供应商管理办法

1供应商管理办法（草案）1总则1.1目的旨在建立宁夏瀛海集团有限公司供应公司规范的供应商管理机制及合格供应商资源信息库，不断优化供应商结构，最大限度的控制采购的质量和成本。1.2适用范围本办法适用于供应公司供应商管理评审体系建立、合格供应商资源信息库的建设及管理工作。2职责2.1供应公司2.1.1供应公司为供应商的归口管理部门，负责供应商的开发、审核、组织评价，接受评审小组、主管领导的指导和监督。2.1.2供应商管理部2.1.2.1部门管理文件的起草、组织实施；2.1.2.2供应商信息的收集，供应商资格评审工作的组织；2.1.2.3《合格供应商名录》及相关信息库的建立、维护及使用情况管控；2.1.2.4收集质量反馈信息及跟踪在用物资质量情况。2.1.2.5组织对供应商评价、定级，并依据评价结果建议对供应商的奖惩；2.1.2.6参与采购中心的招标；2.1.3库存管理部2.1.3.1统计产品到货验收情况；2.1.4计划管理部2.1.4.1向供应商管理部提供采购计划；2.2采购中心22.2.1供应商的推荐；2.2.2提供招标计划；2.2.3参与对供应商的选择及评价；2.2.4处理不合格物资。2.3评审/评价委员会2.3.1委员会主任：集团分管领导；2.3.1.1参与由供应公司供应商管理部提请的各类评审工作会议并审批对供应商评审、评价结果。2.3.2评委：煤炭生产技术管理中心\化工生产技术管理中心（以下简称煤炭\化工中心）相关技术人员、所属单位专工、采购中心相关领导及业务归口负责人、相关职能部门业务负责人。2.3.2.1参与由供应公司供应商管理部提请的各类评审工作会议并签署对供应商评审、评价意见。2.4使用单位2.4.1负责新供应商的推荐，参与供应商评审。2.4.2负责在用物资使用情况的反馈。2.5财务部2.5.1负责提供新供应商财务状况、付款方式的评价。2.5.2提供已合作供应商往来帐信息。3供应商开发、评审3.1供应商资质3.1.1信息来源3.1.2顾客登门拜访；3.1.3专业人员推荐；3.1.4行业网站查询；3.1.5市场调查；33.1.6同行业交流获取信息。3.2资料提供及调查核实3.2.1企业简介；3.2.2三证：法人营业执照及法人授权委托书、税务登记证、组织机构代码证等；3.2.3企业合同章、公章印模，加盖财务专用章的收支账号信息；3.2.4所提供产品或服务在同类企业或项目中配套的业绩；3.2.5能证明企业信誉、能力和业绩的材料；3.2.6专业资质等级证书、特殊行业许可证等；3.2.7企业法人的全权委托书；3.2.8供应商管理员对以上所有资质材料进行调查核实。3.3组织评审3.3.1提交评审方案并准备待评审供应商资料；3.3.2向评审委员会相关人员发送工作联系单并组织会议评审；3.3.3各评委结合专业知识对供应商进行综合评价并确认签字；3.3.4审核通过的供应商经委员会组长审批后，列入《合格供应商名录》。3.4入网办理3.4.1通知合格供应商办理入网手续；3.4.2供应商管理部给合格供应商颁发入网证书；4供应商评价4.1评价4.1.1月度质量信息反馈4.1.1.1根据《验收记录》形成供应商供货质量记录档案。4.1.1.2每月对在用物资的质量、服务进行抽查；4.1.1.3对当月发现的质量问题进行汇总，由采购中心处理，处理结果反馈供应公司供应商管理部；4.1.2季度评价4.1.2.1综合三个月月度质量记录、服务抽查情况得出季度评价结论，并整理相4关评价数据报供应商评审/评价委员会进行评价；4.1.2.2季度评价结论经评审委员会审批后，对供应商进行相应的激励、奖惩。4.1.3年度评价4.1.3.1对全年的供应商评价数据进行整理，报供应商评审/评价委员会进行年度评价定级；4.1.3.2评审结论经评审/评价委员会审批后，对供应商进行相应的激励、奖惩。4.2评定分类4.2.1分类：供应商评定分为A、B、C、D四类4.2.1.1A类供应商：优秀供应商，经营战略、技术信息共享；4.2.1.2B类供应商：合格供应商，持续、稳定的提供满足我公司需求的产品；4.2.1.3C类供应商：应辅导供应商，需指导其向我公司需求方向改善，限期整改，如无改善则取消供货资格。4.2.1.4D类供应商：停止合作。5物资质量处理5.1质量问题分类5.1.1材料、生产辅料：材质不符、规格型号不符、成分不达标等。5.1.2设备及备品备件：劣质、制造有缺陷、材质不符、假冒、生产厂家与合同中的不符、规格型号不符、破损、外观受损、出厂检验手续不全等。5.2发现问题及处理5.2.1验收环节发现不合格，验收人员在验收过程中发现手续不全或有质量问题的，及时通知供应商管理部和采购中心，采购中心第一时间通知供应商补全手续或退换货。5.2.2安装使用过程中发现质量问题，使用单位在安装过程中发现物资质量问题的，确认后第一时间以书面形式报煤炭\化工中心，煤炭\化工中心组织技术人员现场勘验：5.2.2.1属选型有误的，由相关责任人联系落实。5.2.2.2属安装、使用程序或工艺有问题的督促改正。55.2.2.3确认产品质量有问题的按照物资质量问题处理单递交供应公司，供应公司供应商管理部第一时间通知采购中心，采购中心须在一个工作日内向供应商发函，要求及时退换货，若供应商不积极配合处理或给公司造成一定经济损失的，公司将依据法律程序解决。5.3质量问题处理结果纳入供应商评价5.3.1有质量问题的物资数量不多、影响不大的，依据供应商考评表进行评价。5.3.2有质量问题的物资数量多、影响较大的，暂停与该供应商合作。5.3.3有质量问题的物资数量多、影响严重的，终止与该供应商合作。6供应商辅导、奖惩6.1辅导供应商管理部会同采购中心依据供应商评价结论，通过电话、面谈、书面函件沟通、现场会等方式，向供应商反馈相关问题，提高产品质量和服务质量，加强合作关系。6.2奖励通过评价考核，A、B类供应商享有下列奖励措施：6.2.1同等交易条件下，优先结算货款；6.2.2同等签约条件下，优先取得合作机会；6.2.3供应商对价格、品质、生产技术改善提出建议，并取得一定经济效益的，公司给与相应的现金或货款支付奖励；6.2.4评价结果优良，且所供产品取得国家免检证书，在紧急状况下经使用部门同意可简化检验程序；6.2.5可获得“瀛海集团战略合作伙伴”荣誉；6.3处罚6.3.1因供应商的产品质量问题或延期交货造成公司损失的，由供应商管理部会同采购中心处理，并对此供应商资格进行重新评价、审核；6.3.2违反国家有关法律法规，存在不正当交易行为，一经查处，除对相关责任人进行处罚外，取消供应商合作资格；6.3.3评价结论评定为C级的供应商，应停止采购，并对其相关环节重点稽查，促进整改；66.3.4评价结论评定为D级，取消供货资格并三年内不得向公司供货。7供应商档案管理7.1纸质档案管理7.1.1纸质档案内容：本制度3.2所列资质文件，及相关调查、评价文件等；7.1.2纸质档案的编码原则7.1.2.1供应商档案编码与供应商编号相同；7.1.2.2档案编码原则：编码示例“*·**·**-0001”,“*”代表集团内外，“**”代表省份（根据国家行政区域划分），“**”代表地市，“0001”代表流水号。7.1.2.3纸质档案管理、存放：档案由供应商管理部按照编码原则进行分类按时间顺序存放管理，对必须的资质材料以外的选型资料、样品经供应商管理部登记后转交采购中心；7.1.2.4失效档案的处理：经考核后除名的供应商档案，定性为失效档案，由供应商管理部登记后取消其供应商编号，并将档案当废弃文件处理。7.2电子数据库的建立7.2.1集团公司信息化工作完成以前，由供应商管理部选择相应的客户管理软件（CRM）对供应商相关数据进行管理；7.2.2电子数据库应包括供应商编码、基本资料、主要联系人、联系方式、收支账号、主营产品等内容；7.2.3集团公司信息化过程中，建议将数据库建设工作纳入该范畴，实现信息数据共享。8附则8.1本办法由供应商管理部负责起草完善并解释；8.2本办法自签发之日起执行；相关附件附件一：《供应商信息登记表》7附件二：《合格供应商名录》附件三：《供应商评审表》附件四：《供应商推荐表》附件五：供应商评审/评价流程图附件六：《物资质量问题处理单》附件七：《验收汇总表》附件八：《供应商满意度调查表》8宁夏瀛海集团有限公司供应商信息登记表填表日期：供应商编号：接待人员：一、联络方式企业名称公司网址联系地址及邮编生产地址主要负责人固话传真移动Email:业务负责人固话传真移动Email:技术负责人固话传真移动Email:二、基本信息法人代表注册资金开户行帐号成立日期员工人数占地面积公司性质产品种类年产值专利技术质量保证体系三、产品信息9公司简介（注册基金、行业、规模）等优势产品近三年销售额年万元备注:出口比例年万元备注:出口比例年万元备注:出口比例四、主要零部件/原材料供应商零部件/原材料名称供应商名称地址及联系方式五、易损件供应商的名称和地址名称地址及联系方式六、竞争对手情况10名称备注七、主要客户信息（主要业绩）客户名称供应产品联系人、联系方式（必须填写）八、所需提供材料清单1、营业执照2、税务登记证3、生产许可证4、质量体系证书、产品专业人证证书5、组织机构代码证6、报价和成本分析7、产品质量标准（控制指标和谱图）8、工艺流程图备注1：样机/样品、样件生产周期及产品供货周期。备注2：以上内容必须完整、真实的填写。回传：0951-688101011宁夏瀛海集团合格供应商名录类别序号档案编号主要产品供应商名称主要负责人联系方式业务联系人联系方式E-mail公司简介合作情况12宁夏瀛海集团供应商评审表产品类别：评价日期：表单编号：序号企业名称企业性质及资质注册资金优势产品行业中的地位（ABC）交货保证及售后服务（ABC）评委意见A：国内一流品牌，用于关键设备及工艺上；B：国内二流品牌，用于一般设备及工艺；C：国内三流及以下，性价比不足不予合作。评委确认签字：年月日13宁夏瀛海集团有限公司供应商推荐表企业名称：联系人：电话：企业性质：地址：主要产品及优势产品：推荐理由：企业名称：联系人：电话：企业性质：地址：主要产品及优势产品：推荐理由：企业名称：联系人：电话：企业性质：地址：主要产品及优势产品：推荐理由：14宁夏瀛海集团有限公司物资质量问题处理单编号：年月日供应商物资名称规格型号使用单位使用地点反馈时间主要问题使用单位：负责人：年月日现场勘查结论所属公司/项目部：负责人：年月日供应公司处理意见经办人：负责人：年月日送达人及时间收件人及时间注：此表由物资使用部门填写，确系物资本身质量有问题的，报采购中心及时协调处理签署处理后,送达物资使用部门。15宁夏瀛海集团供应商满意度调查表尊敬的公司：首先真诚的感谢贵公司过去的合作！瀛海集团有限公司是一家新兴的煤化工能源企业，一期工程建设3年，已陆续进入生产期。公司旨在打造一个“社会欢迎、伙伴信赖、员工自豪”的优秀企业，新企业的管理需逐步健全完善，为此我们诚恳地向贵公司征询意见，希望您能从与我们的合作的各个角度、层面上提出您的宝贵意见，宝丰珍视每一个伙伴的合理化要求与建议，以此来督进我们的提高与改进。宝丰在前进，在前进的道路上我们共同发展！工作质量合同签订□很规范□不太规范□无头绪，凌乱其他意见询价过程□公平、有效□数据不准□不公平工作效率□高效、严谨□需改进□拖沓、不及时验收服务态度采购员□满意□一般□不满意验收员□满意□一般□不满意资金计划员□满意□一般□不满意合作纪律管理人员□满意□一般□不满意采购人员□满意□一般□不满意我方工作人员是否有不合理要求□有□无您的其他建议：顺颂商祺！感谢指正，相信我们的进步！意见或建议反馈信箱：[e-mail]（承诺您的保密）