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供应商档案管理2009.5.23培训是为了共同提高档案：机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。档案的形式：从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。一、档案基础知识一、法规要求《食品安全法》第三十六条食品生产者采购食品原料、食品添加剂、食品相关产品，应当查验供货者的许可证和产品合格证明文件《酱油生产许可证审查细则》企业生产酱油所用的原辅材料必须符合国家标准、行业标准规定；如使用的原辅材料为实施生产许可证管理的产品，必须选用获得生产许可证企业生产的合格产品。二、供应商档案建立的必要性二、对质量保证的必要性更好、更全面、更快捷地认识供应商概况纵向追踪供应商质量变化易于横向比较同类供应商的优劣二、供应商档案建立的必要性1.QA负责确定供应商档案的内容营业执照生产许可证卫生许可证印刷许可证税务登记证等三、供应商档案的收集资质证明1.QA负责确定供应商档案的内容供应商工厂问卷原材料问卷第三方合格检验报告审核报告及回复COA到货质量反馈表确认的原材料标准供应商提供的其它证明三、供应商档案的收集2.采购部负责收集供应商档案什么时候收集&期限收集过程可能遇到的困难为什么有些供应商拒绝提供相关资料三、供应商档案的收集1.资质证明四、供应商档案资料的审核注意细处一定要在有效期内2.工厂问卷工厂将为本公司提供的产品的生产能力（以天为单位）：请提供该产品的工艺流程图，并指出关键控制的工序。厂房是年建造的，最初的设计用途是请提供厂区布置图。提供给本公司的产品是否有转基因成份？是□否□说明：是否有制造或使用任何转基因的产品？是□否□说明：是否有制造或使用以下原料及其副产品？是□否□花生□贝壳类□蛋□鱼□大豆□小麦或其他谷类□奶□芝麻□壳类或其它果仁（除花生）□四、供应商档案资料的审核3.原材料问卷四、供应商档案资料的审核不合格的答卷3.第三方检验报告四、供应商档案资料的审核请核对具体项目4.审核报告及回复审核人员需要签名——承担相应的责任规定的时间内回复回复的整改措施有效性的评估与确认四、供应商档案资料的审核以上要求同样适合于《到货质量反馈表》5.合法性与真伪鉴定是否按照要求签章？检验机构的资格名称一致日期一致涂改的痕迹四、供应商档案资料的审核五、供应商档案的维护按照规定的位置存放——确保可检索定期整理——至少1个月1次过期资料打包——每年1次电子档案：标题明确——供应商、内容、日期保密——尊重对方目前的分工：QA&QC对于企业而言，供应商档案是一系列动态档案，不是尘封的谢谢！