档案的检索

第九章档案的检索档案的检索“检”字，“书署也”（《说文》），就是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字最早本义指大绳子或大链子，后又有搜寻、求取等义。“检索”一词，顾名思义为标存、寻取，检查索取所需要的文字或资料。定义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。工作内容档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。档案信息存储工作的内容有：（1）著录标引。（2）编制检索工具。档案检索概述一、档案检索工作的内容档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。著录标引编制检索工具确定查找内容查找查检存储（一）存储阶段的主要内容1．著录标引。2．组织检索工具。（二）查找阶段的主要内容1·确定查找内容。2·查找操作。二、检索在档案工作中的地位档案的收集、整理、保管等环节，是变分散为集中、化零乱为系统，把档案妥善保管起来，以备长远查考利用。但是，档案在档案馆（室）是根据档案的形成规律，按其基本的整理系统排放和保管的，而档案的利用者和查用的角度却是特定的，必须通过专门的检索工作，才能解决档案保管的一般体系和广泛的特定的查找利用之间的矛盾。（一）检索是提供利用的先期工作（二）检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段（三）检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节检索在档案工作中的地位检索是提供利用的先期工作档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。因此，有经验的档案工作者，在开展利用工作之前，总是花费大量时间和精力，准备好各种检索手段。检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段每个档案馆（室）拥有丰富的藏量固然十分必要，而深入广泛地开发档案信息资源，是各项基础工作的继续和发展，是提高档案馆（室）工作水平、实现科学管理的重要手段。检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节档案检索也可列入利用工作的范畴。而大量地存储档案线索，有计划地建设检索体系，专门为查找档案材料提供手段，深入研究档案的内容，特别是编写大型的工具书，系统地评价档案材料等等，其具体的工作内容和独特的作用，是档案工作中任何一个业务环节不能包括和代替的。三、档案检索效率档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。1、检全率：检索出的相关档案与全部有关档案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公式：检全率=x100%2、漏检率：未检出的有关档案与全部有关档案之间的百分比。其公式：漏检率=x100%全部有关档案检出的有关档案未检出的有关档案全部有关档案1、检准率：检出的有关档案与检出的全部档案之间的百分比。与之相对应的是误检率。其公式：检准率=x100%2、误检率：检出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。其公式：误检率=x100%检出的全部档案检出的有关档案检出的不相关档案检索出的全部档案例在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和检准率。结论英国情报学家C·克勒维当（C.Cleverdon）根据1963年美国情报专家对7万篇文献的研究结果，得出了检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。也就是说，如果放宽检索以追求较高的检全率时，检准率就会下降；反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率就会下降。因此，档案馆（室）在设计档案检索系统和实施每一次检索时，应该从利用者的不同需要出发，确定适当的检全率、检准率指标。档案检索语言档案检索语言的含义和作用在检索过程中，影响检索质量的因素很多，而检索语言出于举足轻重的地位。为了提高档案检索工作的质量，需要使用专门的检索语言。检索语言也称为标引语言、标识系统等，它是根据检索的需要而创制的一种专门语言。档案检索语言的基本特点：一是单义性，这是检索语言与自然语言的根本区别所在。档案检索语言对一词多义和一义多词现象严格加以规范，使之达到一词一义的效果。二是专业性，它的词汇及其编排都要符合档案的特点，便于档案标引与档案查找时使用。（一）作为概念转换的依据（二）揭示检索标识之间的逻辑关系（三）对检索标识进行系统化排列档案检索语言的含义和作用（一）作为概念转换的依据在使用分类法和主题法检索档案时，必须以检索语言作为概念转换的依据，由此而形成的检索标识才能明确而规范化。检索语言的单义性，可以保证对同一概念在存储和查检时采用一致的表达形式，以提高检全率和检准率。（二）揭示检索标识之间的逻辑关系每一种检索语言都以其特定的体系或其他方法揭示检索标识之间的逻辑关系，如分类法采用等级结构，主题法采用参照系统等，从而使一部检索语言形成一套概念体系，这样有助于满足族性检索要求，方便扩检和缩检，同时通过概念之间的逻辑关系，可以使每一概念的含义更加明确。（三）对检索标识进行系统化排列每一种检索语言都对其包容的全部检索标识进行有规律的系统排列，如分类语言采用系统排列法，主题语言采用字顺排列法。检索语言有两大类：一类是分类语言，一类是主题语言。二、《中国档案分类法》简介（一）《中国档案分类法》的分类原则与用途（二）《中国档案分类法》的结构与使用方法一、分类原则与用途分类原则：以职能分工结合事物属性为原则。主要作用：据此对档案文献进行分类标引和组织分类目录。具体地说，就是档案工作人员根据《整个档案分类法》中的分类体系，以卷或件为单位赋予档案相应的分类号，然后将经过分类标引的条目组成分类目录。二、《中国档案分类法》的结构与使用方法《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。主表是分类的正文和主体，由词汇、符号体系和注释组成。（二）符号体系档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。在“工业”类等若干大类中采用了双字母制，如NA地址、NB石油.…..字母之后，用数字表示下属类目的划分。类号编制采用层累制原则，即用字母和数字的位数代表类目的级位，一位字母或数字代表一级类，二位代表二级类，依此类推（三）编号方法层累制的优点在于它能够清楚地现实类目之间的从属和并列关系，但由于每一级只能使用9个数字表示9个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以，档案分类表采用了两种变通的编号方法是（）和（）。1、八分法其办法是只有1-8八个数字来标记同位类，当同一级类目的号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93……来标记。例如：2、双位制其办法是对同一级类目采用两位数字标识。例如结论八分法和双位制都是在同一级类目超过九个时而采用的编号法，二者相比起来，双位制可容纳的类目更多一些，即可扩充性更强。（四）辅助符号在标记符号中还采用了几种辅助符号：1、“+”并列符号。用来把两个或三个互相排列的类号组配起来。例如：“A251+B325”表示整党和干部审查两个并列概念。2、“：”关联符号。用来把两个或三个相互关联的类目组配起来，表示两个或三个相交概念。例如：石油化工机械为NJ37：NR7，农业机械为NJ37：NA73、“—”综合复分号。用于对主表格类目进行复分。例如：农业工作会议为MA—25全国档案学术会议为GA93-24（四）辅助符号4、“/”起讫符号。如“NJ81/87标准”表示从NJ81到NJ87一组类目，不做档案分类的实际号码使用。当某组类目数量较多，分类法难以列举齐全时，便使用“/”号预留一些类目，供扩充类目时使用。5、“《》”民族复分号。依中国民族表多民族事物进行复分时用。例如：西藏地区经济为B44《04》6、“（）”世界各国和地区复分号。依世界各国和地区表对有关类目进行复分时用。例如：日本首相对我国进行国事访问为E214（113）7、“〔〕”中国地区复分号。依中国地区表对有关类目进行复分时用。例如：河北省政协主席会议为FAB〔13〕三、《中国档案主题词表》简介（一）主表（二）范畴索引（三）词目首字笔画检字表（一）主表即字顺表，由全部词目排列组成。词目按汉语拼音结合汉字字形排列。主表中词目结构由汉语拼音、款目主题词、范畴号、注释、词间关系等项目组成，例如：解析词目结构中注释、范畴号、此间关系这三个项目的含义是：1、注释。是对主题词所做的简要说明。2、范畴号。款目主题后均注有该主题词在《范畴索引》中的范畴分类号。借助范畴号可以在《范畴索引》中查寻与该主题词同属一类的有关主题词。3、词间关系。《中国档案主题词表》的词间关系有等同关系、属分关系和相关关系三种，其含义和符号如表：中国档案主题词表词间关系（1）等同关系：指两个或几个概念相同或相近的主题词之间的关系。在主表中正式主题词与非正式主题词必须相互对应。（2）属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即下位词。上位词、下位词在主表中必须相互对应。（3）相关关系：是指主题词之间不存在等同关系和属分关系，而具有其他密切的关联，在标引和检索时需要参考的一种相互参照关系。参照关系在主表中必须相互对应一、档案著录标引的含义和作用（1）含义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。所谓形式特征，包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等等。档案著录与标引档案著录标引赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。档案著录标引工作的作用是多方面的，它具有登记、介绍、报道、交流和检索作用，其中最主要的是检索作用。二、《档案著录规则》简介（一）著录项目（二）标识符号（三）著录格式（四）著录详简级次、著录用文字和著录来源（五）著录项目细则（一）著录项目是指以解释档案内容和形式特征所需要的记录事项。《档案著录规则》中规定的著录项目有：提名与责任者、文本、密级与保管期限、时间、载体形态、丛编、附注、标准编号及有关记载、提要、排检与编号等10大项，共包括23个小项。（二）标识符号标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志，其主要作用有：第一，把概念转换成简洁、概括的书写形式，便于著录，便于输入计算机；第二，用以固定著录项目的顺序和识别不同著录项目。标识符号分为著录项目标识符和著录内容识别符两种。1、著录项目标识符著录项目标识符是注在每个著录项目之前的标识符号，主要有以下几种：.—各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）。＝并列题名。：副题名及说明题名文字、文件编号、规格等。/第一责任者。；其他责任者、保管期限。+附件。在使用著录项目标识符是应注意：除.—符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格；凡重复著录一格项目，需要重复添加该项目的标识符，不进行著录的项目，其符号连同项目一并省略。2、著录内容识别符著录内容识别符是表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。主要有以下几种：（）责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项、〔〕自拟著录内容、载体类型标识、？推测的不能确定的著录内容，与〔〕结合使用。□每个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”号。·外文缩写。～起止连接。（三）著录格