建立制度诊断与评估长效机制的实践与思考

建立制度诊断与评估长效机制的实践与思考天然气产销厂撰稿、主讲：孙维峰制作：申杰二〇一三年六月十五日俗话说：善于发现问题，才能更好地解决问题。制度诊断与评估是制度全生命周期管理中承上启下的重要环节，其实质就是发动员工去查找制度存在的问题，提出改进建议，不断完善制度文本，促进制度执行力的不断提高。下面结合我厂具体工作情况，从理论结合实际的角度对如何建立制度诊断和评估长效机制进行交流和探讨。提纲一概念和内涵二必要性分析四问题及思考三实践与体会提纲一概念和内涵二必要性分析四问题及思考三实践与体会一、概念和内涵“制”——规定、限定；“度”——限度，能容受的量或者范围。“制度”•一般解释——要求整个团体所有成员共同遵守的办事规程和行动准则。•企业中制度的定义——企业按照规定程序印发的具有长期普遍约束力的规范性文件。制度诊断与评估一、概念和内涵“诊断”本来是医学词汇,原义是：对人体生理或精神疾病及其病理原因所作的判断。被借用到制度管理中，可以理解为对制度存在问题的判断和发现。制度诊断与评估一、概念和内涵“评估”一般是指应用多种方法获得信息，对个体作全面、系统和深入的评价和估量的过程。制度管理中，“评估”一词可以理解为：对制度的执行情况、文本内容、内外环境变化等多角度问题进行全面、系统评价和估量的过程。制度诊断与评估一、概念和内涵诊断与评估的异同:尽管在某些方面是一致，没有特别强调的情况下可以通用，但并非完全相同。制度诊断强调的是过程，一般由制度执行者参与；制度评估强调的是结果，一般由制度制定者实施。制度诊断与评估提纲一概念和内涵四问题及思考三实践与体会二必要性分析二、必要性分析制度诊断与评估历来被大多数企业管理者所忽视，究其原因，还是对制度建设工作的本质认识不足，重视程度不够所致。制度诊断和评估应建立在企业管理层对制度执行力高度重视的基础上，如果没有改变“重编制、轻执行”的制度管理理念，是不会有开展这项工作的动力，效果自然也不会好。为此，我们应充分认识到：制度诊断与评估是促进制度不断完善的客观需求制度诊断与评估是引导员工学习制度的有效途径制度诊断与评估是推动制度落地执行的必要手段（一）制度诊断与评估是促进制度不断完善的客观需求任何制度都有一定的时效性和阶段性，不可能一劳永逸、一成不变。当外部生存发展环境和内部发展战略目标发生变化，或制度内容存在缺陷影响执行效果时，就需对制度中不合时宜或不恰当的部分进行修改。而制度修订的依据，应以收集诊断和评估结果作为信息来源。制度时效性阶段性内部发展战略目标部生存展环境发外（二）制度诊断与评估是引导员工学习制度的有效途径制度是用来规范员工行为细节的，如果员工连制度的内容都记不住，何谈制度执行呢？通过开展“我为制度作诊断”活动，建立诊断奖励机制，可以有效调动员工参与制度诊断的积极性，促使其去主动学习制度、熟悉制度、了解制度，为制度的有效执行奠定基础。制度发布制度执行“我为制度作断“学习制度诊断制度诊断奖励使用制度了解制度（三）制度诊断与评估是推动制度落地执行的必要手段制度落地有声、执行有效是制度的生命力所在。要实现这一目标必须抓好制度管理的各个环节。其中制度诊断与评估是上承制度制定执行、下启制度修订完善的重要一环，开展不好这项工作，将可能导致制度内容失效而不知、执行效果不好却不察，最终使制度无法落地、执行走样。提纲一概念和内涵二必要性分析四问题及思考三实践与体会三、实践与体会查缺补漏，修订完善我为制度作诊断制度全生命周期管理日常诊断年终评估分散诊断集中诊断单体评估全面评估2012年，我厂在按时完成制度标准化改造任务之后，根据油田部署，结合制度全生命周期管理和“我为制度作诊断”活动要求，建立健全了日常诊断和年终评估的长效机制。基层预审单位、部门员工学习制度查找问题、出具制度诊断书制度主办部门复审制度主管部门初审组织修订奖励公示满足条件提报上级奖励分配申报优秀建议奖励满足条件提报上级报企业管理处审定1、运行流程——分散诊断厂领导小组审定（一）日常诊断机制制度管理部门涉及相关部门部分执行单位奖励公示奖励分配申报优秀建议奖励牵头不定期组织出具制度诊断意见汇总表转交制度主办部门组织修订厂业务制度1、运行流程——集中诊断（一）日常诊断机制截止目前，共收集制度诊断建议59项（油田级制度诊断建议24项），计划申请奖励资金19900元。其中：分散诊断25项，集中诊断34项。2、奖励兑现制度诊断奖励标准奖项奖项等级奖励金额（元）鼓励奖（未采纳）厂级200油田级500优秀诊断奖（采纳）厂级500油田级800由厂制度管理部门定期统一汇总，整理打包后集中从建议信息系统申报奖励资金。根据制度全生命周期管理要求，我厂于2012年底组织各职能部门对本部门当年标准化改造后及新制定的制度进行了评估，并编制了《部门制度评估报告》。（二）年终评估机制1、评估内容：根据评估对象及内容的不同，分为单体评估和全面评估。单体评估即对单体制度执行情况进行评估；全面评估即对全厂或本部门所有制度的总体执行情况进行评估、分析。主要内容包括制度执行情况、运行效果及动态优化建议。执行情况即制度涉及的单位、部门对该项制度的执行和落实情况；运行效果即该项制度执行后取得的效果和成绩；动态优化建议即针对执行中存在的问题，下步需对该项制度如何进行动态优化（修订），并列入下一年度制度立项计划，填写计划表。2、评估报告：2012年，共收集了22份评估报告，21项制度制定、修订立项计划。经汇总整理后，以厂文件形式下发了我厂2013年度制度立项计划，并按照计划督促有关部门及时制定、修订制度。（三）几点体会企业管理处组织了两次制度集中诊断，我厂也于6月6日组织人员对制度管理和改善经营管理建议两项制度进行了集中诊断，均取得了良好的效果。通过实践，发现开展集中诊断比分散诊断更具有明显效果，员工参与积极性也更高，也更容易发现一些实质性的问题。在开展制度诊断过程中，有如下体会：1、组织形式分区分片组织召开制度集中诊断会，尽量让各单位都有机会参与诊断；诊断制度和参与人数要适当，制度不超过3个，人数不超过10人为宜；制度主办部门一般不参加，以免诊断人员不能畅所欲言；用投影仪将制度电子文档投在墙上，并置于修订状态，边诊断边修改；较大诊断建议（如内容重复、矛盾等）统计到汇总表中，如字词、标点以及不宜描述等诊断建议直接在电子文档中修改，一并转交制度主办部门；可适时采取诊断报名的方式，以发掘制度诊断方面洞察力强、积极性高的员工。合规性诊断2、诊断方法不符合标准化制度模板要求层次不分明流程不清晰合法性诊断企业无处罚权，不符合法律要求制度信息系统内查找不到《中原油田违法生产经营管理规定处罚办法》和《中原油田关于违反生产经营管理规定处理办法》，是否同一制度？1、制度内容矛盾相关性诊断相关联的制度中对同一内容描述不一致或自相矛盾2、制度内容重复相关联的制度中内容重复《天然气产销厂改善经营管理建议实施细则》5个工作日内反馈信息，做不到，改还是不改？怎么改？一个月内反馈？还是及时反馈？操作性诊断有关/相关规定“有关规定”是什么规定？具体内容是什么？在哪里查看？是否应该更加明确一些？《天然气产销厂制度管理细则》删空话/套话多提纲一概念和内涵二必要性分析四问题及思考三实践与体会五、问题及思考（一）职工参与积极性有待提高存在问题：根据1-5月份上报制度诊断建议以及我们到基层走访的情况来看，职工参与积极性依然不是很高。原因：一是宣传发动还不够，一些职工不了解、不清楚这项活动内容；二是国企“制度至上”的文化理念还不强，一些中层人员和基层员工没有积极主动地参与到制度诊断和评估工作中；三是一些部门和员工对给上级提建议存在顾虑。五、问题及思考（一）职工参与积极性有待提高对策思考：一是进一步加大宣传力度，深入发动员工积极参与此项活动，通过活动带动全员参与积极性，并以此为契机，建立诊断长效机制；二是加强制度执行文化建设，使其融入到企业文化建设和日常管理中；三是积极向上级反映有关问题，加大制度诊断工作的宣传解释工作。五、问题及思考（二）制度信息系统利用率不高存在问题：制度信息系统注册、操作较为复杂、繁琐，目前仅有单位和部门负责人、制度管理人员及少数员工有登陆账号，大部分人较少登陆和操作，普通职工则因权限问题无法登陆信息快速查询所需制度，对参与制度诊断造成了障碍。五、问题及思考（二）制度信息系统利用率不高对策思考：一是开放普通员工查询权限，即不登陆即可查询一般制度，以方便查询、偏于操作为原则进一步完善制度信息系统，；二是尽快推行制度在线管理，加大制度信息系统操作培训力度；三是我厂准备自行建立一个简易的查询网站作为过渡的信息系统，收集、整理厂及油田相关制度文件，方便员工快捷查询、学习。五、问题及思考（三）制度诊断与评估质量较低存在问题：一是一些基层员工更多的是注重于“岗位责任制”等非标准化制度。二是一些部门未认真开展年终评估，存在走过场、应付的现象。对策思考：一是将非标准化制度也纳入到制度诊断范围内；二是以自评与他评相结合，定性与定量相结合，探索建立完善制度评估标准；三是在OA办公系统上公布厂和职能部门的年度制度评估报告，接受广大员工的监督。五、问题及思考（四）检查标准与制度结合不够紧密存在问题：一些部门在制定基础管理工作检查标准时，随意性较强，没有制度来源依据或与制度冲突，只重视检查标准，而轻视制度本身，导致制度的严肃性大大降低。对策思考：在基础工作检查标准中，明确每一条检查标准的制度来源,使检查标准与制度直接挂钩，促使检查部门、执行单位去学习制度、了解制度，提高对制度的重视程度，有效促进制度有效落地执行。谢谢，再见！