Ariba采购系统供应商培训资料(1)

AsP2PireAspiringtoachieveP2PexcellenceintheAsPacregion.供应商培训2012年6月5日AsP2Pire2目录AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire3供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2PireAsP2Pire项目简介什么是AsP2PireP2PProcessChangeimpacttoSupplierAsP2Pire5什么是AsP2Pire?从采购到付款的完整解决方案，适用于：通过Ariba系统进行非直材采购通过SAPLynx支付所有第三方款项部分GFS所在国家（在美国、加拿大、EMEA和LATAM地区注册）AsP2Pire范围：遍及11个国家，分3个阶段进行，始于2010年到2013年结束，各区域陆续上线西安杨森将会从今年9月开始应用以下三个新的系统平台:ARAVO–全球供应商数据创建及维护ARIBA–采购平台APPortalSAPLYNX–应付帐务处理及付款AsP2Pire流程一览Ariba系统应付账款供应商LYNX供应商主数据ARAVO供应商提出申请采购申请单用户部门提出采购申请单审批审核及审批采购申请单订单系统自动生成订单订单发送给供应商收货确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物/服务发票已过账发票录入SAPLynx寄送发票付款财务管理更新应付账款中的款项生成付款计划并送至GTSC-两/三单匹配和公差检查-账期GTSC以美元支付订货服务台AsP2Pire申请单创建者（用户）申请新的供应商（PO/无PO，HCC）供应商需提供更为详尽完整的信息通过采购审批流程选择PO供应商通过审批，在ARAVO中创建供应商相关信息，并添加至GSDB系统会自动把审批完成的订单发送至供应商默认电邮地址订单创建人会收到电邮知会订单需盖章寄回订单申请人供应商收到PO通知（可在AP网站上查看）供应商出具注明PO编号的发票（未注明PO编号的发票会被拒收）供应商将发票寄送至发票扫描中心（而不是申请人）进入发票审核流程审核发票（如适用–仅适用于服务类供应商）标准付款期限(45天)实行原则上预付款将不被接受完全匹配：到期支付相关款项供应商也可选择动态折扣创建供应商7变化带来的主要影响发票管理标准付款期限实行订单管理AsP2Pire8供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及更新如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire供应商帐号的建立及维护什么是ARAVO？供应商帐号创建及维护须知AsP2Pire10什么是ARAVO？强生新的供应商信息解决方案强生及其子公司将应用新的数据库“ARAVO”在全球范围内统一管理及维护供应商信息。为了确保能及时收到订单及付款，所以现存和潜在的供应商都必须在ARAVO内建立帐号并及时更新信息。供应商可以联系强生的联系人协助建立帐户或更新信息。除了联系强生的直接联系人，供应商也可以直接联系强生财务服务共享中心“SAM”团队寻求帮助建立帐号及更新信息。AsP2Pire11供应商帐号创建及维护须知强生新的供应商信息解决方案创建新供应商帐号所有新的供应商都必须在线填写供应商信息并和以下文件一起提交（1）税务登记号（2）开户银行名称及银行帐号，加盖公司章或财务章。现阶段，ARAVO暂未对外开放，供应商需要联系强生联系人协助在线提交信息和支持文件。*参见附录A当供应商在AVARO内建立成功，供应商会收到供应商编码。当供应商登陆APPortal(网址:)查询付款相关信息时，供应商编码是必需提供的。AsP2Pire12供应商帐号创建及维护须知强生新的供应商信息解决方案信息更新:当供应商信息有任何变化时，供应商有责任及时和强生相关联系人联系提交书面申请及支持文件更新ARAVO内的信息，以确保订单及付款的准时收到。在第二阶段，系统将开放给供应商自助登陆AVRAVO管理更新自己的信息。AsP2Pire13供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及更新如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire如何在Ariba内创建订单及目录采购管理在Ariba内创建订单目录采购管理AsP2Pire在Ariba内创建订单Ariba系统供应商采购申请单用户部门提出采购申请单审批审核及审批采购申请单订单系统自动生成订单订单由系统自动通过电邮发送给供应商收货确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物/服务供应商在收到系统发送的订单后需要在确认信息后加盖公章寄回给订单申请人，如订单有任何更改需重新确认。AsP2Pire16目录采购管理Ariba系统特征AsP2Pire什么是Ariba目录采购？保存在Ariba系统的目录化商品或服务，由申请人选择后将按照预先定义好的字段内容自动进入申请单，包括供应商、价格、计量单位、说明、商品编号以及供应商部件号。目录按照强生公司要求而定制：目录中的内容按照强生公司的要求而定制，基于强生协议价格和商业条款。目录以层级结构构成，因此在用户创建采购申请单时方便用户寻找到所需项目。然后，用户可沿着层级结构深入到合适的目录并从中选择所需的项目。或者用户也可以直接从目录中搜索。AsP2Pire目录层级结构AsP2Pire使用目录的原因及其益处采购：•强化供应商整合•改善供应商伙伴关系•仅针对签约供应商提升首选供应商的使用•目录内容针对特定的强生协议价格并基于强生商业条款•预置商品编号且用户不可编辑增加VIEWS系统报告中采购数据的完整和准确性•无需采购员审批用户群体：•通过目录层级结构，提供非常友好的用户Ariba系统导航体验•高效申请流程：1.只需少量输入信息2.用户无需担忧及浪费时间在诸如商品编号、供应商选择及描述事项„，•频繁采购项目应输入目录；避免重复工作•无需调查和解决价格不匹配问题AsP2Pire使用目录的原因及其益处完整的P2P流程订单关闭付款发票收货订单审批采购申请单供应商创建订单关闭付款发票收货订单审批采购申请单目录43%的时间节省采购申请单AsP2Pire目录与非目录–益处对比(1)目录非目录•条目细项详情•目录预置，完美且详尽•仅与用户描述的一致•商品编号•由专业人士预选并且在目录条目选择时预置•由用户自行选择•供应商物品编号•需要，一致并正确•不需要-由用户录入-可能延误订单处理•合同合规性•易于掌控•难以掌控•采购员审核免除•是-始终•可能-取决于公司的设置•发票不匹配（价格）•很少•有可能，因为用户必须输入价格AsP2Pire目录与非目录–益处对比(2)目录非目录报告强大且详尽不太详尽供应商可视性高-通过目录层级结构零星采购较少一般-用户必须搜索供应商或根据Ariba系统的商品编号，找到首选供应商订单一致性是否-随着用户填写而变化AsP2Pire什么是可目录化及何时实施目录？什么是可目录化？•通常是预先达成的固定价格货物或服务•对于价格变动项目，可使用部分目录化功能•容易数量化的有形货物或服务•例如化学品（单位：升）、纸张（单位：包）、培训（单位：天）•存在编号、说明和分类的可量化项目•例如编号1001500包镀膜小册子何时适合实施目录？•可目录化商品•通常是可量化、有形、固定价格货物或服务•（实验室用品、办公用品、IT设备、培训课程等）•反复采购的同一货物和服务•最低交易量：至少每年20-25个订购项（可以跨公司计算）AsP2Pire可目录化商品•可目录化计算机硬件IT服务计算机软件维修（MRO）-设备和耗材制造–设备和安装营销资料办公用品打印机安全通信/网络服务–设备和维护保洁安全和防火–服务和耗材制造–服务和耗材实验室化学品建设/改造：设施工程服务实验室用品和设备建筑设备建设/改造：内部装饰和布置餐饮服务：餐饮售卖和招待设施电子元件出版物纸质打印文件夹/盖子•不易目录化广告代理服务商务管理服务咨询娱乐环境/健康和安全金融服务车队健康服务保险法律服务物流服务设施维护和维修服务市场研究临时人员运输房地产服务和公共事业缴费迁址服务营销代理审计服务福利（员工）配送/仓储活动–会议–集会工厂物流美术人力资源服务个人旅行能源-公共事业IT和通信–公共事业废弃物管理–公共事业AsP2Pire目录类型•静态CIF（目录交换格式）目录•外链目录•部分目录AsP2PireCIF目录•供应商提供的电子目录保存在Ariba系统。•针对特定的供应商，一系列商品保存在库里，并包含价格、计量单位、商品编号、说明等所有信息。•然后由用户选择商品，只需轻轻一点就能在Ariba系统中创建申请单。CIF目录样例AsP2PireCIF目录的关键要素•由相关采购员测试并认可所有内容，如价格、说明、计量单位等。•强生特定的商品编号。•由强生管理并上传Ariba系统。•供应商或运营公司需要时，由强生进行更新。•只需轻轻一点就能创建采购申请单。•所有目录均经过审批流程。相关采购员必须审批所有新的或更改的目录。AsP2PireCIF目录AsP2PireCIF目录型商品和供应商典型属性–有形货物或服务–固定价格–复杂程度低–不可配置–可量化–办公设备、消耗品、配件和耗材–IT硬件、软件、消耗品、配件和耗材–维护消耗品、配件和耗材,–实验室硬件、消耗品、配件和耗材–餐厅消耗品、配件和耗材–培训范例AsP2Pire外链目录•链接到供应商电子商务网站的URL保存在Ariba系统目录层级结构•用户选择外链站点后，系统自动路由至供应商web端口（Ariba系统外），供用户选择项目•在外链站点选择并确认商品后，用户自动返回到Ariba系统，同时选择的项目出现在用户的Ariba系统购物篮中。•然后申请单创建者按照常规完成申请单项目返回到Ariba系统用户从Ariba系统外链至供应商站点AsP2Pire外链目录的关键要素•与Aribabuyer系统集成。•采购员测试并审核内容，如价格、说明、计量单位等。•由供应商管理。•需要时，由供应商更新。•从中选择大量项目。•所有目录均经过审批流程。采购员必须审批所有新的或更改的目录。注意：供应商必须要先注册ASN编码才能创建外链目录AsP2Pire外链目录AsP2Pire供应商的外链站点AsP2Pire外链型商品和供应商典型属性范例–任何货物或服务–固定价格（然而价格可由供应商随时更新）–数量多–复杂程度高–可配置–可量化–实验室用品–办公用品–营销及印刷品–咨询与培训–名片（如供应商可以按照强生特定要求开发外链站点并与Ariba系统集成）AsP2Pire部分目录•商品保存在目录中且未指定所有字段。•必选字段：供应商编号ID、商品编号和说明，其他字段可由用户决定。•益处在于提高目录维护效率和数据输入灵活性。AsP2Pire部分目录的关键要素•采购员测试并审核的内容，如价格、说明、计量单位等。•有些字段空白，留给用户键入详细信息。•强生特定的商品编号。•强生管理并上传在Ariba系统中。•供应商或运营公司需要时，由强生进行更新。•只需轻轻一点就能创建采购申请单。•所有目录均经过审批流程。采购员必须审批所有新目录或更改的目录。AsP2Pire目录类型：部分目录部分目录•部分目录属于Ariba系统9r1的增强型功能，可使项目保存在目录中，且不指定所有字段。•该系统要求必须始终将供应商编号ID、商品编号和说明键入目录，但其他字段可由用户决定。•部