船舶管理公司体系办工作交流

船舶管理公司体系办工作交流舟山和昌船舶管理有限公司黄剑兰2010年11月体系办主要工作联系主管机关其他日常工作一、联系主管机关公司审核船舶审核其他申报材料审核报告、不符合验证及其他向航管所报备（一）公司审核•公司的初次审核•公司的年度审核•公司的换证审核•公司的跟踪审核•公司的临时审核•公司的附加审核A、公司的初次审核1、安全管理手册2、安全管理体系文件清单3、安全管理体系有效性评价报告4、船舶清单5、初次审核申请报告；6、企业法人营业执照复印件7、水路运输许可（服务）证复印件（筹批件复印件）8、船舶国籍证书备注：安全管理体系已在公司岸上及相关船种的至少1艘船上运行3个月。B、公司的年度审核1、上次审核以来对安全管理体系的修改情况说明2、上次审核以来公司实施的安全管理体系有效性评价或管理复查的报告3、船舶清单4、年度审核申请报告备注：年度审核申请在“符合证明”周年日之前3个半月内提出C、公司的换证审核1、最新版的安全管理手册2、对原安全管理体系的修改说明（如有）3、安全管理体系文件清单4、最新的安全管理体系有效性评价报告或管理复查报告5、船舶管理协议（如管理其它公司所属的船舶）6、船舶清单7、换证审核申请报告8、DOC证书复印件9、船舶国籍证书复印件备注：换证审核申请在“符合证明”有效期届满前3-6个月内提出。D、公司的跟踪审核1、跟踪审核的申请报告2、关于上一次审核不符合项纠正情况的说明3、公司管理复查报告4、船舶清单。备注：跟踪审核申请在审核发证机构指定期限内提出。E、公司的临时审核1、安全管理手册2、安全管理体系文件清单3、6个月内实施满足《国际安全管理规则》或《国内安全管理规则》全部要求的安全管理体系的计划4、船舶清单5、工商营业执照复印件6、水路运输许可批件复印件。F、公司的附加审核不需要申报材料，但公司需准备汇报材料。需要注意的是：根据有关规定，浙江局需在每月21日前，汇总辖区航运公司及船舶的审核申请，制定下月度的《SMS审核月度计划表》，并上报浙江局审核办。国际公司计划则需提前每月18日前上报。为不影响审核工作，在提出公司和船舶审核申请时，注意不要超过以上期限。（二）船舶审核•船舶的初次审核•船舶的中间审核•船舶的换证审核•船舶的临时审核A、船舶的初次审核1、与该船有关的安全管理体系文件清单2、安全管理体系在船上运行以来的有效性评价或管理复查的报告3、船舶初次审核申请报告4、船舶清单；5、船舶国籍证书复印件。备注：安全管理体系已在本船运行至少3个月；若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必提供安全管理协议。B、船舶的中间审核1、上次审核以来公司为该船所做的安全管理体系文件修改的情况说明（如有）2、安全管理体系在该船运行的有效性评价或管理复查的报告3、船舶中间审核申请报告4、船舶清单5、船舶国籍证书复印件备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必提供安全管理协议。中间审核申请在该船的“安全管理证书”签发后第23个月至第30个月之间提出。C、船舶的换证审核1、与该船有关的安全管理体系文件清单2、安全管理体系在该船运行的最新有效性评价或管理复查的报告3、公司对原安全管理体系与该船有关的文件修改的说明4、换证审核的申请报告5、船舶国籍证书复印件6、船舶清单备注：换证审核申请在该船的“安全管理证书”有效期届满前3-6个月提出。D、船舶的临时审核1、与该船有关的安全管理体系文件清单；2、公司在3个月内对该船实施内部审核的计划；3、船舶临时审核申请；4、船舶国籍证书复印件；5、船舶清单；备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必提供安全管理协议。（三）其他申报材料•增发DOC副本申请•临时SMC展期申请•SMS相关证书变更申请•SMS相关证书补发申请A、增发DOC副本申请1、增发DOC副本的申请2、船舶清单3、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书4、国籍证书复印件/所有权证书/光船租赁证明5、DOC复印件6、公司水路运输服务许可证复印件7、最近一年安全管理状况+体系内外船舶清单B、临时SMC展期申请1、临时SMC证书的展期申请2、临时SMC证书展期的原因说明3、原临时SMC、DOC副本复印件4、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书5、公司体系内船舶清单6、国籍证书C、SMS相关证书变更申请1、变更SMS相关证书的申请2、引起需要变更SMS相关证书情况说明和客观证据3、船舶清单1、公司名称、地址等情况的变更；2、船舶名称、吨位、载客定额等情况的变更。备注：符合SMS相关证书变更的申请条件：D、SMS相关证书补发申请1、补发SMS相关证书的申请2、引起需要补发SMS相关证书情况说明和客观证据3、破损的证书（若有）4、公司体系内船舶清单符合SMS相关证书补发的两个申请条件：SMS相关证书丢失、灭失或SMS相关证书破损（已影响证书有效性的辩认）（四）审核报告、不符合验证及其他1、审核报告2、不符合验证3、证书复印件4、船舶管理协议5、《航运公司安全管理体系信息报告表》（一）（二）（五）向航管所报备一、《国内船舶管理企业基本情况变动备案表》二、《国内船舶管理企业主要管理人员变动情况备案表》三、《国内船舶管理企业代管船舶情况备案表》返回二、体系办其他日常工作培训内审其他（一）、培训1、年度培训计划的制订2、培训计划的落实3、培训总结1、年度培训计划的制订•船舶•岸基①内容：公司体系文件、季节性培训项目、强制性规定、主管部门的相关材料与公司体系文件相结合（航运公司体系文件编写指南、内审员培训教材等）。②方式：自选内容与安排内容相结合、部门自学与集中授课形相结合、内审员培训内容。2、培训计划的落实几个要求：培训与书面考核相结合的形式。部门自学的月份提醒各个部门负责人做好部门自学记录。如果有即将生效的修改文件，应一起学习考试。集中培训的培训记录及试卷保存在体系办，部门自学记录保存各自部门。（根据公司体系文件规定而定）另：组织内审员进行培训考试。3、培训总结对全年公司培训工作的总结，主要有：岸基培训情况、对新聘船员的体系培训、船舶培训情况（较难掌握）以及临时培训情况等的概述总结；对下一年培训工作的要求并落实到下一年的年度培训计划中去。（二）、内审1、年度内审计划的制订2、内审计划的实施3、内审的总结1、年度内审计划的制订船舶：（应考虑以下几方面）•审核年度内所有船舶内审完成。•年度安排与临时安排：（可用两个表格）•非新纳入体系船舶应考虑下一年内审时间与上一次内审时间间隔不超过一年。•考虑非新纳入体系船舶下一年可能做中间审核或换证审核，在提交申请的限制日期前安排。不宜超过一年。岸基：原则上一年一次。（计划外）2、内审计划的实施几个要点：•提前一个月告知指定人员下个月将实施内审的船舶，以便提前作出安排。并提醒前面有应做而未做内审船舶的安排时间。•确定拟审核船舶，制订内审计划和通知，提前一周通知相关部门（船舶）。•内审结束后，及时汇总问题及不符合规定情况报告，制订内审报告，报告描述语言尽量规范。•内审报告下发所有船舶和公司各岗位、各部门。（大多数公司内审报告仅发至被审船舶）•不符合规定情况客观证据的收集、验证、存档。3、内审的总结可体现在有效性评价报告里，有些公司根据单次内审报告专门制作年度内审报告。（三）其他1、资料的编写和下发2、接收外来文件3、不符合规定情况的汇总4、改文件下发和回收5、审核准备工作（汇报材料的准备）1、资料的编写和下发•行政文件的整理、编写、下发。包括季节性航行安全要求、主管机关相关规定的落实、安全管理活动的通报等。•其他资料的整理、编写、下发。备注：资料发放应寻找方便、快捷、及时、有效的方法和途径发放到相关单位和部门，多种渠道一起使用。忌资料堆积过久未发至船舶。2、接收外来文件•登记、汇报。根据领导处理意见落实。•外来强制性规定操作程序：搜集外来强制性规定（关注海事网站等）填写《信息传递记录表》报指定人员是否纳入体系文件按处理意见修改文件。不纳入体系的，作为一般信息进行传递。3、符合规定情况的汇总•对发现或上报的各类不符合规定情况，应及时进行整理，并尽可能在半月内收集不符合纠正的客观证据，特别是跟踪验证项目；•有效性评价会议前，对审核年度内产生的各类不符合规定情况报告进行统计、归类、分析，制定不符合情况报告汇总表。4、改文件下发和回收•及时性。修改内容未能在其生效日期前发至船舶，可在生效日期间，将修改内容整理出来信息传递给海务部，让海务部发给船舶。•发放和回收记录的齐全和及时。5、审核准备工作（汇报材料的准备）——以年度审核为例公司安全管理体系运行基本情况公司岸基机构岗位设置情况公司岸基体系内人员名单船舶资料（最新的船舶清单）内审报告（岸基）5、审核准备工作（汇报材料的准备）——以年度审核为例管理复查报告（审核年度内所有）有效性评价报告上次审核以来对文件修改的情况上次年度/初次审核文件问题清单上次年度/初次审核文件不符合规定情况汇总5、审核准备工作（汇报材料的准备）——以年度审核为例公司及船舶外审活动不符合规定情况公司内审发现的不符合规定情况汇总公司对船舶检查的不符合规定情况汇总安检的不符合规定情况汇总事故、险情、滞留汇总。未尽事宜，遵照主管机关要求、体系文件规定及公司领导意见执行。欢迎再交流讨论！谢谢大家！