第5章 采购与库存管理

第5章采购与库存管理5.1采购概述采购工作至关重要，它既涉及采购的形式、采购工作的整个过程以及采购政策的制定，还影响到物流企业的质量信誉，因此，必须高度重视和抓好采购这一环节。采购过程既包括商流，又包括物流。采购环节连接供应链的各个成员，并保证供应链中供应商的质量，从而直接影响到企业的竞争优势。这样，采购就从原来的战术层面上升到战略层面，并成为核心竞争力的组成部分。5.1.1采购的含义与方法1、采购的含义采购是企业向供应商购买货物或服务的一种商业行为，是企业物流系统的输入物流。采购工作的重要性具体表现：（1）采购工作是组织商品生产和流通的主要保证企业经营活动所需的绝大多数原材料、零配件和设备、能源等，必须通过采购从外部获取，并且要在品质、数量、时间等方面得到充分的保证。（2）采购工作能及时反馈信息市场供应和销售信息经常处于不断变化的动态之中，如果企业生产的产品不适应市场需要或流通企业所采购的商品在市场上卖不出去，那么采购工作也就会处于被动。采购工作不仅仅是单纯的货物或商品的采购，更重要的是伴随着信息处理，只有及时接受市场信息，反馈市场信息，才能有助于生产和销售系统。（3）采购工作是企业经济效益的关键企业的采购资金占产品的销售额约40%~60%,这说明采购成本对企业利润将产生很大的影响。2、采购的原则和方法（1）采购的原则采购就是在适当的时候以适当的价格从合适的供应商处买回所需数量商品的活动,采购必须要围绕“价”、“时”、“量”、“质”、“地”、等基本要素来展开工作。简单来说,采购5R原则就是：适价（Rightprice）适时（Righttime）适量（Rightquantity）适质（Rightquality）适地（Rightplace）①适价☆多渠道询价了解市场行情☆同类型比价☆自行估价☆议价根据市场情报、采购量多少、付款方式及时间长短等，商议一个双方满意而可接受的价格。②适时掌握进货时间，保证不断货，又要尽可能降低库存。③适量要计算出物流总成本最低的经济采购量。因为资金成本、货物储存成本都直接影响采购成本。④适质适合生产和顾客所需要的货物质量。⑤适地就近采购的原则，降低运输费用，有利于采购方与供应商之间沟通。（2）采购方法的分类☆按采购地分①国内采购②国外采购○本地市场○外地市场☆按采购的环节分①直接采购企业直接从制造商或原料企业进行采购。②调拨采购指将过剩物料互相支持调拨使用之行为。③委托采购企业委托采购代理商向制造商组织采购货物。☆按照采购政策分①集中采购是将采购工作集中于一个部门办理，做到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权，连锁零售企业运用更广。②分散采购由企业下层各部门采购机构分别按生产和销售需要独立采购。☆集中采购的优点（1）集中采购可使数量增加，提高对供应商的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。（2）只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。（3）采购功能集中，减少人力浪费；便于采购人才培养与训练；推行分工专业性，使采购作业成本降低，效率提升。（4）建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作。（5）可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多的存货，各部门过剩物料，亦可相互转用。☆集中采购的缺点（1）采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。（2）非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。（3）采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物料转运等费事耗时。☆按采购时间分①长期合同采购稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上，主要适应于采购方需求量大，但需要连续不断，如企业的主要原材料、燃料、动力、主要设备及配套设备。②短期采购合同实现一次交易，双方之间关系不稳定，采购的产品数量、品种随时变化，对采购方来讲有较大的灵活性，能够根据变化的市场环境，调整供应商。按采购时间分，也可分为：固定采购、非固定采购和紧急采购☆按采购性质分①秘密采购②公开采购③投机性采购④正常性采购☆按采购形式分①口头电话采购②书信传真采购③签约采购要求以书面形式，订立双方权利和义务，严格履行其内容。5.1.2采购过程1、采购申请2、选择供应商3、确定价格4、签约或签发采购订单5、协议或订单跟踪稽核6、接受货物7、核对发票和付款1、采购申请严格按照生产或客户的需要及分析库存量后计算提出，并且要有审核和批准制度。2、选择供应商选好供应商是企业降低采购成本的主攻方向，把拟购材料向各供应商征询报价单，而后进行科学的分析，挑选合适的供应商。3、确定价格买卖双方都设法提高或降低价格来维护自身的利益，但是价格并不是采购业务过程中唯一决定的因素，价格与货物质量、数量、交货时间、包装、运输方式、售后服务等内容有紧密的制约关系，同样要求买卖双方必须综合权衡利弊，做处令双方满意的价格促其成交。4、签约或签发采购订单采购订单相当于合同文本，具有法律效力。对于采购的每项物品的规格、价格、质量标准、交货时间与地点、包装要求、运输方式、检验形式、索赔条件与标准都应该一一审定。5、协议或订单跟踪稽核在完成订货之后，为求供应商如期、如质、如量交货，应根据合约或订单规定，督促供应商按规定交运，并予严格验收入库，这一过程是整个采购过程的核心，必须高度重视。6、接受货物收货部门必须马上组织人员对货物进行验收，验收是按订单上的条款进行的，应该仔细查对。另外要对货损情况，要查明原因，分清责任，为提出索赔提供证据。货物验收完必须有相关责任人签字认可。7、核对发票和付款三证审核（采购订单、验收单、发票）无误后才能付款。5.1.3采购政策企业的采购政策应该明确“采购行为”的具体内容，包括采购应受到哪些法律、规章制度和企业习惯的影响，以及采购部门与其他部门之间的关系。采购政策应作为企业采购行为的最高准则。1、采购政策的重要性采购正常具有声明的性质，用来描述采购行动的企图与方针，其目的是引导采购部门的组织行为，达到整体目标。制定采购政策具有如下意义：制定采购政策意义①概括采购部门的责任和采购程序。②确定和改善采购部门与其他部门之间的关系。③指导采购人员具体采购行为。④促进对供应商的了解，以进一步深入合作。⑤加强企业管理，认真履行政府部门的法律法规。⑥提供绩效评估考核标准体系。⑦明确采购部门在企业中的功能与地位。2.制定采购政策的要求①必须得到上级主管部门的支持，有利于资源合理使用、各部门之间的协助。③具体内容与企业的利益紧密相连，保证采购政策的有效实施。③采购政策与其他部门的政策完全衔接。④一旦发现政策的缺失，要立即修订或补充。⑤采购政策要透明度，避免失误。3.采购政策的主要内容①货物采购计划须根据需求计划拟定。②采购方法采用集中或分散办理。③管制货物采用预购备用方式，非管制货物则采用现用现购方式。④决定采购方式（公开招标、比价、议价）。⑤确定货物与来源地（国外或国内）。⑥直接向制造商采购或向中间商（经销商或代理商）采购。⑦规定金额范围，比较询价和供应商。⑧区分长期和短期合约。⑨品质、时效、价格，谁先谁优原则。⑩采购人员的采购纪律，采购人员的经济核算观念和从事工作态度。5.2采购方式与采购决策采购方式就是采购作业的商务模式。采购政策中往往根据不同的情形规定采购方式。特定的资金来源也可能附带采购方式的要求。如世界银行贷款必须进行全球公开招标，政府资金项目通常要求国内公开招标。采购决策是指采购过程重大问题的选择和决定。5.2.1采购的方式1、公开招标公开招标采购，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商（投标人）投标的采购方式。（1）公开招标的适用条件①供应商不明或分布甚广，必须已公开方式通知所有可能供应的厂商，在某一时间内前来报价。②不必追求供应商过去的交货和服务业绩，对所有参与竞标的供应商一视同仁。③公开招标应以标准化的货物或劳务为宜。④在公开竞争的情况下，以低廉的价格取得货物，不许徇私舞弊。（2）公开招标的程序①招标制定和审查采购货物的内容、采购方法，买卖条件以及投标资格设定，制作与发售标单与公告。②投标在投标截止日期前，投标商将投标送至指定地点。必要时，收取投标金。③开标首先做好开标现场及各类文件准备，其次进行开标工作，包括启标、资格审查及开标文件整理。最后，决定底价，会同货物使用部门、采购部门及财务审计部门共同决定货物最低价格。④决标首先是报价单审查，包括规格与条款审查。其次是决标单公布与通知，在决标会议上当场决标结果正式通知得标厂商。⑤签约决标通知一经发出，依照惯例，即可办理书面采购供应合约签订。（3）公开招标的优缺点☆优点①公平投标者在公平竞争条件下，享有最低得标价格的权利和机会。②改进货物品质投标者竞相得标，提供最优货物。③价格合理各投标者完全公开价格组成。④减少干扰⑤正确掌握货物来源更多的供应商提供货物来源。（3）公开招标的优缺点☆缺点①采购费用较高公开登报、制作表单等均需费用和人力支出②可能造成抢标恶性抢标，偷工减料③可能串通投标提供不实报价或哄抬报价④程序烦琐从招标至签约整个过程环节细致，易造成纠纷2、比价（邀请标）即由招标单位选择一定数目的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加招标竞争。此方式与公开招标除供应商数目不同之外，其余均无差异。（1）比价（邀请标）适用条件①对供应商相当了解，将其中不佳者予以剔除，选定若干供应商参加投标。②对货物品质要求很高，胜于其他因素。③采购货物机密性高或急需货物时。3、议价（议标）也称谈判招标，即通过谈判来确定中标者。（1）直接邀请议标方式（2）比价议标方式直接邀请议标方式由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同。如果与一家协商不成，可以邀请另一家，直到协议达成为止。比价议标方式是由招标人将采购的有关要求送交选定的几家企业，要求他们在约定的时间提出报价，招标单位经过分析比较，选择报价合理的企业，就有关细节进行协商，从而达成协议，签订合同。5.2.2采购决策采购决策价格多少采购什么样的品质采购多少什么时间采购向谁采购1、选择供应商决策选择供应商决策（1）选择供应商要素（2）选择供应商步骤①货物质量和技术水平②货物的供应能力、提前期和价格③信誉表现④地理位置⑤售后服务①建立专家评估组②明确供应商选择范围③建立指标体系④逐项评估⑤综合评分且确定供应商2、货物品质决策货物品质是指在一定生产标准范围内满足买方使用需求的程度。（1）货物品质构成要素货物品质构成要素①材料避免因材料差异造成品质高低②功能③寿命④稳定性⑤安全性⑥流行性选择新材料、新技术、新工艺、新款式从而满足流行要求。3、采购价格决策采购价格通常是指货物的成本（供应商的销售价格）和采购过程中所耗用的各种费用的总和。采购价格直接影响企业的经营利润与资金利润。(1)采购价格的组成①请购成本事务用品费审查费用等。②采购过程成本询价、比价、差旅费和通讯费等。③验收成本④运输及搬运成本⑤货物成本(2)降低采购价格的基本途径①寻找货物供应商，可以跨行业和全球采购②尽可能采用竞争性采购方式③选择合理运输方式如直达运输④加强采购过程标准化管理，简化采购程序，提高工作效率。⑤运用现代化计算机网络技术，节省人工和纸张费用。4、采购时间决策采购时间决策采购提前期采购周期是指请购货物至检验入库完所花费的时间指两次采购的间隔期☆合理采购时间根据制度而定：（1）现用现购制度在这种制度下，不需要考虑采购周期采购时间只取决于采购提前期，采购以成本控制为原则。（2）存货控制制度在这种制度下，既要考虑采购周期，又要考虑采购提前期。在定量订货制下，当某一存货达到订货点时，即为采购日期。在定期订货制下，每隔一定时期，即为采购日期。5、采购数量决策采购数量是指一次采购的批量。采购数量过多会造成过高的储存成本和资金占用，数量过少则会造成过高的采购成本，因此，适当的采购数量是非常重要的。详见5.4节。供应链管理模式的采购策略与传统采购策略之间的差异1、为订单而采购，而非为库存而采购。2、从一般买卖关系转向战略合作伙伴关系3、变多源供应为少源供应4、变大批量少批次采购行为为小批量多批次采购5.2.3供应链管