国外工程物资管理暂行规定

—1—附件：国外工程物资管理暂行规定第一章总则第一条为加强对国外工程物资的管理，规范国外工程物资管理流程，提高国外工程物资管理的质量，实现物资从采购进场到使用进行连续、系统、有效的控制,适应公司海外市场的拓展，更好的经营、管理、服务于海外工程，根据公司《内部模拟市场经营管理大纲（2007版）》和《国外工程内部经营管理办法（试行）》相关精神，结合公司物资管理工作实际，特制定本规定。第二条根据国外工程项目的特点，国外工程项目的物资管理大致分为：国内物资（招标）采购供应和国外施工现场物资管理两个部分。第三条国外工程物资管理应坚持以下原则1、计划管理的原则：国外项目工程所需物资，国外项目部（分公司）应提前编制报送物资采购申请计划（预算），按规定程序审批后，方可进行采购供应。2、归口管理的原则：公司承接的所有国外项目工程，供应物资的订货、采购、签订购销合同、供应、集港等，统一归口委托物资公司（公司招标采购中心）负责办理。物资公司（招标采购中心）应坚持比质比价、比交货期、比售后服务、择优采购。3、国内采购供应为主的原则：根据国内、外物资材料质量价格对比，公司承接的各类国外工程项目，工程所需物资材料，原则上一律以委托国内采购供应为主。项目急需的材料或比价低于国内的少量物资，可以在国外现场采购供应。第二章职责分工及管理流程第四条物资公司职责1、负责接受国外工程项目部（分公司）的委托（签订合同形式），组织国外项目需求各类物资国内采购供应活动。根据国外项目部需求计划为该工程提供品质合格、数量充足、价格合理、到货及时、管理规范的物资采购供应服务。严格按照公司有关—2—规定及国外工程项目部提出的技术要求，组织实物招标、采购及验收工作。2、按照国外项目部要求，在规定时间内将采购的物资送达指定国内口岸，组织办理商检、报关、装运等手续。负责国内物资离港前的一切服务工作，以固定服务费率方式承包工程物资送达国内口岸为止的采购管理服务费。3、根据国外项目的实际情况，双方协商一致，选派专业物资管理人员外借给国外工程项目部，组成现场物资部门进行现场物资管理。4、以湖北省电建二公司物资职能部门的形式，参与国外工程项目部（分公司）的物资管理，并应给予指导和监管。在国外工程项目部（分公司）物资管理部门存在物资专业方面的困难及问题时，物资公司有义务给予支持并协助解决。5、负责制定编制国外物资管理的相关制度和细则，并监督实施。6、加强信息收集、市场调查和与国外项目部的沟通，了解工程所在国及国内物资资源与市场行情、运输及政策法规，做好物资国内外物资采购比价工作。第五条国外工程项目部(分公司)职责1、负责与物资公司协商外借专业物资人员组建国外工程现场物资管理部门，全权负责项目施工现场的各类物资管理（包含物资仓储、保管、验收、发放等）工作。2、以内部合同（协议）的形式委托物资公司办理本项目国内物资采购供应工作。负责承担国内采购物资的物资材料费用、采购服务费、国内运输费、商检费、唛头制作费、港杂费、仓储费、制单费、包装费、报关费等各类费用。3、负责准确划分国内、外物资采购范围。依据施工图纸、施工组织设计等资料，及时向国内物资招标采购中心（物资公司）提出准确的材料预算、物资需求计划和相应物资采购范围（技术要求、图纸、检验标准等）、供货包装要求，物资通关条件等。4、负责国外现场急需物资材料的采购供应工作。5、负责选派人员参与国内物资招标采购中心（物资公司）组织的物资采购招标活动。大宗物资的国内采购，必须有项目部派员（或委托人员）参与招（议）标。6、负责在国外接受国内采购发送工程物资的清关、国外运输、装卸及现场开箱验收、保管工作；货物到达工程现场后，项目部应及时组织人员进行清点与验收，并将相关情况及时通报国内物资公司。7、负责设置工程现场物资必须的标准仓储管理场所与设施、并实施维护。负责工程项目现场物资的安全与保卫。—3—8、负责各类物资资质证明、资料的收集、保管、移交等。负责建立各类物资的消耗台帐，向国内物资公司提供工程所在国物资供应信息和市场信息。9、负责国外工程项目部（分公司）工程现场废旧物资的处理。10、负责国外项目工程国内、外采购物资的结算工作。第六条业主(总承包)方所供的大宗设备、材料等管理流程设计院开列设备、材料→业主(总承包)采购设备材料→国内运抵海港码头→项目部组织接货、清点、做初步验收、并做接货记录→运抵施工现场→移交施工方保管→项目部组织各方开箱、做详细清点验收→正式移交施工单位做安装→成品保护→完成第七条委托在国内采购的物资材料管理流程设计院开列设备、材料→项目部做材料预算→委托国内物资公司组织招标定标→监造、商检、包装、报关→国内运输运抵国内海港码头、清关、初步验收→海运→项目部组织国外清关、接货、清点、做初步验收、并做接货记录→运抵施工现场→移交施工方保管→项目部组织各方开箱、做详细清点验收→正式移交施工单位做安装→成品保护→完成第八条需现场急需购买的零星材料等管理流程设计院开列/工程建设过程中实际所需材料→项目部现场市场调查并确认满足需求→大额报国内审批→现场组织购买→检验通过后保管并在安装工程中使用→完成第三章委托国内采购物资供应管理第九条委托国内采购的物资材料范围一般包括：1、除业主（总承包）方供应材料范围以外的其他各种安装工程的装置性材料、措施性材料、临时建筑用材料以及消耗性材料。2、非标准设备的材料国内采购供应。3、安装设备分部调试、试运行和实验所需的仪表仪器（非资产）和消耗性材料。4、其他根据工程承包合同要求的物资材料。第十条委托国内采购物资需求计划申报1、物资公司根据国外工程项目部（分公司）委托国内采购材料需求计划，按照公司相关物资管理规定，为工程提供品质合格、数量充足、价格合理、到货及时、管—4—理规范的物资采购供应服务。2、国外工程项目部（分公司）提交的委托国内采购材料需求计划，必须严格按照本规定附表1《国外工程物资委托国内采购需求计划申报表》履行审批手续，编制计划及审批人员要严格按照图纸要求，准确提供并核对材料名称、规格型号、材质、数量及交货日期等，编制计划人员及各审批责任人应严格履行职责，杜绝由于报送采购需求计划数据错误，导致采购运输物资到达现场而造成的浪费损失。3、国外工程项目部（分公司）提交的委托采购物资需求计划一般应“批量申报”（降低管理采购成本），报送计划时间要求，应满足物资合理国内采购周期和海运期限，同时考虑海运船期集港时间的不确定性。4、物资公司应加强信息收集、市场调查、了解工程所在国及国内物资资源与市场行情、运输及政策法规、做好过内外物资采购比价工作。5、因设计施工图和施工组织设计修改等原因而变更采购需求计划时，应由提出人做出修改并经原计划审批人重新审批。6、物资公司应严格按照公司有关规定及国外项目部（分公司）提出的委托采购需求计划、技术要求、组织实物招标、采购及初步验收及集港工作。第十一条国内物资采购沟通管理1、国外工程项目部（分公司）应加强与公司物资招标采购中心（物资公司）的沟通和联系，及时将海运物资的集港港口、“包装要求”及每批采购物资的付款要求等，书面函告物资招标采购中心（物资公司）。同时落实通知每批采购供应物资的海运“集港”时间和要求。2、物资公司应按照国外工程项目部（分公司）的要求，在规定时间内，组织将采购供应的物资送达指定的国内口岸，初步验收，组织办理包装、运输、商检、报关等手续。并将该批发运材料的相关信息，及时通报国外工程项目部。3、因设计施工等原因，需要办理供货合同变更或者中止时，物资公司应积极协商办理，避免或降低不必要的损失。对违约或不能全部履行的共货合同，物资公司必须妥善，及时解决处理，并及时向国外项目部通报情况，必要时应上报公司分管领导。第十二条国外工程项目需要在国内采购供应的物资，由物资公司按照公司《物资管理暂行办法》和《物资采购招标管理暂行规定》相关精神组织进行比质比价采购。大批量或贵重物资的采购一般按照如下程序执行：—5—流程工作内容承办者或组织者1、安装单位提出材料采购申请；2、报送项目技经、工程、物资部门审核；3、报送所在项目部项目领导批准。4、报送国内物资公司采购中心、物资公司经理审核批准。国外项目安装技术人员物资专业人员1、物资公司采购中心编制招标工作计划书，汇总入围厂商的初步名单；2、报物资公司经理审核；3、报分管公司领导批准。采购主管1、招标文件技术/商务部分的编制；2、招标文件合成；3、招标文件报审。采购专责1、发布招标公告或发出投标邀请函；2、发售招标文件。采购主管1、召集并主持标前会；2、纪要报分管公司领导。商务组组长1、开标会务组织；2、开标过程主持。会务组负责人1、组织阅读投标文件，汇总澄清问题；2、.发出并接收厂商澄清报告；3、组织技术澄清；4、组织技术评分，形成技术评审意见；5、组织商务澄清；6、组织商务评审，形成商务评审意见。商务/技术组组长采购主管技术组组长商务组组长1、向招标领导小组汇报；2、招标领导小组审阅评标报告，确定中标方；3、发出预中标通知书。商务/技术组组长、副组长采购主管1、组织合同技术协议的谈判与签订；2、组织合同商务条款的谈判；3、合成合同文件，并报批。技术组组长商务组组长采购主管采购申请/物资审核确定入围厂商编制招标工作计划编制招标文件发出投标邀请函定标、发预中标通知书评标开标标前会合同谈判及签订—6—第十三条当业主（总承包）方要求参与物资招标采购时，根据业主（总承包）方的要求，随时汇报相关的情况、及时沟通；同时招标采购中心应在开标7个工作日前书面通知业主（总承包）方具体的时间、地点相关的活动等情况。第十四条国外项目工程的物资管理，执行“采购责任制”与“重大问题责任追究制”。由于材料预算编制人员、审批人员、采购供应人员、现场物资保管、物资保卫人员等工作失职、失误或不负责任“渎职”，导致影响工程工期或者物资材料损坏、丢失、错供、超供等造成经济损失的，公司将按照相关规定，追溯责任缘由，追究相关人员的责任。第四章国外施工现场物资管理第十五条国外工程项目部（分公司）应按公司相关规定组建专门物资管理部门，并严格遵守公司制订的各项物资管理制度和程序，主动接受物资公司的监督指导与检查，对违反公司物资管理制度及程序的，物资公司有权要求整改。第十六条国外工程项目部（分公司）应安排专人在国外口岸接受并清点国内发送的物资，办理清关等工作。货物到达国外工程现场后，项目部应及时组织人员进行清点与验收，并将相关情况及时通报国内物资公司。第十七条国外工程项目部（分公司）物资管理部门应严格按照公司物资管理规定，进行现场物资的保管、验收、发放等管理，定期编制相关报表、采购物资质量反馈资料、供应商服务水平反馈资料等报送物资公司留存。在项目完工同时，应向物资公司报送一套符合规定的完整物资统计分析资料。第十八条国外工程项目急需材料，或通过国内、外比价以后，确定需要在国外现场采购供应的各类物资，一次性采购估计量达到＄50,000（或等额人民币）左右以上数额的，国外工程项目部（分公司）应收集物资价格等相关信息，按照附件要求的程序向物资公司、公司相关部门、公司领导报批，经过审查、批准后，方可在国外现场进行采购供应和使用。具体流程及表格参见附表2《国外工程（项目急需或比价确定）现场采购材料审批表》执行。第十九条由国外工程项目部（分公司）在国外现场采购供应的物资材料，应坚持比质比价、比交货期、比售后服务、择优采购。对一次性采购估计量达到＄10,000—7—（或等额人民币）以上数额的采购，应严格按照公司《物资采购招标管理暂行规定》相关精神，组织进行招（议）标采购。物资现场采购招（议）标的相关材料需求计划表、招标会议签字表格、厂商报价资料、预中标通知书、采购供应合同等，现场项目物资部门应整理留存并备查。第二十条施工现场物资仓库的一般要求1、地基夯实，有足够的承载能力;通道畅通，照明充足。2、所有仓库均需按一定的规定进行编号，划分区域用于存放物资。3、露天堆放场地必须平整、不积水、无杂草，设置围护栏,有吨位足够的起重机械自由进出的道路，以满足设备材料装卸的要求。4、各类仓库均需配备足够