003 技术研发中心采购管理办法

湖北中烟工业有限责任公司综合管理体系文件QHSE/HBZY.CG.JSZ.003-2009技术研发中心采购管理办法（版本号：A0）2009-01-01发布2009-01-01实施技术研发中心发布编制与发放：本文件由技术研发中心提出并归口管理。本文件发放范围：技术研发中心。编制张恒审核杨文义批准李丹日期2008-12-22日期2008-12-26日期2008-12-30更改状态序号更改条款更改前的内容更改后的内容更改人更改日期批准人批准日期QHSE/HBZY.CG.JSZ.003-2009技术研发中心采购管理办法1目的规范技术研发中心采购业务行为，明确采购工作职责、程序和方法，提高工作效率和监督力度，保障规范高效地提供技术研发中心业务所需各项物资。2范围适用于技术研发中心范围内各类科研仪器设备、化学药品、实验用原辅材料、实验耗材、日常办公用品等的采购管理。3规范性引用文件3.1《中华人民共和国招标投标法》3.2《湖北省招标投标管理办法》4定义、符号、缩略语无5职责5.1技术研发中心采购领导小组负责技术研发中心采购工作的领导和决策。采购领导小组日常办事机构设在技术研发中心办公室。5.2各部门负责按照本文件规定实施采购工作并负责本部门各项物资的使用与管理。5.3技术研发中心廉政监督小组负责监督采购活动。6管理内容与方法6.1采购申请及审批6.1.1需进行采购时，由使用部门向采购领导小组办公室提出申请报告（见8.1）。6.1.2采购审核实行分类管理。科研仪器设备由技术研发中心技术委员会审核；日常办公用品项目由技术研发中心办公室审核；其他项目由各部门负责人审核。6.1.3采购审批实行分级审批。10万元以下采购项目由各部门负责人负责审批；10万元及以上采购项目由采购领导小组负责审批。符合公司招标管理办公室审批的，报招标管理办公室审批。6.1.4各部门不得将项目化整为零审批。6.2采购方式6.2.1技术研发中心进行采购时可采取招标采购、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购四种方式。6.2.2招标采购招标采购指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择供应商。招标分公开招标和邀请招标两种方式。招标采购按照《湖北中烟工业有限责任公司招标工作管理制度》执行。6.2.3竞争性谈判6.2.3.1竞争性谈判指通过与至少三家资质合格供应商进行“一对一”谈判，确认供应商。6.2.3.2竞争性谈判的形式a）比质比价采购：通过比较供应商所提供的产品或服务的质量及价格进行竞争性排序后选择供应商。b）资质认证采购：对供应方信誉、产品及服务质量、质量管理水平、产品价格、持续配套供货和发展能力等综合素质进行取证和评价，通过合同形式确定供需双方关系的采购。6.2.3.3竞争性谈判采购方式的适用条件a）招标后没有供应商投标，或者没有合格投标人，或者重新招标仍未能进行有效招标的；b）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；c）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；d）不能事先计算出价格总额的。6.2.4单一来源采购6.2.4.1单一来源采购指直接与唯一供应商进行商务谈判采购。6.2.4.2单一来源采购方式的适用条件a）只能从唯一供应商处采购的；b）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；c）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；d）年度内已通过招标、竞争性谈判或询价采购程序确定了一次性供货的供应商、数量和价格，但年度内出现了两次或以上重复采购需求时，仍选择原供应商对价格进行新的谈判。6.2.4.3除车间领用实验原辅材料外，零星采购生产用原辅材料参照“保证与生产采购一致性、与原有采购项目一致性原则”从原厂家采购；紧急零星实验药品及耗材、特殊实验药品及耗材参照“服务配套一致性原则”，从优质供应商处采购。6.2.5询价采购6.2.5.1询价采购指通过向至少三家资质合格供应商询价，选择报价最低的供应商进行商务谈判采购。6.2.5.2询价采购方式的适用条件：采购物品规格、标准统一，市场上现货货源充足且价格变化幅度小。6.2.5.3常用药品、实验耗材采用询价采购方式，从优价供应商处采购。6.3采购实施6.3.1除日常办公用品由办公室直接实施，其他项目由各部门实施。6.3.2竞争性谈判采购方式的实施程序6.3.2.1成立谈判小组。由采购部门、技术研发中心财务科、技术研发中心廉政监督小组等部门代表组成，3人以上单数。其中，使用部门代表不超过成员总数的1/3，技术人员不少于1/3。6.3.2.2谈判小组负责联系供应商,审核供应商资质,并根据审核结果确定不少于三家的供应商参加谈判并向其发出谈判要求。6.3.2.3谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。6.3.2.4谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，从中选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商，形成采购意见，确定成交供应商。谈判小组应对于谈判过程、谈判结果形成会议纪要。6.3.2.5采购部门向采购领导小组提交推荐意见，经采购领导小组批准后，将结果通知所有谈判供应商。6.3.3单一来源采购方式的实施程序采购部门应当会同使用部门、财务科和廉政监督领导小组，在保证采购货物和服务质量前提下，与供应商商定合理价格并形成采购意见报采购领导小组，经批准后方可实施采购，否则将根据廉政监督领导小组和采购领导小组意见与供应商重新协商或取消采购。6.3.4询价采购方式的实施程序6.3.4.1参照竞争性谈判采购谈判小组成立询价小组。6.3.4.2询价小组负责联系供应商,审核供应商资质,并根据审核结果确定不少于三家的供应商向其询价。6.3.4.3询价小组选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商，形成采购意见，确定成交供应商。6.3.5采购部门根据采购实施情况，对形成或变更意见及决定的过程都应有书面记录（见8.2），记录形式包括会议纪要、谈判纪要、情况说明及报告等。6.4合同管理设备仪器采购必须签订采购合同。1万元以上、5万元以下经济合同报技术研发中心负责人审核；5万元及以上的经济合同报公司律师及审计部审核。合同变更按合同签订审核权限报相关部门审核。6.5物品验收采购物品到货，由使用部门组织验收，并形成验收报告单（见8.3及8.4）。对于采购总金额5万元以下的材料及耗材类采购，且采购物品规格、标准统一，易于验收的也可直接在送货单上签字验收。属固定资产类别的项目,应办理固定资产转固手续。6.6资料管理采购完成、尾款支付完毕，采购部门应将全部采购资料交技术研发中心资料室存档。采购资料包含：申请报告、采购过程记录、供应商资质证明、供应商提供的货品资料、合同及审计资料、验收报告单、付款资料及其他采购活动记载资料。6.7监督管理6.7.1任何人及部门不得将采购项目化整为零，或以其他方式规避招标。6.7.2技术研发中心廉政监督小组必须参与谈判及付款等主要采购环节。6.7.3技术研发中心廉政监督小组不定期对各部门采购项目进行检查审核。6.7.4技术研发中心办公室定期向技术研发中心民主管理委员会通报期内物资采购活动情况。7相关文件7.1《湖北中烟工业有限责任公司招标工作管理制度》7.2《湖北中烟工业有限责任公司内部审计制度》8记录8.1JSZ-007申请报告（无固定格式）8.2JSZ-008采购过程记录（无固定格式）8.3JSZ-009技术研发中心仪器设备验收报告单8.4JSZ-010技术研发中心材料采购验收报告单9流程图采购流程记录科技管理部办公室/采购部门中心领导使用部门申请计划对外招标/竞争性谈判/单一来源采购/询价报告、会议纪要、价格资料结束审批OkNo草拟合同交货验收验收单（设备类转固）使用与管理转固单资料存档合同合同审计10附件无