02文件受控管理办法

Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/5中国国电集团公司基建工程项目公司管理文件Q/GDX-××-302.02A—2005文件受控管理办法2005-××-××发布2005-××-××实施中国国电集团公司发布本文件的知识产权为中国国电集团公司所有，任何单位或个人未经许可不得复制和使用，违者将被追究法律责任！274Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/5目次前言....................................................................................................................................................................2761范围..............................................................................................................................................................2772规范性引用文件..........................................................................................................................................2773术语..............................................................................................................................................................2774职责..............................................................................................................................................................2775管理内容与要求..........................................................................................................................................2776检查与考核..................................................................................................................................................279附录A（规范性附录）受控文件发放登记表...............................................................................................280附录B（规范性附录）受控文件作废报告单...............................................................................................281275Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/5前言本标准的编制原则和要求符合企业标准体系的国家标准（GB/T15496—15498）、GB/T1.1《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》、DL/T800—2001《电力企业标准编制规则》、DL/T600—2001《电力行业标准编写基本规定》。本标准的起草部门：本标准的归口管理及解释部门：本标准起草人：本标准审核人：本标准批准人：276Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/5中国国电集团公司基建工程项目公司管理文件文件受控管理办法Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：1/51范围本办法规定了项目公司文件受控管理的职责、管理内容与要求、检查与考核。本办法适用于项目公司的文件受控管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T1.1—2000标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则GB/T15496—1995企业标准化规则指南3术语3.1本办法所指的“受控文件”包括：与项目公司基建、经营管理活动相关的法律法规目录清单、标准、制度、公文、技术规范、规程、指导性文件、技术图纸和认证材料等。3.2本标准所指的“体系”包括：质量管理体系、环境管理体系、职业安全健康管理体系等。4职责4.1受控文件的归口管理部门（综合管理部）4.1.1公司标准化办公室是公司受控文件的归口管理部门（挂靠在综合管理部），是文件组织公司管理性文件的制（修）订、会审，负责公司各类文件的编号、报批、发布、发放、备份、已作废文件的回收管理，定期检查各部门对各类文件的受控情况。指导公司各部门的文件受控管理工作，主动地为各部门解决文件受控方面的问题。有权对部门标准、制度执行情况和文件受控情况进行考核，并提出相应的整改意见。4.1.2负责与公司管理活动相关的外来文件的识别、分类、发放、记录和归档等工作。当新版受控文件批准发放后，旧版文件应同时收回。4.2相关部门4.2.1负责职能相关文件的制（修）订、会审、报批、发放、记录和归档等工作，负责与本部门管理相关的外来文件的识别、分类、发放、记录和归档等工作。监督本部门制（修）订的、或与本部门有关的各类受控文件的执行情况。按照本标准的规定对相关的文件及时进行受控管理。5管理内容与要求5.1受控文件范围5.1.1与项目公司基本建设、经营、管理活动相关法律法规目录清单、企业技术标准、企业管理标准、企业工作标准、技术图纸、规章制度等。5.1.2上级主管部门和项目公司下发的有关基建、经营管理、技术的规范性、指导性文件。对质量管理体系、环境管理体系、职业安全健康管理体系等在认证、运行控制和持续改进过程中产生的各类文件必须进行受控管理。277Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/525.1.3因项目公司内部管理需要修订的管理制度、技术规范和规定，部门可参照本标准的相关规定，根据部门的自身特点进行受控管理。5.2发放5.2.1发放范围5.2.1.1适用部门及岗位。5.2.1.2需要熟悉该文件的相关岗位。5.2.1.3归档（一式两份）。5.2.1.4备份。5.2.2发放要求受控文件在发放前要编写发放范围，并送企业标准化委员会分管领导批准。发放时要填写《受控文件发放登记表》，见附录A。5.3文件编号企业标准编号按《标准编写管理办法》的规定执行。5.4受控管理5.4.1分类管理5.4.1.1受控类：凡列入“受控范围”的所有文件最新版本均应盖“受控”章，对有内封页的受控类文件，盖在内封页中间空白处，对无内封面的文件应盖在首页左上角位置，以便于识别。当新版发布后，原版本由该文件发放部门同时收回，统一进行作废处理。5.4.1.2非受控类：提供给体系外部相关人员的文件属于“非受控”类。5.4.1.3参考类：部分需要继续保留并作为今后修订参考用的非最新版文件属于“参考”类，要盖“参考”章加以识别，“参考”章盖在“受控”章的右边。5.4.1.4作废类：（1）项目公司级文件的作废，应由对应的受控管理部门负责填写《受控文件作废报告单》（见附录B），送综合管理部鉴定批准后盖上“作废”章，注明作废日期，“作废”章盖在“受控”章的右边。（2）项目公司部门级文件的作废，由本部门负责填写《受控文件作废报告单》并鉴定、签名。5.4.2受控号5.4.2.1格式×××－受控顺序号用三位阿拉伯数字表示，从001开始受控代码，编号办法与记录表单的代号相同5.4.2.2文件受控号由综合管理部统一管理，并定期进行公告。5.4.3盖有“非受控”章的文件不得在相关的工作场所出现。5.4.4受控章、非受控章、参考章、作废章由综合管理部统一负责发放，各部门必须落实专人负责，并妥善保管。5.5审批5.5.1各类文件在发布前必须由审核、审定和批准人员进行充分性和适宜性检查。5.5.2文件由制定部门负责初审，相关部门会审，公司分管领导授权有关部门主任审核，公司分管领导278Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/53审定，项目公司总经理（或由总经理授权公司分管领导）批准。5.6记录5.6.1各部门的文件管理应建立专门的文件受控管理台账，对各类文件的编写（修订）、发放、作废处理情况要及时进行登记，并在发放（作废处理）后的一周内将有关记录送综合管理部备份。5.7销毁5.7.1只有盖过“作废”章的文件才可以销毁。5.7.2作废文件由综合管理部按照档案管理有关制度规定统一进行销毁。5.8信息发布5.8.1对受控、非受控、参考、作废类文件的受控（处理）情况，综合管理部定期进行发布。6检查与考核6.1根据项目公司基建、经营和管理的需要，定期对文件受控情况进行检查、指导。6.2本标准所列的各种职责，列入项目公司的有关考核标准，进行考核。279Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/54附录A（规范性附录）受控文件发放登记表文件名称：序号文件受控号所在部门发放日期领用人签名备注12345678280Q/GDX-××-302.02A—2005修改状态：0页码：/55附录B（规范性附录）受控文件作废报告单序号作废文件名称单位数量鉴定人签名备注12345678审批意见：签字：年月日作废文件销毁部门经办人签字：年月日281