(BT-XZ-211)文书档案管理制度

编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数1/6文书档案管理制度受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：____2007-04-02____编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数2/6版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数3/61总则1.11.2为加强公司的文书档案管理，规范工作程序，特制订本制度。办公室为公司文书档案的归口管理部门。2文件的收集2.12.1.12.1.22.1.3公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料a)职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；b)职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；c)职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；d)职能部门对公司各类请示事项的批复；e)其它相关资料。公司证照营业执照、税务登记证、企业代码证、资质证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《资料、物品借离申请表》，经办公室主任同意后方可借出。原则上，证照借出当日内归还。公司文书材料a)公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司下属公司的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料。b)公司工作例会议记录、纪要以及其它会议的文件材料；c)公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿；d)公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件；e)公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等；编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数4/6f)公司各类调研工作形成的文件材料；g)公司调查处理的违纪、违规事件材料；h)公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；i)公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；j)公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外项目部带回的与本公司业务有关的文件资料；k)各类投诉处理材料；l)公司经济纠纷处理材料；m)公司的工商登记资料；所属公司报送的工商登记备案资料；n)公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料；o)公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料；p)公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料；q)公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件；r)公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；s)公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；t)其它各类相关资料。3档案业务处理3.13.23.2.1公司各类档案按部门工作职责范围，收集整理文件材料并立卷归档。公司文件资料归档，必须做到完整、准确、系统。各部门领导必须支持专、兼职档案员工作。专、兼职档案员将所收集的文件、材料加以系统整理，组成保管项目部(卷、册、袋、盒)及时归档，向办公室移交。交接双方根据归档范围移交目录，清查核对，并履行签字手续，对不符合规定的限期改正后再行移交；编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数5/63.2.23.33.3.13.3.23.43.4.13.4.23.4.33.4.43.4.53.53.5.13.5.23.5.3对调离本公司的人员，必须把该归档的文件材料办理移交手续，把借阅的档案归还办公室后方可调离，否则不予办理调离手续。文件资料的归档范围具有日后查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录音带、录像带等；已经处理完毕的文件、材料，包括三大部分，即：上级和外项目部来的文件、材料；本项目部生产经营活动中形成的文件、材料、声像资料及工程、基建竣工资料、会计材料等；下级项目部报来的文字材料。文件资料的归档时间各部门兼职档案员每年于一月底前完成前一年本部门文件、材料的收集、整理、归档工作，并向办公室移交。会计档案每件均应立卷，财务部门保管期限为二年，到保管期限后的次年一月底之前进行归档；办公室档案管理员每年六月底前完成前一年公司各门类档案的收集、整理及归档工作；工程、基建竣工档案在工程完成三个月内由工程、技术人员完成整理，按归档时间统一交公司办公室存档；员工外出开会、学习参观等带回的文件，以及在工作中形成的凭据或依据性材料需随时归档；归档文件材料一般一式一份，重要的或利用频繁的易于损毁的增加一至三份。文件资料的归档要求案卷皮、卷内目录、备考表一律使用档案局监制的国家规格统一标准；归档的案卷目录、卷内目录等材料要字迹工整，图表、图面清晰，签署完备，图幅符合要求，文稿必须用蓝黑或碳素墨水书写；卷内文件、材料应用阿拉伯数字逐张在右上角编顺序号(科技档案在右下角编顺序号，图纸标在右上角背面，并露出图签)，同时填写卷内目录和备考表；编号：BT-XZ-211版本号A文书档案管理制度修改次第00页次/总页数6/63.5.43.5.53.5.63.5.73.5.83.5.9每个保管项目部应有封面，根据分类，标明项目部全称、工程代号、名称、案卷标题、项目完成日期或卷内文件材料起止日期与份数、张数、保管期限、密级、档号等；归档的照片、底片要整理成册、分类、编目，并附有文字说明，注明时间、地点、工程名称、概况、施工项目部、人物、事由、专业技术活动等；档案收集要齐全、完整；档案的整理分类要科学、合理，编目要符合档案部门提出的要求；档案装订要整齐、牢固，书写字迹要清楚、工整；档案移交时手续要完备。4档案的保管4.14.24.34.44.54.6档案室系机要重地，非经同意，严禁入内。档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检查。做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。坚持温、湿度检查和记录，每年对室藏档案进行一次全面的安全检查，并作好记录，发现问题及时向领导汇报。档案室设立全宗卷，以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。5附则5.15.2本制度由办公室负责解释与修订。本制度自印发之日起施行。注：1、持有本文件者应严格按此文件要求执行。2、若认为本文件有不合理之处应及时向本文件的审核人提出修改意见。3、联系E-MAIL：[e-mail]