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梅花集团费用管理制度1.总则1.1目的1.1.1降低管理成本，控制财务支出。1.1.2明确各层级人员的费用标准，严格费用管理程序。1.2范围本办法适用于梅花集团总部各部门,营销公司,生产基地各职能部门、分公司与员工。2.职责2.1集团总经理2.1.1对集团的管理费用预算进行审批；2.2集团行政中心2.2.1制定梅花集团费用管理制度,监督制度落实情况；2.2.2编制费用预决算，经总经理审核后，上报财务。2.2.3预算执行跟踪；对各部门的管理费用进行审核、登记；2.3基地办公室2.3.1落实执行梅花集团费用管理制度，并监督基地内各部门制度执行情况；2.3.2编制基地费用预决算，经基地领导审核后上报集团行政中心；2.3.3负责基地各部门费用的审核、登记。2.4各部门2.4.1落实执行梅花集团费用管理制度；2.4.2编制部门费用预决算，经部门领导审核后上报集团行政中心或基地办公室。3.管理原则3.1按需分配原则3.2节约开支原则3.3预算控制原则4.费用标准4.1办公用品及办公设备4.1.1配备标准具体办公用品及办公设备配备标准见附件14.2通讯费4.2.1标准：具体通讯费报销标准见附件2，营销人员通讯费单独核算，计入营业费用。4.3差旅费4.3.1交通工具报销标准级别飞机轮船火车（8小时以上）集团董事头等舱头等舱软卧公司G8-G9层级经济舱头等舱软卧公司G6-G7层级－二等舱硬卧公司G1-G5层级－三等舱硬卧注：若低层级人员与高层级人员一同出差，标准参照高层级。火车乘车时间8小时以内的须买坐票。机票按照归口由集团行政中心、基地办公室、营销公司行政人事组提前预定。4.3.2住宿费用报销标准级别住宿标准限额省会城市一般城市G8层级及以上四星级实报（上限不超过800）G4至G7层级三星级300250200G1至G3层级连锁酒店200150100注：同性别两人出差，住宿按单人标准。酒店按照归口由集团行政中心、基地办公室、营销公司行政人事组提前预订。4.3.3出差（外地）伙食补助报销标准外地工作餐：30元/餐/人当日往返的每餐：15元/餐/人4.3.4市内交通补助标准级别北京、上海、广州、深圳省会城市一般城市G8层级及以上实报实报实报G5至G7层级604030G1至G4层级公交车，特殊情况可乘坐出租车标准于G5一致注：市区内G5及以上可打车，每天有限额，并在报销时发票背面说明原因4.4招待费4.4.1内部招待在公司内部招待客人，按客人层级（陪同的公司领导级别）限定酒的规格级别档次市级以上政府部门、公司战略投资者、重要客户（国内和国际）、协会、银行高档酒县级以上政府部门、营销客户、采购客户中档酒公司内部人员、参观人员等上述不包括的人员低档酒注：招待用酒分类以食堂招待用酒分类为准4.4.2外部招待在外请客，注明宴请的客人及要求。4.5车辆费按照现行标准，具体见附件，如需调整，则变更附件车辆管理费用管理参照《车辆管理办法》4.6书报费每年11月份由集团行政中心进行统一制定次年标准；4.7印刷费印刷品种类及标准见附件44.8检测费用检测费用种类及标准见附件54.9协会费用4.9.1协会费用种类现有协会费用种类见附件6；4.10咨询费咨询费按照项目管理的方式，根据与咨询单位订立合同，须交纳咨询费时，由承办单位申报，经项目所属部门分管副总签批后办理。4.11招聘培训费见人力资源部相关办法4.12其他费用临时发生的，无法归集的，按实际情况支付。5.费用预算管理5.1原则5.1.1集团所属涉及管理费用的单位均须编制预算。5.1.2预算目标的确定、预算的编制均应本着实事求是的态度，与预算单位的实际情况相结合，不夸大、不缩水。5.1.3管理费用预算下发后，集团行政中心或基地办公室、各单位需对管理费用实际进行监督、控制。5.2范围、职责5.2.1集团行政中心：负责根据基地及职能部门上报预算编制集团管理费用预算。5.2.2基地办公室、营销公司负责下属部门预算的统一管理、核算、汇总；5.2.3集团和基地各职能部门负责提交本部门管理费用预算。5.3预算管理程序5.3.1集团和基地各职能部门按管理费用标准做本部门的预算，经部门领导审核后，于每月22日前按归属提交集团行政中心或基地办公室。5.3.2基地办公室、营销公司负责下属部门管理费用预算的统一核算、汇总，经主管领导审核后，于每月23日前上报集团行政中心。5.3.3集团行政中心于25日前将集团管理费用预算提交部门领导审核后，提交分管副总审批，将签批件报给财务结算中心，集团行政中心将确定的各部门管理费用预算进行下发。5.4预算控制5.4.1预算总额的设定根据公司董事会每年9月下达的下年度预算的经营目标，基地各部门结合本单位实际及预测的执行条件，按照统一格式和分工，编制本部门年度管理费用预算申请，并于9月5日前上报基地办公室，基地办公室于9月10日前审核完基地管理费用并汇总上报集团行政中心。集团各部门编制的年度管理费用预算需于9月5日前上报集团行政中心，集团行政中心需于9月15日前审核汇总完整个集团管理预算上报财务部，经财务部审核后汇入集团整体预算提请总经理，总经理审批完成交董事会讨论通过并下发执行。5.4.2各部门每月25日将本部门下月预算归口上报集团行政中心、基地办公室审核，集团行政中心、基地办公室审核后将其汇总上报给财务部门，经经财务部门审核后执行。5.4.3各部门要严格控制预算资金的支付。对于预算内的资金拨付，按照授权审批程序执行，各部门超出预算3%后应按照归口向集团行政中心、基地办公室提出预算变更办法，经分管副总审批后报财务部审核实行，如部门预算超出5%仍未提出预算变更的，集团行政中心、基地办公室不再批准报其销部门费审核汇总总经理基地办公室制订部门预算基地领导审核集团部门基地部门审核汇总审批交财务结算中心办理集团行政中心制订部门预算领导审核用。5.4.4各预算执行部门要建立健全工作底稿，以便与预算消耗定额、定率比较；要及时发现预算执行中出现的异常情况，查明原因，提出解决办法。5.4.5集团行政中心和基地办公室监控预算的执行情况，及时向预算执行单位、预算管理组和总经理提供预算的执行进度、执行差异及其对公司预算目标的影响等各种信息，促进公司完成预算目标。6．费用报销管理6.1原则6.1.1费用支出实行预算管理，各部门按照年初制定的标准，每月编制费用预算，所有费用开支按照费用预算控制；6.1.2严格借款及报销审批手续，严格执行审批程序；6.1.3各项费用报销应符合相关法律、法规、财务制度。6.2借款管理6.2.1出差人员借款，需要填写借款单，经分管副总审批后，到财务部审核，财务部审核通过后方予以借支；前次出差人员返回时，超过三天无故未报销者，部门领导不再批准其借款申请。6.2.2试用期内员工借支差旅费或临时借款，须由正式员工出具担保书或签字担保方能办理，若借款人未能偿还借款，所借款项由担保人偿还。6.2.3借款金额超过5000元以上的需报请总经理审批6.2.4借款出差人员回公司后，3天内应按照规定到财务部报销并结清金额，3天内无故不办理报销手续的人员，财务部门有权在其当月工资中扣除借款。6.2.5员工公务出差借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。6.3发票整理6.3.1报销发票要求填写完全，内容包括：发票名称，填写日期，本单位名称，本单位税务登记代码，报销内容包括货物单价、数量、总金额、开票单位印章、开票单位税务登记代码、开票人签名或印章等。6.3.2发票必须开票单位盖章，且发票不允许超过使用年限。6.3.3发票所盖印章须清晰，否则不予报销。6.3.4如发票开具错误，报销人须到开票单位重开或修改，修改处需要盖开票单位印章，否则不予报销。6.3.5采购发票报销，须有收货单位验货证明；缴纳费用发票须有收款单位和收款人证明。6.3.6费用报销使用集团统一印制的报销单。同类发票使用一张报销单，不同类发票不能贴在同一张报销单上，如：不可将招待费与交通费贴在一起。6.3.7需报销发票应按一定顺序、层次贴在费用粘贴单后面，在粘贴单据上注明费用内容，不能把票据贴在同一位置。报销单需签上报销人的姓名（如果是他人代办，还需填写代办人姓名），按审批程序请有关人员在报销单上签批，任何人不可在发票上签批。6.3.8报销时须详细注明费用产生原因，否则不予报销。6.3.9对于须特殊说明的发票，将批准文件或复印件作为发票的附件。6.3.10各种修理费、书籍费、办公用品费等，报销时须附明细，修理费须填列修理的详细内容、修理用备件等。6.4报销审批程序6.4.1集团行政中心及基地办公室将费用支出按各部门进行登记，并随时监控费用预算执行情况6.4.2费用报销程序报销人填写财务部门的《费用申报单》或《差旅申报单》，填写完成后交部门领导审批、签字；部门领导审核通过后，交基地办公室或集团行政中心审核、登记，经过总经理签字（超预算或标准须总经理签字），转结算中心结算。基地办公室或集团行政中心审核费用是否在预算范围内，同时审核标准并记录；注：报销单内“报销人”必须为本人，决不允许其他人代替。6.5费用报销时间原则上费用报销时间要求不得跨月。如有特殊原因，以报告的形式予以说明，经部门经理签批后方可报销。7.月度结算7.1费用月度决算程序7.1.1集团和基地各职能部门根据本部门的预算与费用实际发生情况，汇总、提交部门费用决算及情况分析。经部门领导审核后，于每月2日前按归属提交集团行政中心或基地办公室；7.1.2基地办公室、营销公司负责下属部门决算的统一核算、汇总，经主管领导审核后，于每月3日前上报集团行政中心；7.1.3集团行政中心于每月5日前将集团管理费用决算提交部门领导审核后，提交总经理审批，将签批件报给财务中心。7.2差异分析每月集团行政中心对管理费用按部门和费用项目进行分析，主要与预算、和同期数据进行对比分析，找出差异原因，并针对分析结果提出建议，上报集团总经理。7.3超预算部门的整改超预算职能部门月底要对月度结算报表进行分析，确认超出部分是否为合理增加，并提出缩减开支的方案，经部门领导审核后，按照归口上报集团行政中心、基地办公室并记入下月预算执行计划。如本部门月底超出预算部分不属于合理增加，则记入部门当月绩效考核内容。对于连续三月超预算5%以上的部门，超出预算部分需要连同月末决算分析提交主管领导审批，如超出部分为合理超额，经主管副总审批后，可调整预算定额；如超出部分为非合理超额，则按照部门绩效考核“高压线”原则处理。8．附则本制度由集团行政中心、财务部负责解释。本制度自下发之日起执行，原有制度即行废止。附件1办公用品、办公设备配备管理办法办公用品和办公设备配备管理办法1.办公用品和办公设备配备原则办公用品按各部门工作内容与工作需要实行定额，办公设备按统一岗位配置标准2.部门职责2.1集团行政中心负责汇总办公用品采购种类及标准核定；负责集团各部门办公用品、设备的日常实物保管领用管理；负责对选择供应商审核建议；监督供应商，提出供应商变更；2.2基地办公室负责集团各部门办公用品、设备的购买负责日常实物保管领用管理；负责对选择供应商审核建议；监督供应商，提出供应商变更；2.3物资供应部、基地物资供应处负责组织备选供应商招标；2.4集团信息中心负责办公设备、配件类规格的确定及审核。2.5各部门按照标准自行领用。3.供应商选择3.1每年度集团行政中心列出采购物品种类；3.2由集团物资供应部、基地物资供应处提供2-4家备选供应商，供应商列出物品的品牌和报价；3.3集团行政中心、基地办公室根据备选供应商对所采购物品报价单进行评价，提出选择建议。3.4集团行政中心将建议汇总，上报集团采购副总。3.5采购副总审批定点采购供应商。4．供应商变更在采购过程中，如果出现供应商以次充好或擅自提价等违反合同价格的情况，集团行政中心或基地办公室应及时提出更换供应商，变更程序同选择流程。5.购买及领用控制5.1集团和基地各职能部门按办公用品配置标准申报本部门的办公用品，经部门领导审核后，每月24日前按归属提交集团行政中心或