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HUMANRESOURCEMANAGEMENTP.15P.14台湾人力资源让时间发挥最高效益文/潘忠宏对许多人来说，时间似乎永远不够。行事历上满满的会议与行程，信箱中有看不完的电子邮件，时下流行的实时通讯软件叮咚声不曾间断，来自长官、客户、同事的简讯每一则都必须回复。但一整天下来，完成的工作似乎十分有限。媒体报导，智能型手机用户平均一天察看手机接近150次，相当于睡觉之外每6.5分钟看一次。我们在不知不觉中让别人或新科技主宰、分配了我们最宝贵的资产——时间。如果试着记录自己一天的活动，多数人会惊讶地发现，自己的时间居然被切割得如此支离破碎。究其原因，许多人试图不漏接大小事、或原本为了充分利用时间而在众多不同的工作之间不停切换，使得专注于每件工作的时间变得十分短暂，而事倍功半。美国PsychologyToday所做的研究指出，若短时间内在不同的工作之间切换太多次，可能会耗损高达40%的有效生产时间。有些人会尝试着一心多用，在同一时间内做一件以上的工作（例如一边讲电话，一边阅读电子邮件）。但分散专注力的后果，有时候是必须付出昂贵的代价。新闻曾经报导一位高阶主管因为在阅读电子邮件的同时与妻子通电话，而在不经意中答应妻子买了一艘所费不赀的游艇。一边开车，一边讲电话而肇事的消息，更是时有所闻。既然一心多用不可取，那么面对着似乎永远做不完的工作，究竟该如何分配时间，达成最大效益呢？套用一句祖先的智慧：凡事豫则立，不豫则废。首先，先检视手边的工作，就重要性与急迫性做个分类。不要企图由自己完成所有的工作。将可以由他人协助或代劳的工作分配出去。再检视事情的优先级，确保正在处理的是最重要的工作。同时，得随时提醒自己：专注于手上的工作，不要轻易地让其它的工作分割了有限的时间与专注力。在开始每一件工作前，先花些时间，重新检视主、客观的环境与条件，是否因着时间不同而有变化，需不需要额外的支持，再开始处理工作。《关键18分钟》的作者，PeterBregman，指出，不同于一般人的认知，在一件工作与另一件工作之间给予缓冲时间，反而有助于效率的提升。至于对实时通讯软件带来的干扰，则必须学着克制自己的好奇心，等到事情空档，或每隔一段时间再检视、回复。不要让自己不经意地把时间的主导权给让出来。有多项的研究、报导都指出台湾的工时是全球数一数二的高，但效率与成果却没有相对显著。相较于欧美国家的工作者而言，台湾人多在个人的表现上远优于团队的成绩。于是个人超时加班成了常态。许多主管抱怨自己的团队不但没能分忧解劳，反而事事请示，让原已不足的工作时间更形捉襟见肘。但究其原因，多半是主管未能清楚告知部属事情的优先级与提供适当的资源，以致到头来，仍然是凭借一己之力在撑一个部门，而未能充分发挥团体的战力与功能。时间，是一项珍贵的资产，它不能被储蓄或购买。如何让时间发挥最大的功能，完成最重要、有意义的工作，关键就在于心态上必须将时间的运用视为是对未来的投资，尤其是要能让自己由一些急迫但重要性不高的琐事里脱身而出，将时间投注于重要而不急迫的工作上，例如公司未来中、长期的发展，自己与家人的健康与生活规划等。集中运用时间与可支配的资源于对企业、个人重要的工作、寻求外力支持所有不需要亲力亲为的事情，才能让时间发挥它的真正价值与功用。原文刊登于台湾《经济日报》