OA系统规划建设方案

OA办公自动化系统规划建设方案（修改版）广州天翎科技有限公司2011年6月OA办公自动化系统规划建设方案第一部分信息化建设为什么需要OA？在我国加入WTO的当今时代，国际市场的竞争更加激烈、更加尖锐、更加残酷，国际上管理水准的飞速发展，也紧迫地促使人们必须采取强有力的措施，深圳市利用沿海特区的经济优势，为建设管理规范化的优秀企业，走管理创新的道路，就需要实现高科技与传统办公的嫁接。然而，提升企业的内务管理水平，完善办公行政流程和业务运作流程，加强与各级部门内部的沟通协同效率，实现内部信息资源共享的极大化，减少资源的消耗，提高机构服务水平等都成为提升新竞争力的重要手段和方法。而办公自动化系统在信息化建设中在扮演着最重要角色。第二部分OA系统总体目标OA是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。采用通达OA构建的信息管理系统可以达到以下目标：一、形成连接单位内各个部门的信息网络l单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；l不同的部门和个人有不同的信息访问权限；l非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；l浏览器模式的内部和外部的电子邮件。二、平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要l完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；l根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；l随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。三、跨平台的信息连通l提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统，如：财务、人事等；l挂接其他HTML、JSP、ASP、CGI页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。l支持Windows、Linux、Unix等多种操作系统。l信息化成效l第一是搭建整个内部网络化、自动化高效协同办公平台l信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程、为领导提供有效的监督手段，尽量避免事件失控。l信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取、。l充分利用信息资源：可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。l办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，通过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。l通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。第三部分OA办公系统的功能简介l我的办公桌把公告通知、新闻、待办事宜、今日日程、内部邮件、投票管理、常用网址等放在桌面，一目了然。u电子邮件内部邮件：公司可以内部收发邮件，方便快捷。Iternet邮件：设置好后邮件的POP3和SMTP地址后，可以在OA直接收、发Interne邮件。u短信息内部短信：公司员工可以通过短信交流，一些事务可以通过内部短信提醒。手机短信：可实现由OA系统向手机发送短信的功能，也可以群发。u公告通知公司通知分全体通知和部门通知，可以查询到哪些同事看了通知哪些没看。个人考勤可每天上下班登记、每天外出申请登记，请假申请登记，出差申请登记。u日程安排分为工作事务和个人事务，可以重复提醒自己每天做什么事情。u工作日志分为工作日志和个人日志，员工可以每天记录多篇日志。u通讯簿通讯簿相当于平常的电话簿，可以把联系人分成几个组，按姓氏索引。协同工作u个人文件柜用户可以建立很多个文件夹用于存放自己的文件。l我的视频会议支持语音、视频聊天。l公共事务u工作流工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人填写同一张“表单”。u公告通知管理为公告的后台设置，可发布查询、管理所有公告，并可通过短信提示所有用户。u新闻管理为新闻的后台管理，可发布查询、管理所有的新闻和新闻的评论，并可上传图片。u投票管理投票管理模块实现了针对某些议题进行投票的功能，点击进入，可以看到“投票管理”和“新建投票”两个功能。u员工日程安排查询可以查看每一位员工的日程安排，如果员工的日程安排类型是个人事务，在这里将查询不到。u员工工作日志查询员工工作日志查询可以查看每一位员工的工作日志。u工作计划工作计划查询”可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询,“工作计划管理”模块主要为部门和单位负责人制定，拥有该模块应用权限的用户可新建和管理自己管辖范围内的工作计划。工作计划的发布范围可指定多个部门，提交后发布人仍可修改工作计划内容。u固定资产管理可以进行固定资产的管理，可以新建、修改、减少和查询固定资产，还可以对固定资产进行折旧处理。u图书管理用户可以根据自己的需要管理图书的类别及图书,方便查询。u会议申请与安排“会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”四个部分。每个部分均可做相应的设置。u车辆申请与安排“车辆申请与安排”共分为“车辆使用申请”、“车辆使用查询”、“车辆使用管理”“车辆维护管理”、“车辆信息管理”和“调度人员管理”六个部分。界面类似“会议申请与安排”模块。l信息交流◆讨论区可以根据每个公司的实际设置相应的主题，讨论区可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。◆网络会议网络会议可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议。网络会议以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。◆公共文件柜“公共文件柜”用于管理公司常用的一些文件，可以管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放，也可以设置为对全体开放。建立文件时，需输入或粘贴文档内容，可以通过“附件”的形式将一些已经编辑好的文件加入到新建文件中，如Word文件。文件柜具有对文本和WORD文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。◆网络硬盘网络硬盘用于存储一些应用程序和文件,具有对文本和WORD文档全文检索、文件移动等功能，允许在线编辑Office文档。◆图片管理用户可设置图片共享目录将图片进行分类管理。◆人力资源人事档案、考勤管理、劳资管理l销售管理客户关系、产品销售、供应商、销售主管指派l模块说明个人事务公共事务工作流信息交流人力资源销售管理系统管理电子邮件短信息公告通知个人考勤日程安排工作日志通讯簿个人文件柜我的视频会议控制面板公告通知管理新闻管理投票管理日程安排查询工作日志查询工作计划办公用品管理固定资产图书管理资源申请管理会议申请安排车辆申请安排新建工作待办工作工作查询工作监控工作委托工作销毁讨论区网络会议聊天室公共文件夹网络硬盘图片浏览人事档案考勤管理劳资管理人员考核客户关系产品销售供应商销售指派组织机构设置工作流设置公共事务设置交流设置手机短信设置界面设置菜单设置状态栏设置系统代码设置自定义字段数据库管理系统日志管理公共通讯簿组织机构信息系统资源管理系统访问控制系统安全设置系统信息第四部分办公自动化实施规划l服务器端硬件配置根据公司员工规模，建议服务器配置如下：PC服务器（员工规模≥100人）主板需带USB2.0接口/支持P4处理器CPU≥奔腾43.0G内存≥1G硬盘≥80G（7200rpm）光驱≥50X（7800Kbps）硬件配置网卡100M自适应（服务器专用）软件配置Windows2000Serverl客户端配置配置建议如下所示：硬件配置：cpu赛扬400以上，内存32M以上，硬盘10M以上空间，网卡10M-100M。操作系统：MicrosoftWindow95/98、WindowsNT/2000（WorkStation）、linux操作系统。第五部分实施OA效益评价通过贵单位实施OA系统，可以使企业的管理更加规范流程，形成企业自己的知识库，节约大量的传真、通讯等费用。完全打破时空、地域带来的异地办公的规范性和可控性具体来说有如下的好处：l规范管理行为。OA系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果；使管理思想与操作规范有机结合l增强事务、事件的计划性及跟踪、控制能力。有效解决目标管理中失控和管理者事务繁多造成顾此失彼；l提高个人和团体办公效率，提高企业竞争力。通过系统的日程事件管理、信息共享管理、协作管理手段，打破时空界限，提高整体个人和团队工作效率，创造更大的价值。l记录管理行为，沉淀知识财富。记录管理行为中的关键性息，便于检查、监督、共享、并最终形成宝贵的知识财富---知识库。l节约办公费用。减少办公费用如：通讯费用、纸张费、差旅费；l整合信息化资源、实现有效的信息共享l有效将已有的业务系统数据与协同办公联系起来，提供信息共享度，增值前期IT投入。l优化IT资源，使之价值达到最大化应用l使整个企业网络建设真正承担起企业的办公平台，实现网络化、无纸化办公。l加强总部对子公司的管理控制，成为信息沟通的桥梁