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1/2备用金管理办法一、定义备用金是指为了满足企业内部各部门和职工工作需要，而暂付给有关部门和个人使用的资金。二、目的加强费用报销管理，提高工作办事效率，积极灵活开展业务，专款专用、开源节流。三、备用金的借支范围1、因公出差的人员必须随身携带的差旅费；2、没有明确支付对象的零星支出，需要通过本单位人员预先借用，而后支付的资金；3、其他因公务和经营活动需要借用的资金。四、备用金管理的原则1、坚持事前审批原则：备用金的申报和借支必须经过逐级审批，没有经过审批的备用金财务部不得借支。2、专款专用原则：借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。3、时效性管理原则：定额备用周期和临时备用金实效均为一个月，每月清算一次。财务部应于每月月底前3天之内清零，次月重新核定。4、权责对等，责任连带原则：部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人，借款人为部门负责人的，主管领导为其第一管理人。第一管理人应该根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必须要和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。5、备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支人的第一管理人应督促本部门员工按期足额还清备用金。五、备用金分类定额备用金和临时备用金1、定额备用金指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、固定性强的特点，适用于员工因公务需要，频繁支付差旅费、招待费、房屋租赁以及其他一些零星支出。2、临时备用金指员工因临时的需要而借支的现金，具有时间段、一次性的特点，适用于固定资产购置以及物资采购、日常各类维修等支出。六、备用金借支和报销审批程序1、员工借用备用金时，应先到财务部索取公司专用的借款单据，按照规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人核实审签——常务副总审核——财务负责人审核——董事长审批后，到财务部门办理借款手续。2、临时备用金借支人在完成相关工作事项后3日内，按照公司规定的报销流程，填写报销单，部门负责人对备用开支合理性、合法性审核签字后，财务人员对合规性审核办理报销冲账和还款手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。3、原则上谁借支谁报销。七、备用金管理要求1、临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务等工作性质的一次性借支款。具体借支人为借支款项的责任人，转借或者其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；2/2部门负责人为各种临时备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报销归还手续；临时备用金额度为1000元。（额度可调整）2、频繁出差发生差旅费、业务招待费的人员，可以申请定额备用金，当月发生的费用必须当月报销。定额备用金额度为5000元。（额度可调整）5、备用金借支坚持“前账不清，后账不借”原则。所有备用金应于当月月底前三天之内清算，未按照要求办理的当事人，公司将处以备用金借款金额的10%予以罚款，每月直接从当事人当月工资中抵扣，直至清算完毕所有借款。6、公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。7、财务部每月月末定期向董事长通过书面汇报备用金清理结果，防止公款私用现象；月底原则上不得出现备用金挂账现象，对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人及董事长说明原因，经董事长同意后，方可延期。8、因债务人失踪、死亡等原因，备用金确定无法收回的，财务部按公司领导审批意见等有关规定程序予以妥善处理。9、因弄虚作假，利用备用金满足个人利益的，一经查实处以当事人备用金借款额度的2倍予以处罚，情结严重者直接开除，当事人的第一责任人处以备用金借款额度的50%予以处罚。八、备用金明细及用途项目办公费用房租费项目租房房租项目押金房屋押金等各类保证形式的押金交通费因项目需要的公交费、打的费、差旅费劳务费项目零星用工工资招待费接待甲方、监理等用餐和其它项目费用租赁费用于项目上机械设备等临时性使用费用物资材料费零星材料费项目需求零星材料的购置费用行政物资费公司办公用品及车辆维修保养等一次性费用房租费员工宿舍费用其他费用其他直接费用须详细特殊说明九、注意事项说明1、房租：房租报销需附合同复印件、收条、身份证复印件，房屋押金可一同报销、如不一同报销需分别附合同复印件；2、押金：其他各类押金，单笔金额大时，需附合同、收据或收条、身份证复印件（对个人）；3、交通费：打的费发票后需注明起止地点及事由；4、招待费：票据按金额从小到大依次粘贴、报销单上须用铅笔注明时间、地点、人员、人数及事由，后附消费明细；5、零星用工：需附收条及身份证复印件，6、各类零星材料采购需遵从项目部规定，应取得各类材料发票，收据需有对方签章。7、因我公司行业性质，本《备用金管理办法》被要求部门主要针对工程项目上的相关部门资金的需求使用，其他部门可参照执行。