企业公文写作

文件管理四川大学公共管理学院杨戎教授[e-mail]企业公文写作专题一企业公文基础知识现行公文规范与国家标准简介企业公文特点企业常用公文分类企业公文文种使用规范企业公文格式企业行文规则一、现行公文规范与国家标准简介1．党政机关公文处理工作条例（中办发【2012】14号2012年7月1日起实施,其他机关单位可参照执行）2．党政机关公文格式（GB/T9704-2012,2012年7月1日起实施,其他机关单位可参照执行）3.标点符号用法（GB/T15834－2011,2012年6月1日起实施）4．出版物上数字用法（GB/T15835-2011,2012年11月1日起实施））5.其他案例:中央企业公文报送办法四川省行政规范性文件二、企业公文特点公文有狭义和广义之分。广义的公文，在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。——涵盖了全部通用公文和专用公文。狭义的公文，特指15种党政机关公文处理工作条例中规定的主要公文。企业公文是企业运营的最有效的载体，是其执行行为的书面化，是传递企业信息以及规范并记录其行为的唯一依据。任何企业的决策和执行行动都离不开公文，公文管理的效率在很大程度上决定了企业运营的效率。企业公文管理，与会务、提案、会展活动和总务后勤福利等管理一样，是企业事务管理种最常见、最重要的部分，与企业运营的执行流程和战略决策流程紧密相连。文件（广义）公务文书（广义公文、公务文件）通用公务文书文书私人文书专用公务文件机关主要公文（狭义文件）规范性文件会议文件计划总结信息文件其他事务性礼仪性文件(一)具有法定作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发正式公文。1.正式行文包括三种形式：①企业名义——对外行具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）“××集团公司文件”发往政府相关部门的文件向系统内上级单位的行文影响重大、涉及全面工作的文件②企业所属的组织单位名义——××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位的名义行文③法定代表人名义——以公司董事长、总经理的名义签署行文(1)正式行文——非正式行文××公司关于开展……活动的通知××公司人力资源部关于布置××工作的通知（2）对内行文——对外行文××集团公司WTO规则学习培训计划××集团公司关于印发WTO规则学习培训计划的通知2.作者的多元化产生不同主要行文形式（3）直接行文——间接行文××关于拨款修建××中心的请示××集团公司转发四川省建设银行关于××××的意见的通知（4）单独行文——联合行文××公司关于表彰现场工程师×××的通报锦城区城市规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告（5）职权行文与授权行文授权其办公厅（室）行文。授权其部门行文——多为答复下级机关的请示。【例】XX公司“经XX同意(批准)”谁授权、谁签发。二、三级单位公司某部门XX卫生部关于XX问题的请示XX关于XX问题的复函在国外商务文件写作中，认为行文前”决定行文的正式性程度”问题很重要。因为社会一直在淘汰繁文缛节,人们之间的往来变得越来越非正式化,为文件选择一个最适合的正式性程度,决定着文件的语气、帮助树立作者的形象，并且可能密切你和阅文者的关系。同时也可以起到节约行文成本的作用。明确正式程度以后,就可从三方面作出正确决定文件形式、称谓、语气以“形式”为例最正式的企业文件（媒介）形式——•带文头的标准文件（信笺）•建议书（策划书、预案、方案）•法律文件（规章制度）•宣传小册子•行文正式的电子邮件的附件最不正式的企业文件（媒介）形式——•电子邮件•广告传单•时事通讯•手写便笺•旁注（承办人的批注/领导的原件批回）•可粘贴便条(二)具有法定的权威和效用1.公文的现实执行效用、现行效用、时效2.空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：一是制发者超出职权范围行文:工商局行公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文二是公文内容超出职权范围:下级越权制定实施细则3.时间效力范围（1）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【案例】“文到之日起执行”;“自发布之日起执行”。定时生效（一般规范性文件）【案例】行政法规按规定一个月以后生效。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4.公文的溯及力公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。(三)具备特定体式体式文体：文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式公文语体•语体是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内进行交际时由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。•可以分为说话语体和书面语体两大类。•书面语体又分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。•公文语体是事务语体的分体之一。以使用为目的，决定其语体风格是：平实（明确表意）、简明（加快交流速度）、庄重（权威性、保证办文效力）。•公文语体更重程式、更求明晰、更少文饰。公文体现程式性•惯用格式：法定或约定俗成的格式，正文的写作模版）•写作层次：指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。•转述来文的方式：批转、转发、印发•语言表达习惯•工作报告（总结）案例/其他公文案例(四)经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：会签公布签发或法定会议(机构)批准通过等收文发文登记初审、退文签收分发、加工拟办批办承办注办答复起草会商审核签发复核登记用印签署印制核发传阅对内催办查办、对外催办信息反馈办毕文件处置归档清退暂存销毁【重点】（1）企业内设机构不得对外正式行文。（2）企业综合职能部门（行政办公室、总经理办公室、董事会办公室）的授权行文和职权行文:□授权行文依据“经……同意（批准）”□授权手续：谁授权，谁签发或由受权机关主要负责人签发。（3）签署和签发的区别三、企业常用公文分类——从不同角度了解公文写作与处理（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。1．正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。（1）《条例》规定的正式公文文种15种，如通知、请示、报告等；（2）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、公告、议案等。2．内部通用公文企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等（4）ISO9000国际质量管理体系产生的四个层次的文件(质量手册、程序文件、工作指导书、质量记录）（5）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。3．专用公文企业在专门业务工作范围内使用的公文，具有专门性和限制性。财务文件（发票、帐簿、报表）保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）等…外事文件（外事函件、外事专用批文）纪检监察文件（二）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。上行文——下级组织向上级组织报送的公文。某公司向上级领导机关报送的公文；该公司下属的单位向公司报送的公文；公司下属单位按要求向地方政府等报送的公文。平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文——上级组织向下级组织下发的公文。某公司向所属的下级单位行文；公司各部门下发的公文；公司所属的各单位、公司各部门向本单位、本部门下发的公文。社会组织之间工作关系的划分：同一系统的机关同级机关下级机关业务指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.非同一系统的机关此机关彼机关不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系1、2是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。除此之外，社会组织之间（政府及其部门与企业）有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系\行业管理关系等行文。•（三）按涉密程度GB/T7156-2003《文献保密等级代码与标识》分为五种•国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级内容涉及最重要的国家秘密的公文。机密级内容涉及重要国家秘密的公文。秘密级内容涉及一般国家秘密的公文。限制级内容不涉及国家秘密,但在一定时间内限制其交流和使用范围的公文.公开级可在国外公布、发行和交换的公文。案例国家秘密与商业秘密、工作秘密的区别——立法意图不同——法律特征不同——权利主体不同——确定程序不同——标志不同——一旦泄露危害的对象不同——一旦泄露所承担的法律责任不同什么是商业秘密？•刑法第二百一十九条本条所称商业秘密，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。•《浙江省技术秘密保护办法》2005年9月30日本办法所称的技术秘密，是指能为权利人带来利益、权利人已采取严格的保密措施、不为公众所知悉的技术信息，包括设计、程序、配方、工艺、方法、诀窍及其他形式的技术信息,属于商业秘密。（四）按办理时限分为特急件、加急件、平件。中国科学院《公文处理》标准规定：限时件在规定时限内审批，特急件当日完成审批，加急件3个工作日内完成审批，一般件5个工作日内完成审批。（五）按来源分类分为收文、发文（内部、对外）。（六）按处理方式分类分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）•阅件：需要阅件人阅知的公文。•办件：需要阅件人审批的公文。（七）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。规范性文件的效力等级基本法律一般法律行政法规规章国务院部门规章地方政府规章地方性法规行政措施其他规章制度宪法民族自治条例、单行条例【重点】制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。“条例”只能用于法规(党内的条例例外)“办法”和“规定”既可用于法规，又可用于规章。一般公文和规范性文件的区别（名称、制发程序、效力等）其他社会组织所制定的规章制度。为满足社会管理和内部管理的双重需要，在其自身范围内制定发布的规范类公文。如《××公司秘密文件、资料和其他物品的保密规定》、《××公司员工年度考核办法》等。案例1某公司安全管理办法/目前规范性文件的制定和发布存在不少问题一是制定的法律依据不足。二是越权设定应当通过立法加以规范的内容。三是文件技术上有重要疏漏。四是未及时清理。五是发布渠道不统一，无法查询。（八）从物质载体的角度分类分为四种1.纸质文书——2.感光介质文件——3.磁介质文件——4.电子文件—---(九)按公文稿本分类分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、暂行本）（草案）（不同文字文本）（复制件）草稿定稿正本副本副本（复本）公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）4.副本——正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）四、企业公文文种使用规范（一）公文文种选用规则1.什么是文种每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文种。2.正确标明文种