OA系统管理办法(试行)

1中国移动通信集团黑龙江有限公司齐齐哈尔分公司OA系统管理办法(试行)第一章总则第一条为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。第二条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。第三条本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。第二章管理机构第四条综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作;其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用2单位在使用过程中出现的新情况、新问题；（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（六）做好其他相关工作。第五条市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。其主要职责：(一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级。(二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。(三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。（四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。第六条使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责与综合部的衔接工作。第三章公文流转要求第七条为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。3第八条各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。第九条各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上返回综合办归档。第四章使用规范第十条员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA系统进行单位内部的各项日常办公。第十一条OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。第十二条工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十三条为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、三级经理、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人4员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，工作人员可通过飞信发消息或者发送手机短信提醒。第十四条工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流转时间相同。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。第十五条因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。第十六条OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。第十七条个人信息的完善在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。第十八条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。第五章电子邮箱的管理第十九条电子邮箱是公司员工的工作、生活、学习的5信息交流平台。对每封电子邮件的附件设为20M，电子邮箱中的邮件及时进行删除备份，邮箱超过容量后不可收发任何邮件。第十七条不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册用户。第六章信息安全保障第二十条各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。第二十一条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与业务支撑中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。第二十二条使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内。第二十三条严禁公司员工利用任务手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。第二十四条每台办公电脑必须使用安全策略管理系6统，使用人不得随意删除或更改。第二十五条禁止安装趋势外的其它杀毒软件、游戏、与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。第二十六条严禁外来公司人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。第二十七条在起草各类文件时严格按照企业商业秘密目录执行。第七章办公终端机房的管理第二十八条办公终端机房的管理应遵守以下规定：1、机房为维护重地，外来人员未经批准不得擅自入内。外来人员来机房参观、工作，必须持有本公司领导的书面授权，同时由机房人员陪同、确认。非工作需要不得在机房内任意逗留，不得动用机房设备、终端作其他与工作无关的用处。2、保持机房环境卫生，本部门人员要求换穿自备室内鞋或鞋套。外来人员必须换穿鞋套或室内鞋。3、任何人员不得将食品、饮料带入机房，同时，杂志等与工作无关资料也不得带入机房，保持机房卫生，做到环7境整洁明亮。4、维护用资料、工具、备板、备件等使用后及时放回相应的位置，不得随意摆放。5、进入机房的钥匙或门卡的持有人要设专职人员。第八章罚则第二十九条OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人100元，三次以上的每次考核300元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。第三十条对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略系统，对工作造成不良影响的，视状况处以50---500元罚款。第三十一条侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的开除公司。第三十二条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000-3000元，损失重大的扣除全年奖金的一半，第九章附则第三十三条本办法由综合部负责解释。第三十四条本办法自发布之日起实施并生效。