安健环管理体系文件编写

SHEMS1安健环管理体系文件编写李骏勇电话:[phone]E-mail:[e-mail]2013年8月20日SHEMS2安健环管理体系文件编写•SHEMS文件的作用与意义•SHEMS文件的结构•编写体系文件的原则和基本要求•体系文件编写的基本步骤•SHEMS管理手册的编写•SHEMS程序文件的编写•SHEMS作业文件的编写•SHEMS记录的编写SHEMS3一作用和意义1SHEMS文件的作用•使员工认识到为实现电厂的安健环目标所应承担的责任；•有助于对员工开展安健环管理方面的培训；•使电厂的SHEMS保持稳定；•使相关方和第三方了解电厂的安健环方针和目标；•有利于电厂的内部和外部对SHEMS进行评价；•有助于电厂确定其在安健环管理方面的改进依据和改进效果。SHEMS42SHEMS文件的意义编制SHEMS文件是建立SHEMS不可缺少的内容。一个电厂建立SHEMS的过程主要表现为体系文件的制定、执行、评价和不断完善(PDCA)。如果一个电厂的SHEMS文件不正确、不完整，势必或造成电厂SHEMS的混乱和失效，或使电厂的安健环管理工作的成本增加，从而影响电厂SHEMS的效率和效果。SHEMS5二SHE文件的结构管理手册（A层次）程序文件（B层次）作业文件（C层次）根据SHE标准和规定的方针、目标来描述体系描述实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动详细的工作文件（表格、报告、作业指导书、记录等）SHEMS6三建立体系文件的基本原则和要求1编写体系文件的基本原则•写你要做的，做你所写的，记你所做的•结合电厂生产或施工活动的特点•努力做到管理体系文件一体化SHEMS72编写体系文件的基本要求•完整性和系统性•权威性和法规性•协调性•见证性•唯一性•适用性SHEMS8完整性和系统性涵盖体系全部单元、要求和规定;涵盖电厂的机构，界定各自的职责和权限；所有文件应按统一的方法编辑成册;各层次文件结构合理、接口明确、协调有序;各层次文件应涉及体系中一个逻辑上独立的部分。SHEMS9权威性和法规性遵循SHEMS标准；遵循国家或主管部门的有关法规要求；文件一旦批准，必须认真执行；文件只能按规定的程序进行修改。SHEMS10协调性所有规定应与电厂的其他管理规定相协调；体系文件之间应互相协调；体系文件应与技术标准协调；处理各种接口，避免不协调或职责不清。SHEMS11见证性为管理者、相关方提供体系运行情况的证据为第三方审核提供下述客观证据：—风险已被辩识、评价并得到控制；—有关程序已被确定并得到批准和实施；—有关活动已处于全面的监督检查之中；—安健环绩效得到持续改进。SHEMS12唯一性对于一个电厂，其安健环管理体系文件应是唯一的；清楚、准确、全面、简单的表达形式，只有唯一的理解；不容许不同文件对同一事项的说明相互矛盾；不同电厂的文件可具有不同的风格。SHEMS13适用性体系文件应按标准的要求、电厂规模和生产活动的危险性质采取不同的形式；文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；所有文件都应能得到明晰理解和有效贯彻。SHEMS14四体系文件编写的基本步骤•组成编写组•规划文件的层次•列出各层次文件清单；各层次文件的相关文件•文件编写的分工1。体系文件的策划SHEMS15四体系文件编写的基本步骤（续）2.文件的具体编制•管理手册由1～２人专门负责；程序文件分工编制；作业指导书由相关部门编制3.文件的汇总、协调和修改SHEMS16五安健环管理手册的编写•管理手册的性质•管理手册的作用•管理手册的基本内容•管理手册编写程序•管理手册的内容与格式编排•管理手册举例SHEMS17管理体系文件•管理手册的性质是电厂加强SHE管理的指导性、纲领性文件，主要阐述电厂实施SHEMS的宗旨、奋斗目标以及标准要求所做的原则性规定，是制定程序文件的依据。SHEMS18•总体性描述SHEMS•阐明电厂的SHE方针、目标和管理方案•展示电厂的SHEMS总体框架•为查询所需文件与记录提供途径•明确电厂中各部门的职责和相互关系•体系审核的依据之一安健环管理手册的作用SHEMS19安健环管理手册的基本内容•电厂的SHE方针、目标和管理方案•组织机构及SHE管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系；•依据审核规范要求并结合电厂活动的特点，描述审核规范中全部管理单元的实施要点；•阐明程序文件的查询途径；•明确手册的审批、管理和修改的规定。SHEMS20管理手册编写工作程序（1）资料收集与分析—需收集的主要资料包括：•电厂组织机构现状；•各部门职责和权限现状（各部门确认的）；•各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；•现有管理制度和作业程序及各有关部门的执行情况说明；•现有各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。SHEMS21资料收集与分析（续）—资料分析•评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；•评价工作接口现状，列出需研究、解决的接口问题的清单；•评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废文件的方案。SHEMS22（2）完善职能并确定职责和权限；—现有部门的职责和权限调查；—列出需要调整或补充的职责和权限的清单；—提出调整或补充职责和权限的议案；—有关部门讨论，提出修改意见；—由电厂最高管理层研究决定；管理手册编写工作程序（续）SHEMS23—发布有关明确职责和权限的文件；—在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。（3）确定管理手册结构；（4）落实手册编写的组织工作；（5）制定编写手册的工作计划。管理手册编写工作程序（续）SHEMS24管理手册的基本内容与格式编排•手册封面•手册开头•手册正文•附录SHEMS25一、手册封面•电厂名称•文件编号•手册名称•手册发布时间及实施时间•手册的版本号及受控标志•手册的批准审核主编及编写人员名单SHEMS26二、手册开头1手册发布令，最高管理者签字，生效日期，发布日期；2SHE方针（总目标）；3管理手册目录。SHEMS27目录一、SHE管理手册的发布令二、SHE方针三、电厂简介四、目的、适用范围、引用法规及标准、定义五、SHE管理体系单元描述六、附录安健环管理手册目录举例SHEMS28三、手册正文前言:包括企业简介;生产工艺（施工过程）;安健环状况等,其目的是为相关方及第三方审核认证机构提供一个概貌。SHEMS29安健环管理手册正文内容:•目的及适用范围;•引用标准,定义,术语及缩写代号;•手册管理:规定手册的评审、发放、使用、修改、回收及作废等内容;•安健环管理体系单元描述。SHEMS30安健环管理体系单元描述依据SHEMS标准规定的13个体系单元，对每个单元及管理程序进行简要的描述，一般包括：概述：阐明单元实施的目的和实施该单元要遵循的原则；职责：对单元所涉及的责任部门及相关部门进行具体的规定。一般需要明确责任部门、责任人的职责和权限；SHEMS31安健环管理体系单元描述（续）控制要求：按单元要求编写控制内容；相关文件：为二级文件（程序文件）提供查询途经，也就是在单元描述部分附上相关的程序文件编号与名称等。SHEMS32单元描述中的控制要求1)只有文件化要求但未规定编制程序文件的单元除依据单元中规定的基本要求简要描述实施该单元中的工作内容与要求外,还应结合电厂活动等的特点以文件的形式来表达这些体系单元的成果。如:“4.4.1机构和职责”中可有•安健环管理体系组织结构图•安健环管理体系职能分配表２)制定程序文件的单元依据单元基本要求简要描述实施该单元中的工作内容、步骤和要求,具体实施方法详见程序文件。SHEMS33手册附录•电厂的组织机构图•安健环管理体系单元职责分配表•安健环法律、法规、标准及其他要求清单•重大风险及控制计划清单•安健环管理方案一览表•安健环管理体系程序文件清单•其他有关资料（如工艺流程图等）SHEMS34文件编号:年月日实施受控标志:发布时间:版本:安健环管理手册批准:审核:主编:编写:(电厂名称)SHEMS35文件编号:页数:第页共页**(组织名称)职业安全卫生管理手册生效日期:版本:发布令为提高电厂的安健环管理水平,更好地遵守国家有关安健环的政策、法律等,依据安健环管理体系标准,结合我电厂的实际情况,编制了安健环管理手册。该手册是指导电厂安健环管理体系的纲领性文件,同时为第三方认证提供依据,现予以发布实施,电厂全体员工必须严格遵照执行。最高管理者:日期:SHEMS36六OSHMS程序文件编写•程序文件的作用和要求•程序文件编写的工作程序•程序文件的内容和格式SHEMS37管理体系文件•程序文件的性质是管理手册的支持性文件，是制定作业文件的依据。主要描述为实施SHEMS单元所涉及到的各职能部门的活动，要有可操作性，并列出每个程序文件所包含的作业文件。SHEMS38程序文件的作用•各部门各岗位严格执行程序，可以对电厂的SHE活动进行恰当而连续的控制，使电厂的SHE活动处于受控状态；•利用事先对预防措施所做安排，减少发生SHE问题的危险；•利用事先作出的安排，一旦发生SHE问题时，有及时作出反应和迅速加以纠正的能力。SHEMS39程序文件的要求•针对性：每一个程序文件都应针对电厂活动的特点，包含SHEMS中一个逻辑上相对独立的内容；•可操作性：规定实施的目的和使用范围、实施的主管部门和相关部门、明确职责和权限、实施的步骤、方法和要求；SHEMS40程序文件的要求（续）•可评比性和可检查性：能检验体系实施的有效性，完善体系并实现持续改进。•应能回答“5W+1H”:即做什么、为什么这样做、谁来做、何时做、何地做以及如何做。SHEMS41编制程序文件的工作程序收集、分类整理现有的管理、技术文件按SHEMS体系要求提出修改意见组织各职能部门编写文件组织各职能部门广泛讨论、协调批准与颁布运行与监督评价与完善SHEMS42•文件编号和标题：统一编号，便于识别和查询；标题应明确活动及其特点•目的和适用范围：简单说明开展此活动的目的和所涉及的范围•术语：本程序中涉及到的并需说明的术语和名词•职责：指明实施程序的主管与相关部门的职责和权限、接口及相互关系程序文件的格式SHEMS43程序文件的格式（续）•工作程序：以合理的编写顺序列出开展该活动的步骤，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项因素的5W+1H和如何控制才能达到的设定的要求，以及出现例外情况的处理措施。•相关程序、文件和记录：需引用或与本程序相关的程序、文件和记录。SHEMS44程序文件的内容：•确定需开展的各项活动及实施步骤；•明确所涉及的部门和人员；•规定具体的控制要求和控制方法；•确定开展各项活动的时机和频次；•给出所需的设备、设施及要求；•规定例外情况的处理方法；•引出所涉及的相关／支持性文件；•明确记录的填写和保存要求；•设计出所使用的记录表格等．SHEMS45编号：起草：版本：审核：法律与其他要求获取更新识别程序页次：批准：程序文件编写举例（1）l.目的和适用范围l.1目的为了获取、更新、识别和传达适用于本电厂的SHE法律、法规、标准及其它要求，特制定本程序。1.2适用范围本程序运用于电厂获取、更新SHE法律、法规和其它要求以及适用性确认。2.职责安全科负责获取SHE法律、法规、标准和其它要求并确认其适用性，并追踪新的法律、标准和其他要求，并传达到相关部门，该部门负责将其传达到相关人员。3.工作程序3.1获取途径3.1.1国家SHE法律、法规和标准从专业报纸、杂志及上级有关部门等渠道获取；3.1.2从本市安全生产局、消防局、总工会等部门获取省、市等地主SHE法规和规定；3.2确认适用性3.2.1安全科根据本电厂的特点，确认SHE法律、法规其它要求的适用性；SHEMS46程序文件编写举例（1）3.2.2根据国家标准、行业标准、地方标准确定我电厂生产、服务过程中各类SHE标准的适用性；3.2.3安全科将收集到有关法律、法规及标准中的具体适用内容传达相关科室；3.2.4现行的法律法规和其它要求及标准更新时，应重新确认；3.2.