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一、总则配件管理是售后服务的重要组成部分，配件的供应和回收管理是做好售后服务的基础。为加强配件计划、发放、回收和仓库管理，特制定本办法。二、范围本管理办法适用于总部售后部、有意愿和维修能力的代理商及服务网点配件的管理。三、配件押金管理1、服务网点在与我公司签订《协议》之日起10日内必须向我司交纳配件押金，缴纳配件押金的金额按照协议商定执行，由售后部登记备案2、服务网点的首批配件按所交配件押金的1：5额度发放，之后申请的配件超出配件押金的部分按配件押金的1：2额度发放，不足押金时可以保内旧件冲减后发放或补足押金后再发放。3、当服务网点申请取消时，总部对其配件进行盘点、审核，如配件无丢失、损坏，则总部收回所有配件，并退还所交配件押金：如配件有丢失、损坏等情况，则在配件押金中以供价扣除损失部分，并收回其它配件，剩余押金退还服务网点。四、配件申请流程配件申请必须以使用情况和库存情况为基础进行申请。配件申请分为月度配件申请、紧急配件申请、售前机配件申请三种类型。月度配件申请流程如下：1、服务网点根据当月配件的使用情况，在每月23--30日之前向我公司售后部递交下月《零配件申请表》。《零配件申请表》必须加盖服务网点公章或者负责人签名，以传真的方式向我公司传递，方为有效配件订单。2、公司售后部对服务网点的《零配件申请表》进行审核：目前只是检查配件占用金额是否超过押金额度（至于申请配件的合理性走访后，再进行有效指导）；3、售后部将审核后的《零配件申请表》汇总成《配件计划》，向采购部下达订购计划，批准后实施相应配件入库以及出库手续。紧急配件申请流程如下：1、服务网点根据自己配件的实际情况向我公司售后部递交《零配件申请表》，注明紧急(紧急情况为：无配件、无周转机，一星期内不帮客户解决机器性能问题就退机或向媒体曝光及向消委会、工商局、技术监督局投诉的)。《零配件申请表》必须加盖服务网点公章或者相应负责人的签名，以传真的方式向我公司递交。2、售后部对服务网点的《零配件申请表》进行审核：检查配件占用金额是否超过押金额度；检查总部配件仓是否有配件可供发放。3、售后部将按审核后的《零配件申请表》发放，开出《配件出仓单》并跟踪配件发放到位。售前机配件申请流程如下：1)代理商或者授权的服务网点根据售前机鉴定情况向我公司递交《零配件申请表》，注明售前机。《配件申请表》必须加盖服务网点公章或经销商公章或者相应负责人的签名，并有区域经理的审核签名，以传真的方式向我公司传递。2)售后部将审核后的《零配件申请表》送相应区域营销总监进行审批确认，审批确认后，售后部将跟踪到配件发放到位。五、配件收发流程1、售后部根据采购部审批后的《配件计划》，向仓库领取配件后发放给有在计划中申请配件的各服务网点。2、售后部根据审批后的《零配件申请表》发放各服务网点申请的配件。3、代理商的配件发放一般原则采用随货发放，如三天内无发货计划，可采用零担的方式发放，发放后由总部电话通知代理商接收，紧急情况下每个月可以申请一次免费快递传递配件；网点配件一般采用快递传递配件。4、月度配件的发放时间为每月的二十号前，正常情况下，将各网点的申请配件发放到位；紧急配件的申请每月不能超过三次，总部在收到紧急配件申请后，正常情况下，在一周内将配件发放到位；售前机配件的发放时间为收到配件申请后，正常情况下，贰拾五个工作日内发放到位，月度配件发放的方式采用物流方式。5、如服务网点收到配件后，发现有错发、漏发等情况时，网点应在1个工作日内电话通知总部客服人员，并将情况以《工作单》的书面形式传真至我司售后部，售后部在一周内核实并发放配件。如我司售后部2个工作日内仍未收到服务网点的电话通知或《工作单》，我部则视为配件发放无误。6、必要时可由当地区域经理申请配件，也可在网点之间进行配件优化调拨。六、配件核销流程1、配件核销周期为本月1日至本月31日2、服务网点根据上月配件使用情况填写《零配件使用统计表》，加盖公章或者负责人签名后和《产品维修记录单》以及《坏件清单》装订好，与坏配件一起寄回我公司售后部。3、售后部根据《零配件使用统计表》和《产品维修记录单》以及《坏件清单》先进行维修单帐面核销。4、实物核销时如缺少配件则视此配件已零售，按供价从安装维修费中扣除。退回的每个零配件上必须有《故障配件反馈卡》，经维修部检测故障与《故障配件反馈卡》一致后才可核销。对于没故障的配件，不给予核销并将原物发回5、售后部对服务网点退回的废旧件进行汇总并分类放置，通知采购另行处理。6、配件也可以当地核销，由公司的售后主管到服务的网点进行以上相应的工作，就近处理，把处理后的单据和清单传真回公司售后部，进行相应的核销七、仓库管理1.仓管员负责物料出入库的帐目处理(含:开单及计帐)、统计、核算工作,保证帐卡相符；及时反映物料库存情况,整理好原始记录,装订成册；2.负责出入库物料的安全与质量；负责开出的单据办理物料的点货及登记存卡;保证存卡与实物相符,发料及时、准确、保证维修工作的正常进行。3.物料应有存卡,保证一物一卡,认真填写,不错记不漏记。4.物料应分区、分类存放，排列要整齐，摆放应上放轻，下放重，中间放经常用的。5.物料必须妥善保管，防止丢失损坏、锈蚀、霉烂变质、防火防盗，对易燃易爆及容易变质、变形的物料要隔离存放，勤加检查，坚持先进先出的原则。6.仓管员坚持收发盘点、轮番盘点与全面盘点相结合。收发的物料随时盘点，每月轮番盘点，年终进行全面盘点。7.仓库物料发现盈亏，仓管员应立即查明原因，及时追回，如无法补救的说明原因，报部门主管开盘盈、盘亏单提交相关部门审批。8.每月定期对仓库的帐、卡、物与电脑数据是否一致进行检查，对库容库貌、物料摆放及标识进行检查，对物料的保养是否妥善进行检查。9.检查各种安全和消防措施是否符合安全要求。10.检查有无呆滞积压物料，同时对查出的问题必须有跟踪、处理落实。11.所有配件业务单据上要有必要的印鉴和签名,并整理后存档三年。12.配件打包要兼顾配件的安全性，抗震性，务必使得配件安全抵达客户手中。