在Word中批量套用Excel数据(实例详解版)

在Word中批量套用Excel数据（实例详解版）——使用Word邮件合并功能批量套用Excel数据制作和打印通知单2012-6-6江西省乐安县第一中学黄绍荣用Word中的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。可以这么说，只有想不到，没有做不到。一、邮件合并的应用领域：1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。3、批量打印请柬：同上2。4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。9、批量打印通知单、录取通知书等：在电子表格中设置姓名和通知单（书）中所要用到的相关信息字段，在WORD中写好通知内容并设置打印格式，可以打印众多证书。二、邮件合并时先准备好两个文件：一个是Word文档，这个Word文档中应包含所需批量打印的单子中的所有共同内容（即不变的那部分内容）。另一个是Excel文档，这个Excel文档中应包含所需批量打印的每份单子中的个人信息项目和数据（即可变的那部分内容）。特别说明：如果你的Excel工作表中有其他的复杂表头、复杂标题行（比如某些列在标题行出现双行合并），那么请先把表头简化，只留首行为标题，否则在链接到Word中时会遇到很多麻烦。现在，我要批量打印每个教师的环孕检通知书（图例如下）：以下这种复杂的Excel表格是不行的:在实际工作中我把它简化为下面的表格：大家只需注意表头标题部分的变化。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一个单子的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！并且在同一页面上打两个、三个或理多均可。三、邮件合并的具体操作：我认为，想做这件事情的人必定对Word、Excel有一定的基础，因此下面的实例：批量打印每个教师的环孕检通知书，仅仅为熟悉Word、Excel操作的人而撰写。1、准备Excel数据库，制作好Word模板:我的Excel数据结构如图：我的Word模板如图:下图左是用表格做出来的，把表格线设为无色即得右图。通知二字后的空白处准备填写可变内容（即姓名）。特别注意：制作Word模板时虽然也可以通过空格来预留可变内容的页面空间，但是强烈建议用插入表格的方式来给每项（可变的和不可变的）内容精确定位。原因不用多解释了，当你不用表格能解决问题那就不用表格吧，但当你不用表格时不文件准确定位页面内容时，亲，请记得用表格哦。接下来，将教你如何应用Word邮件合并的功能将Excel中的数据填充到Word文档中的相应空格处，最后完成输出。2.邮件合并现在进行数据填充了，这个步骤在Word中被称作“邮件合并”，主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进行链接。第一步：打开“邮件合并分步向导”开始本实例的核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。Word2003中的菜单操作流程图例Word2010中的菜单操作流程图例第二步：图中右边的“邮件合并”对话框中点击“下一步：正启动文档”，弹出一个对话框，再点选使用当前文档\下一步：选取收件人，再弹出一个对话框，点选使用现有列表\浏览，然后按基本步骤找到你的Excel文件。如果你的Excel文档中有其他工作薄，那么上图中可能会有很多行（每一个工作表在上框中对应三行），点所需要的那个工作薄所对应的第一行的那个就行了，如右图。第三步：在上一步最后点“确定”后会出现这样的窗口。从中点“下一步：撰写信函”，在下一弹窗中点“其他项目，接着又会弹出一窗口，在其中点选你将要插入到Word文档中的内容在Excel文档中所对应的字段名称，本例中选“姓名”，选好后点下方的插入按钮（如果需要插入多个字段，再点字段名+插入），完成后关闭窗口。例如，我插入“姓名”、“性别”后，在Word页面中结果显示如下：插入字段并关闭插入字段的那个窗口后，又回到前一窗口。在其中点“下一步：预览信函”，那么，一个具体的记录就显示出来了：此时上述窗口变成了（从中点：上一步：撰写邮件可回到前上窗口以便继续插入（或更改）其他项目（字段）。在右边的这个窗口中，还有其他的一功能操作，作为学习，你都点一下试试看，所谓实践出真知！可这么说，邮件合并操作至此基本完成，然后进行打印或把所有的记录生成到一个新的Word文档中去。但是，在这之前，你很可能还需要实现在同一张纸上打印两个、三个或更多的记录。可是，现在你的Word页面中只有一个记录，要实现一个页面中打印多外记录，请继续……（★本人在这个环节，摸索了N久，最终方掌握要领，特此奉献如下：……）第四步：如何实现一个页面打印多个记录。以下以一个页面打印两个记录为例，其他同理可实现。先将上一记录完整地复制（含所有可变和不可变的页面内容）一份，得两块完全一样的页面区域了，页面效果你自己调整好——保证两区域之间至少留有一个空行或空格，再将光标定位在两块区域间的空行或空格处：打开“邮件合并工具栏”，在其中点“下一记录”。Word2003中的菜单操作流程图例Word2010中的菜单操作流程图例在上面的菜单中点“下一记录”的作用是将数据指针依次往下跳，第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到打换页时，数据指针会自动下移一个记录（理解这个很重要）。此时，在非“预览信函”模式下的效果图为：在“预览信函”模式下的效果图为：为你让你更好地理解插入“下一记录”的作用，下面我在两个记录之间连续插入两个“下一记录”，请看效果图。在Excel中“邹美花”后一记录是“陈四萍”，再后一记录便是“邓子萍”★特别说明：这里每插入“下一记录”的作用是让数据指针在上一记录的基础上往下移一个记录，而此之前的不会有任何影响，而“邮件合并”窗口中“收件人”左右两边的双前头按钮，是让页面上所有记录同时上移或下移（点一次移动一个记录）。亲，请注意区别！！！学到这里，我敢肯定你一定很高兴，非常高兴！是的，在一张纸上，你想显示几个记录都行，面排版随你的便。当然，这个时候，你还只得到第一张纸上的那些记录啊。可是，本次学习的最重要之处恰是就只用做好这一页，再点几下按钮你将会得到页面效果完全一样而记录数据却前后连续的N页了。先镇静下，继续学习，很快就能如愿。Word2010中的菜单操作流程图例如果在上述流程中，最后选择“编辑个人文档”（Word2003中为“编辑个人信函”）那么弹出的窗口是“合并到新文档”，在这里你可以设置从第几记录打印到第几个记录，然后点确定，会把你所需打印的所有记录输出到一个新的Word文档中，新生成的Word文档中会有很多页，并且每一页的页面效果与你如上所制作的那一页Word模板完全一样，但每一页的记录却是连续的，直到你所设置的最后一个记录。当然，如果在上述流程中，最后选择“打印文档”（Word2003中为“打印”），那么弹出的窗口是“合并到打印机”，接下来的同样可以设置需打印记录的起点和终点，确定后直接传到打印机进行打印。如果你当前电脑没有连接打印机的话，那么，请按上述操作将所有记录生成到一个新的Word文档中去，然后你只需把那个新生成的Word文档复制到别处去打印了。如果你的邮件合并任务不需要打印照片的话，至此已经大功成了！Word2003中的菜单操作流程图例Word2010中的菜单操作流程图例3.在记录中插入照片：方法1：将光标定位于需要插入照片的单元格内，然后按右图菜单操作其中插入合并域下的“照片”选项是你Excel文档中存放照片地址（照片地址须含路径和扩展名）的那一列的字段名称。之后在不同模式下有不同的页面显示，分别解释如下：（1）在非结果预览模式下：（2）在非结果预览模式下：（3）在“Alt+F9”模式下：说明：上述三种模式之间可以通过把鼠标定位在域内并点右键通过菜单里的“切换域代码”实现相互切换。现在，我们在“Alt+F9”模式下：通过右击域所得菜单“编辑域”得如下弹窗：点选IncludePicture项,这里随便写上些什么（反正下一步要对它进行修改）此不选时得此不勾选时得经过反复试验，勾不勾选此项均可，现以不勾选为例即得接下来，用鼠标选中引号里的11,然后按下图示操作：其中插入合并域下的“照片”选项是你Excel文档中存放照片地址（照片地址须含路径和扩展名）的那一列的字段名称。完成以上操作后，你的页面显示效果为：再次“Alt+F9”可能变成：将鼠标指针定们在中的“照片”处，点右键通过菜单里的“切换域代码”可以看到如下代码（如果看不到，请灵活使用“Alt+F9”和右键菜单里的“切换域代码”进行切换）。再次将鼠标指针定们在中的“INCLUDEPICTURE”处,即可看到对应图片了，如果还是看不到，那就通过右键菜单进行“更新域”，一定能看到照片了。再次强调：如果看不到如上代码，请灵活使用“Alt+F9”和右键菜单里的“切换域代码”进行切换。好了，照片也已经看到了，一切都好了，累死我了，该下课了！倘若还有什么问题，请自行实践理解，总能成功解决的。2012年6月21日星期四