信息传递管理制度

信息传递管理制度一、总则：信息管理是部门的一项基本管理制度，是部门正确决策的前提和依据。为使部门的信息管理规范化、系统化，特制定本办法。二、信息的定义：1、信息是指在部门的整个生产管理过程中，人们产生、运用和输入、输出信号的总称。2、部门信息的内容包括：2.1、部门的资料、文件和有关制度；2.2、部门的各类工作报告、计划、会议纪要、通知、重要工作安排及反馈等；2.3、外部与部门业务和管理有关的事件、管理案例、报道、文件等。3、网络信息的内容包括：与部门和管理有关的图片、文字和声音等各种传播信息的载体。三、管理原则和体制：1、部门按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理；2、部门级信息管理由部门总经理办公室统筹和协调，各职能部门、项目组（以下简称各部门）负责各职责范围内的信息管理工作；3、部门各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将相关信息在公司内部网上发布或传递给部门相应部门；4、部门各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息；5、部门职员应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。四、管理责任：1、各部门负责人是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作；2、总经理办公室信息管理员负责部门信息的反馈和收集，并对各部门信息传递进行监管工作；3、各部门设一名信息管理员（可以兼任），负责收集部门各项信息。五、信息处理程序：1、部门信息处理流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节；2、信息的收集：2.1、各部门信息管理员须于每周四下午3点00（因为每周四17:30前要公布在OA，可预留时间统计）分前将本部门本周的《信息汇报表》收集发送至总经理办公室信息管理员；各部门信息管理员每月25日下班前将本部门本月的《信息汇报表》交至总经理办公室信息管理员，由总经理办公室信息管理员汇总后发送至部门领导和各部门参阅；2.2、总经理办公室信息管理员负责部门各部门每周、每月信息报送的监督、执行情况；记录、整理部门各项重要工作，每月对部门全月的信息进行总结；2.3、各部门须及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送到总经理办公室信息管理员处或发送给部门相关领导或职能部门，其中重大、突发事件，事发后1小时内上报总经理办公室或有关领导，所采取措施应在1个工作日之内上报。部门信息管理员负责督促以上信息及时有效传递；2.4、所有以部门名义对外信息的发布均由总经理办公室信息管理员操作，各部门需对外发布信息的，须将相关文件交至总经理办公室信息管理员备案。总经理办公室信息管理员发布信息时若有链接文件，除链接HTML文件外，应同时在指定文件夹备份文档；2.5、各部门向其他部门或部门全体发送工作邮件须经本部门负责人签批，否则将视为无效信息。3、信息的存储：建立信息档案，总经理办公室和各部门信息管理员负责将部门和本部门的有关信息及时分类存档，部门和各部门各项制度、重要通知、重要事件处理报告等文件还须打印存档，信息管理员须能及时找到已存档的有关信息。4、信息的使用4.1、为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材；4.2、为贯彻部门各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递；4.3、为部门各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递；4.4、为部门协调工作服务，即信息平行的传递；4.5、为特定的咨询问题服务；4.6、为适应上级领导部门和有关部门需要服务；4.7、为公共关系目的服务。六、信息的反馈：1、建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率，改进信息管理作业；2、部门所有职员在接收到信息(内部及外部)之后，必须尽快给对方回复。七、部门内部网及互联网使用权限规定：1、总经理办公室信息管理员统一为职能部门职员设置登录部门计算机的使用权限及OA帐户。2、各部门及各位职员必须采用给定的帐号上部门内部网，并对帐号严格保密，不得泄露给外界（他人）使用。3、各部门对上网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应交接其在职时所有工作涉及的电子文档，立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。4、不得利用互联网及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。5、不得利用互联网泄露部门机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息。6、使用电子邮箱时，应遵守互联网国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件；不得向其他企业或机构的发送部门的知识产权、商业机密等保密信息。部门信息管理员须定期对各帐号使用情况进行监控、检查。八、关于信息安全：1、总经理办公室信息管理员负责对整个部门信息的管理，任何文字文件及电子文档未经请示不得擅自删除。2、部门职员在使用自带移动硬盘及U盘等存储设备后，应及时清理移动存储设备上的与部门相关的信息，不得将带有工作机密的U盘等借给他人使用。3、部门职员使用笔记本电脑时，在将笔记本电脑带离部门时，应做好笔记本电脑内的部门信息保密工作。4、部门所有职员都有保护部门信息安全的责任和义务，都应养成自觉保护部门信息安全的习惯。九、内部管理沟通渠道：1、开放式办公：部门要求所有经理人员都必须主动敞开自己的办公室大门，让职员能够走进他们的办公室提出问题和意见，同时也要求所有的经理人员经常走出办公室，关注下属的想法和情绪。部门提倡坦诚布公的交流，职员可以将自己的任何想法和疑问向经理提出，并不会应因此受到指责和批评。2、工作面谈（转正、调薪、岗位变动、工作评估、离职）：2.1、新职员即将转正时，职员的上司必须与职员进行转正面谈，了解职员加入部门后的工作体会，给予职员试用期的工作评价，并明确告知职员转正后的薪金级别；2.2、如果有调薪和岗位变动发生，职员的上司应该及时与职员面谈，解释部门的决定，倾听职员的意见；2.3、进行工作评估和职业发展承诺时，职员的上司须与职员进行评估面谈、职业发展面谈，就职员的工作表现和潜力进行评估和反馈，并对职员今后的工作和职业发展提出建议；2.4、如果职员即将离开部门，职员的上司须与职员进行离职面谈，聆听职员选择离开的原因，同时，职员还可以申请与任何一位信任的职员进行离职面谈。3、工作讨论和会议：部门的绩效管理体系要求管理者在制定目标的时候倾听团队的意见，共同分享愿景，这样的讨论和工作会议要求在日常管理中持续不断的进行。4、E-MAIL、OA、BBS：部门有畅顺的电子邮件系统，当面对面的交流不适合时，职员可以给任何人发送邮件，解决工作中的疑问和困惑。如职员有意见需要直接向执行总经理反映，可以在邮件系统中直接发送执行总经理。电子邮件应该简洁明了，并应只发给真正需要联系的人员。还可利用OA及OA系统中的BBS发表留言,但是发表的话题及留言一定要真实有效。5、职员申诉：职员申诉方式可采用面谈和书面两种形式，如选用书面方式，请职员务必在申述书上署名并附上联系方式，以便申述能够得到及时解决。如职员通过通道10.5反映情况，却得不到直接主管认同的话，可以继续向部门经理或更上一层反映。从解决问题的角度出发，鼓励职员尽量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如职员认为有必要通过渠道10.3时，同样也可以直接向执行总经理申诉。6、满意度调查：部门通过定期的不记名意见调查向职员征询对部门业务、管理等方面的意见，了解职员对工作环境的整体满意程度，职员可完全凭自己的真实想法反馈而无须任何顾虑。7、部门的信息发布渠道（部门网站、视频会议、业务简报、公告板等）：部门拥有内、外部网站，并有专人进行维护和更新，部门有各种各样的业务简报，在重要的办公通道还设置公告板等，让职员方便、快捷的了解业界动态、部门业务发展动态和重要事件、通知。8、职员意见箱：在部门本部设置职员意见箱，意见箱的钥匙直接放在执行总经理处或其授权人专管，方便职员任何时候都可以通过意见箱向部门反馈信息。9、执行总经理个人网站、博客：职员可在部门执行总经理的博客上发布信息，反馈意见或建议，执行总经理会定期给予回复。