一周与讲者沟通幻灯片,提供会议议程(邀请函也可一起给)至少提前半个月制作完毕,发给各个参会医生、主席、讲者。提前一周制作完毕与主席、讲者沟通。确认。确认品种、数量、价格。

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