07档案管理办法

路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-20041档案管理办法2004-06-27发布版本：12004-07-06实施修订：0目录1总则2机构与职责3档案归档要求4档案库房管理5库房档案和设备检查制度6收入、移出档案总登记7档案鉴定和处置8档案著录9档案借阅和复制制度10合并、撤销机构的档案管理11档案管理奖惩附录：1档案保管期限表2文件材料立卷归档办法3借用档案规定4项目文档管理办法路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-200421总则1.0.1为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务,特制定本办法。1.0.2本办法是依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，结合公司实际制定的。1.0.3本办法适用于公司及所属各单位的档案管理。1.0.4档案:是指国家机关、企事业单位及个人，在其工作、生产、经营建设和科学研究等活动中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.0.5档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于利用。各单位所形成的档案均应由各单位档案室实行统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。2机构与职责2.0.1公司综合类档案由负责行政工作的领导主管；科技档案由公司总工程师主管。2.0.2公司总经理事务部设档案室，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案工作。其主要职责是：1对全公司档案工作统一计划部署，进行检查督促和业务指导。2制定公司档案管理规章制度、工作标准并负责贯彻执行。3组织接收、收集、整理、保管、统计公司重要文书、科技和会计档案。4办理档案的借出和阅览手续，积极开展档案的利用工作，编制专题目录、索引、卡片和汇编档案资料。5参加公司有关生产技术会议和重点工程竣工验收会议、科研成果鉴定会议及公司本部重要设备开箱的资料验收工作。6会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。7积极开展档案的编研工作，推行档案现代化管理，学习、研究、采用新技术。2.0.3各项目经理部设专（兼）职档案资料员。其主要职责是：路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-200431负责工地的文件图纸资料的收发、登记、借阅和保密工作。2负责完整收集、整理和保管工地的文件、图纸档案资料。2.0.4档案管理员的入职要求:1档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策；2事业心强，钻研档案专业理论知识，熟悉交通行业和本单位主管的业务范围；3忠于职守，遵守纪律；身体健康，具有中专以上文化水平和一定专业知识。4负责党组织档案工作的人员必须是共产党员，符合机要人员条件。2.0.5档案管理员的职责:1认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。2指导文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷、归档工作，提高案卷质量。3做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。4保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。非经鉴定和批准不得擅自销毁档案。5做好档案利用服务工作，编制各种检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料。6开展档案业务指导工作，并采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作。7遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容。3档案归档要求3.0.1凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案室归档。3.0.2档案室接收的档案，应符合公司有关案卷质量的规定要求。3.0.3档案归档:1各单位每年的文书档案，应于第二年上半年向公司档案室归档；路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-200442财务会计档案于第三年3月底以前归档；3科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部鉴定验收后两个月内向档案室归档；3新购置的机械、仪器设备档案开箱验收后归档；4声像档案一般在年终向档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办部门负责归档。5交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。3.0.4各单位要保证档案收集渠道畅通。文书立卷归档审查过程中，查对各部室的收发文簿、文件收集齐全才归档；科技档案在工程交工验收、成果鉴定、新购设备开箱时，检查收集科技文件材料齐全、完整、准确、系统才归档。3.0.5国有企业单位的档案归国家所有。中外合作项目在协议、合同生效形成的档案，为中外双方共同所有。该协议、合同终止时，档案原件归中方所有，外方可以保存复制件。集体所有的和个人所有的档案中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可由档案室代为保管。3.0.6逐步实现档案管理现代化。一个全宗内的文书档案按年度、机构、问题排列。科技档案应按交通部颁布的《交通部科学技术档案分类、编号办法》进行分类、整理，按照规定编制科学技术档案总目录和分类目录。3.0.7案卷分别按永久、长期和短期三种保管方式进行系统排列。3.0.8案卷目录应编号排列、专柜保存。并随时填写案卷目录登记簿。4档案库房管理4.0.1应有专门的库房保管档案，绘制库房存放示意图，配置必要的设备，认真做好“防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物”等“七防”工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，注意调节和控制库房的温湿度，确保档案的安全。4.0.2档案库房（含胶片、磁带）的温湿度应控制在14℃～24℃，有设备的库房温度日变化幅度不得超过正2℃；相对湿度控制在45～60%，有设备的库房湿度日变化幅度不得超过正负5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃～15℃，相对湿度应控制在35～45%。4.0.3声像档案管理人员，应穿工作服、带洁净手套操作，防止汗渍、细菌等路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-20045有害物污染档案。5库存档案和设备检查制度5.0.1档案室应建立定期检查库存档案和设备制度，并做好检查记录。5.0.2对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制。5.0.3对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。6收入、移出档案总登记簿6.0.1档案室应该建立收入、移出档案总登记簿，及时把收入和移出档案分别进行登记。6.0.2按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报表，每年二月底报送中国路桥（集团）总公司。7档案鉴定和处置7.0.1档案室应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。7.0.2文书档案的鉴定工作应在主管领导或公司总经理事务部经理的领导下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。7.0.3科技档案的鉴定工作，要在总工程师的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。7.0.4鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经公司领导人批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。7.0.5销毁档案时，应指定两人监销，监销人应在档案销毁清册上签字，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。8档案著录8.0.1档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-200468.0.2积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并可视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案编研工作，编制必要的资料汇编，准确、及时、主动热情地提供档案，为公司各项工作、生产建设、经营管理和科研服务。8.0.3编制的资料汇编如需印发或出版,应经公司领导批准，并报主管部门备案。9档案借阅和复制制度9.0.1建立档案借阅和复制制度，设立档案阅览室。借阅和复制档案时，必须严格按照档案借阅和复制制度的有关条款办理（详见公司借用档案规定）。9.0.2声像档案实行两套制。以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完好无损。9.0.3凡借用档案解决重大问题，并产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。9.0.4档案从库房调出时，档案人员及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置，档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。9.0.5遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，严格执行保密制度，保守国家秘密、工作秘密和商业秘密，档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。10合并、撤销机构的档案管理10.0.1凡合并、撤销（包括临时工作机构）机构的全部档案根据国家有关规定，必须将本机构全部档案进行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理和移交：1撤销机构的档案，应向有关的档案室进行移交或由有关主管机构代管。2一个机构并入另一个机构或几个机构合并为一个新的机构，其档案材料应移交给合并后的机构代管或向有关的档案室移交。3机构撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机构路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-20047继续办理，并作为新的机构的档案加以保存。4一个机构改变领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。10.0.2国有企业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法应按国家档案局的有关规定办理。11档案管理奖惩11.0.1在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，公司应给予表彰和奖励。11.0.2有下列行为之一的，由公司档案工作目标管理考评领导小组责令限期改正，并对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1损毁、丢失属于国家所有的档案的；2擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；3涂改、伪造、抽取档案的；4擅自出卖或者转让档案的；5倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；6不按规定归档或者不按期移交档案的；7明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；8档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。11.0.3在利用档案室的档案中:1有11.0.2的前三项违法行为的，由单位档案工作目标管理考评领导小组给予警告，并根据档案的价值和数量责令赔偿损失。2对丢失档案,其赔偿标准如下：丢失永久保管期限档案的每卷赔款500元，丢失长期保管期限的档案每卷赔款400元，丢失短期保管期限的档案每卷赔款300元。丢失音像档案视情节、数量予以经济处罚。3工程项目承办人员（项目经理）违反11.0.2第6项,不按规定归档或者不按期移交档案的，由档案工作目标管理考评领导小组给予警告，并对项目经理罚款1000元，总工程师、质技部部长各罚款300元。4单位或者各人，有11.0.2第4、5项项违法行为的，由档案工作目标管路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-20048理考评领导小组给予警告，并处10000元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得。路桥华东综合管理手册—档案管理办法LQHD-ZH/B07-20049LQHD-ZH/B07-附录1档案保管期限表顺序号归档文件保管期限一、党群工作1、上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报等文件重要的一般的永久长期或短期2、上级党组织颁发的非本单位主管业务的文件短期3、级党组织召开的需要贯彻执行的会议文件重要的一般的长期短期4、上级组织对本单位、本单位对下级单位进行工作检查形成的主要文件材料重要的一般的永久或长期短期5、本单位召开的党、团、工会、代表大会、职工代表大会的批准文件、能知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料永久6、本单位召开的党、团、工会、代表大会、职工代表大会的小组会记录、会议参考资料等短期7、本单位党、团、工会委员会全体会议、党委会会议的记录、纪要和讨论的定稿文件永久8、本单位党委制发的文件方针、政策法规性的事务性的永久～长期短期9、党中央领导人视察本单位工作时指示、讲话、题词及声像等资料