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东莞市保物业服务有限公司东莞分公司分公司备用金管理规定文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年09月08日本版生效日期：2009年09月08日发放编号：（盖受控章处）文件编号：FI/POLY-DG-205总页数：4（含本页）编制：李双咏编制日期：2009年9月1日审核：李冰玉审核日期：2009年9月4日批准：张豪海批准日期：2009年9月8日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人公司内部文件未经批准不得复印第1页共4页生效日期：2009年09月08日制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-205制度标题分公司备用金管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第2页共4页生效日期：2009年09月08日1.0目的规范借款及付款的管理，确保资金的合理使用。2.0适用范围适用于分公司付款、备用金借款及临时借款。3.0职责3.1财务专员负责分公司备用金的使用、保管工作。3.2财务专员每月至少一次至各服务中心抽查现场现金管理情况。3.3分公司总经理或指定授权人负责每月不定期监督检查分公司财务专员现金的管理工作。4.0工作程序4.1备用金概念为保证日常临时零星支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金两种。4.1.1定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点（主要为各服务中心、分公司日常周转备用金）；4.1.2临时备用金（借款）是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；4.2定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续4.2.1借支：部门负责人填写《借款审批单》，后附呈文报告（出差申请表、宴请单等可做附件），合同借款可在借款单上注明合同有效期等简略内容按审批权限进行审批后总部出纳以网银支付。4.2.2归还：借款人归还借款或报销后，总部出纳开据收款收据，并加盖财务章，以示还款。4.3定额备用金借支管理4.3.1备用金借支对象、用途、金额限制定额使用备用金的对象用途额定金额分公司日常周转5000元特殊情况另行特批。分公司总经理控制总额，根据分公司服务中心不同情况，可适当调配。4.3.2定额备用金管理制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-205制度标题分公司备用金管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第3页共4页生效日期：2009年09月08日A、根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次；B、定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人（停车场收费员可向服务中心借支100元备用金周转）；C、定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；D、定额备用金借款时间最长不超过一年，财务管理中心每年12月20日清理一次，如需继续借用的，须重新办理申请审批手续。E、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。F、分公司总经理或指定授权人负责每月不定期监督检查分公司财务专员现金的管理工作。4．4临时借款管理规定4.4.1临时借款范围因公司业务需要暂支款，包括差旅费、紧急采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；4.4.2各部门内部临时借款流程A、先借款，后报销：a、经办人填写借款单，经服务中心负责人签字后，财务专员付款并及时登记记现金日记帐；b、经办人持票据冲帐。财务专员按公司《费用报销审批管理规定》走规定费用审批程序，将借条返还本人，并登记冲抵现金日记帐；c、财务专员凭报销单补足备用金。B、先垫支，后报销：a、经办人未借款而先办理业务，凭票据直接报销的，财务专员按《费用报销审批管理规定》走规定费用审批程序后方可支付款项；4.4.3各部门向总公司借款流程A、分公司备用金不足周转时，可按审批权限向总公司财务管理中心申请临时周转金，流程如4.2.1、4.2.2。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-205制度标题分公司备用金管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第4页共4页生效日期：2009年09月08日4.4.4备用金的补足。财务专员应督促备用金使用人及时报销，保证备用金的正常使用。备用金不足及时补足备用金。4.4.5备用金的检查。A、分公司总经理或指定授权人负责每月不定期监督检查分公司财务专员现金的管理工作。C、财务管理中心将采取不定期方式检查备用金的使用情况。如发现有违反规定的现象，则按违规金额给予当事人和部门负责人1至5倍罚款及扣除当季督导分。4.4.6备用金的保管：备用金应存放于保险柜，每日离岗前出纳或财务助理需核对现金日记账余额，做到账实相符；5.0相关文件和记录5.1记录表单\ERPOLY-FI-203-01库存现金盘点表.doc5.2FI/PLOY-401《费用报销审批管理规定》