课件办公自动化软件应用

第三章办公自动化软件应用办公自动化（OA，OfficeAutomation）于20世纪70年代兴起，它将现代化办公和计算机网络功能结合起来，成为一种新型的办公方式，它是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。办公自动化系统的构成应包括三个部分：办公自动化设备、办公自动化软件和办公人员。美国微软公司开发的MicrosoftOfficeXP是办公人员最常用的通用软件第三章办公自动化软件应用3.1文字处理软件WordXP3.2电子表格ExcelXP3.3电子演示文稿软件PowerPointXP3.1文字处理软件WordXP了解办公自动化的原理；理解电子表格、文字处理和多媒体演示软件的基本功能；掌握OfficeXP办公类软件基本操作方法：启动与退出、工作窗口的基本组成与操作、文件的建立、打开与保存、文本编辑区通用编辑方法。了解WordXP的各种视图的意义与应用；掌握WordXP文档的编辑、查找和替换，文档格式的设置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的使用；掌握WordXP表格的创建与编辑，插入图片、文本框、艺术字和绘图及图文混排的方法。3.1文字处理软件WordXP学习目标3.1文字处理软件WordXP3.1.1认识工作窗口3.1.2创建和编辑文档3.1.3设置文档格式3.1.4表格制作3.1.5图文混排3.1.1认识工作窗口WordXP的启动工作窗口组成窗口的主要元素包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条、文本区、状态栏和任务窗格等部分。其中位于窗口最右端的“任务窗格”是WordXP中新颖的工具，它可以进行文档的创建与打开、信息检索、样式与格式的设置等操作。退出3.1文字处理软件WordXP3.1.1认识工作窗口3.1文字处理软件WordXP任务窗格标题栏菜单栏格式工具栏常用工具栏状态栏标尺绘图工具栏视图方式按钮垂直滚动条水平滚动条3.1.2创建和编辑文档创建、打开、保存与关闭文档创建新文档打开已经建立的文档选择当前文档保存文档关闭文档3.1文字处理软件WordXP3.1.2创建和编辑文档输入文本汉字输入符号和特殊字符的输入切换插入与改写状态删除字符操作段落的拆分与合并3.1文字处理软件WordXP3.1.2创建和编辑文档编辑文本选择文本文档区中使用鼠标选择栏中使用鼠标选择矩形文本块删除文本移动与复制文本使用鼠标拖放使用剪贴板技术撤消与恢复撤消操作恢复操作查找与替换3.1文字处理软件WordXP3.1.3设置文档格式字符格式设置使用“格式”菜单使用格式工具栏使用“格式刷”3.1文字处理软件WordXP3.1.3设置文档格式段落格式设置段落标志使用“格式”菜单使用格式工具栏使用样式使用标尺为原有段落添加项目符号和编号3.1文字处理软件WordXP3.1.3设置文档格式页面格式设置节的设置分页页面设置插入页眉和页脚分栏3.1文字处理软件WordXP3.1.4表格制作创建表格利用菜单命令创建表格利用常用工具栏上的“插入表格”按钮创建表格使用“绘制表格”工具快速创建复杂的表格3.1文字处理软件WordXP3.1.4表格制作编辑表格选定表格单元格、行或列的插入与删除单元格的合并与拆分表格属性的修改表格的合并与拆分表格的格式化表格的对齐方式边框和底纹自动套用格式3.1文字处理软件WordXP3.1.5图文混排在文档中插入图片插入剪辑管理器中的剪贴画插入图片文件编辑图片调整图片的大小调整图片的位置设置图片版式3.1文字处理软件WordXP3.1.5图文混排在文档中绘图绘图工具栏创建图形在图形中添加文字图形的颜色、线条和三维效果图形的叠放次序图形的组合图形的微移3.1文字处理软件WordXP3.1.5图文混排插入文本框插入文本框文本框的编辑插入艺术字插入艺术字编辑艺术字3.1文字处理软件WordXP3.2电子表格ExcelXP理解ExcelXP工作簿、工作表、单元格、单元格区域、名称的概念与意义；掌握电子表格的建立、编辑及格式化操作，公式、函数（包括SUM、AVERAGE、MAX、COUNT等常用函数）的使用与操作，名称的使用，相对引用、绝对引用和混合引用的使用方法；理解电子表格的数据清单，掌握使用记录单向数据清单输入数据和编辑数据的方法，通过数据清单对数据进行排序、筛选（包括自动筛选、自定义筛选、高级筛选等）及分类汇总的操作；理解ExcelXP数据透视表的意义；掌握使用数据透视表对多字段进行分类汇总的操作方法；理解图表的使用原理、掌握图表的创建与编辑的操作方法。3.2电子表格ExcelXP学习目标3.2电子表格ExcelXP3.2.1ExcelXP工作窗口介绍3.2.2工作表和单元格3.2.3输入数据和编辑电子表格3.2.4格式化工作表3.2.5计算数据3.2.6管理和分析数据3.2.7使用图表分析数据3.2.1ExcelXP工作窗口介绍启动ExcelXP与启动WordXP方法一样，启动ExcelXP后，系统进入主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表编辑区域、状态栏、任务窗格等组成。其中编辑栏和工作表编辑区是ExcelXP特有的。编辑栏：是用来显示和编辑当前活动单元格中的数据和公式。工作表编辑区：是用来记录数据和文本信息的区域。表格区的上端横排的是单元格的列号，编号：A～Z、AA～AZ、AB～BZ、…IV，共256列；左方是行号，编号：1～65536。任务窗格3.2电子表格ExcelXP3.2.1ExcelXP工作窗口介绍3.2电子表格ExcelXP3.2.2工作表和单元格工作簿在Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件（扩展名为xls）。工作表工作表是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。每个工作簿可以包含多张工作表，默认为3张，每张工作表有256列×65536行。工作表的主要操作有：工作表的添加、删除、更名、复制和移动等，可以通过工作表标签的快捷菜单实现。单元格每一张工作表都是由“256×65536”个单元格构成，每个单元格可以存储不同类型的数据，除了通常的文字、日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5”3.2电子表格ExcelXP3.2.3输入数据和编辑电子表格输入数据在工作表中输入数据之前必须先选择单元格，然后再输入数据。输入的数据同时出现在当前活动单元格和编辑栏中，当输入完毕时应按回车键结束输入。输入数值：作为数字使用的字符包括：0~9、+、-、（）、/、$、%。输入文本：文本包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号，是作为字符串处理的数据。输入日期和时间：Excel将日期和时间视为数字处理，输入日期可使用“-”号或“/”分割，输入时间使用半角冒号“:”或汉字分割。3.2电子表格ExcelXP3.2.3输入数据和编辑电子表格自动填充为了使用户能够快速地实现数据的输入，Excel为用户提供了自动填充的功能。如果输入的数据是一组有规律的数据序列，用户可以通过拖动“填充柄”（选中单元格右下角的■），快速地进行填充。数值型数据的填充文本型数据的填充日期型数据的填充若填充数据比较复杂，例如：等比数列、等差数列、按日（月、年或工作日）变化的日期时可以通过执行菜单栏中的“编辑”→“填充”→“序列”命令进行序列填充。3.2电子表格ExcelXP3.2.3输入数据和编辑电子表格编辑电子表格工作表中区域的选择选定单个单元格选定多个单元格选定行或列选定整个工作表单元格数据的编辑和清除编辑单元格数据清除单元格数据单元格数据的移动和复制使用鼠标拖放使用剪贴板技术3.2电子表格ExcelXP3.2.3输入数据和编辑电子表格编辑电子表格插入和删除单元格、行或列插入单元格、行或列删除单元格、行或列给单元格添加批注为包含特殊数据的单元格添加批注，是十分有用的注释方式。首先选中要添加批注的单元格，点击右键，在快捷菜单中选择“插入批注”命令，或执行菜单栏中的“视图”→“批注”命令，在所打开的“审阅”工具栏中，单击“新批注”按钮，出现一个输入批注的框，在批注框中输入批注信息即可。3.2电子表格ExcelXP3.2.4格式化工作表设置单元格格式设置单元格格式包括数字格式、对齐方式、字体设置、边框设置、图案等。设置标题为合并居中设置单元格格式数字格式字体格式对齐格式边框颜色和图案3.2电子表格ExcelXP3.2.4格式化工作表调整行高和列宽当单元格中的数据内容超过列宽时，可以调整行高和列宽以便于数据的完整显示。利用菜单命令利用鼠标拖动自动套用表格格式自动套用格式的操作方法是：先选取要格式化的区域，然后执行“格式”→“自动套用格式”菜单命令，在弹出的“自动套用格式”对话框中，选择所需要的格式，单击“确定”按钮即可。使用格式刷Excel与Word一样也可使用格式刷进行格式复制。3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据输入公式公式是对单元格中数据进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值进行加、减、乘、除等简单运算，也可以使用公式对字符串进行比较、连接等运算，还可以通过公式进行统计、财务等复杂运算。公式的输入必须以等号（=）开头，其后为常量、函数、运算符、单元格引用和单元格区域等。公式一般都可以直接输入，操作方法是：先选定单元格，输入“=”号，然后再输入公式，最后按回车键或用鼠标单击编辑栏中的“√”按钮确认。修改公式的方法类似于单元格的数据编辑操作方法。3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据单元格的引用在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际数值，引用单元格数据后，公式的运算值将随着被引用单元格数据的变化而变化。引用运算符冒号（：）——指引用由两对角的单元格围起来的单元格区域。如“A2：B5”逗号（，）——指逗号前后单元格同时引用。如“A2，A4，”空格——指引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分。如“B3：C5C3：D5”3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据单元格的引用引用类型相对引用：是指当公式在复制时，公式中的引用单元格地址会随之改变。如在C1单元格中输入公式“=A1+B2”。绝对引用：是指被引用的单元格与引用的单元格的位置关系是绝对的，公式将不随位置的改变而变化。在ExcelXP中，是通过在行号和列号前面都添加“$”符号来实现的。如公式“=$A$1+$B$2”。混合引用：是一种介于相对引用和绝对引用之间的引用，如$A1或A$1。3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据单元格的引用单元格地址的引用引用跨工作表的单元格格式：=工作表名！单元格地址注：若是当前工作表，可省略“工作表名！”。例：“=Sheet1！A1+B2”引用跨工作簿的单元格格式：=[工作簿名]工作表！单元格地址注：若是当前工作簿，可省略“[工作簿名]”。例：“=[Book1]Sheet1！A1+Sheet2！B2”3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据名称的使用使用单元格区域名称应该是先定义名称，后使用。定义单元格区域名称时应以字母或下划线开头，后跟字母、数字、下划线或句点，不能含有空格，长度不超过255。命名单元格区域常用的方法使用菜单命令命名使用“名称框”命名3.2电子表格ExcelXP3.2.5计算数据使用函数Excel函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参数接收数据，并返回结果。与直接用公式进行计算相比，使用函数进行计算的速度更快，更简洁。因此，应尽量使用函数。在Excel中函数有多种类型，主要有：财务函数、日期与时间函数