第七章--档案的整理和保管

第七章档案的整理和保管7.1档案整理概述7.2区分全宗7.3全宗内档案分类和排列7.4案卷目录和档号的编制7.5档案保管的物质条件7.6档案的库房管理7.1档案整理的概述7.1.1档案整理工作的内容1、档案室对正常接收的档案进行进一步整理。主要是对整理不善者加以重新调整，按全宗内档案分类方案，对案卷进行分类排列、编制案卷目录。2、档案馆对正常接收的档案进行进一步整理。档案馆根据整理方案，对它们排列组合，使之正式转化为档案全宗。3、档案馆（室）对零散文件进行全过程的整理。7.1.2档案整理工作原则1、按照档案形成特点整理档案。2、保持文件之间的历史联系整理档案。3、充分利用原有的整理基础整理档案。7.2区分全宗7.2.1全宗的概念和意义7.2.1.1含义全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。1、全宗是有机联系的档案整体，具有不可分割性。2、全宗是在一定的历史活动中形成的，其形成具有客观性。3、全宗是以一定的社会单位为基础的，具有相对稳定性。7.2.1.2意义1、按全宗整理档案，能够解释档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案利用提供科学依据。2、按全宗整理档案，有利于档案的管理。7.2.2立档单位7.2.2.1立档单位概念立档单位势形成全宗的母体，是指能够构成一个全宗的机关单位或个体。7.2.2.2立档单位构成条件1、有独立行使和处理事务的职权。2、有独立的财务。3、有管理人事的机构和人员。7.2.2.3立档单位的变化和全宗划分1、立档单位发生非根本性变化，全宗不变。具体情况有：（1）立档单位名称变更和地址的变迁。（2）立档单位领导关系的改变和工作范围的扩大或缩小。（3）立档单位内部机构的增减。（4）临时性机构一般不构成全宗，其档案归入各职能机构。2、立档单位性质发生根本性变化，应当形成新全宗。具体情况有：（1）政治性质变化。（2）基本职能变化。（3）一个立档单位撤销后，分离若干小独立单位。（4）原内部机构从立档单位脱离，成为一个新的独立单位。7.2.3人物全宗就是社会著名人物在其一生中所形成的档案整体。人物全宗包括个人著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族活动的全部材料；还包括他人撰写或收集的与人物全宗构成者有关的材料。人物全宗构成者在公务活动中形成的官方文件原件不得收入人物全宗。7.2.4全宗的补充形式联合全宗档案汇集全宗汇集7.3全宗内档案分类和排列7.3.1全宗内档案的分类7.3.1.1常用分类法文书档案常用的分类法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。在档案整理过程中，这三种分类法长结合起来使用，也同时结合保管期限进行分类。7.3.1.2分类方案的制定《机关档案工作业务建设规范》要求机关档案工作中需要制定统一的分类方案。7.3.2档案的排列7.3.2.1含义就是确定各类别以及类别内卷盒的先后顺序和存放位置。应该按照分类方案进行排列。一般按卷盒形成的时间顺序和各卷盒内容上的联系排列。卷盒的排列顺序一旦确定，就可以对卷盒进行编号，经其排序固定。7.3.2.2案卷编号是给每个卷盒编一个固定的号码（案卷号）。有两种编号法：分编和统编。1、分编：按全宗内所分类别、年度或不同的保管期限分别编立从1号卷开始的号序。2、统编：一个全宗的全部案卷只编一个从1号卷开始的统一号序。7.4案卷目录和档号的编制7.4.1案卷目录的编制7.4.1.1案卷目录含义以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。其作用是，便于档案的管理，并为建立索引系统打下基础。案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。7.4.1.2案卷目录的构成1、封面第号全宗第号目录第套目录名称（xxxx年或组织机构）编制单位年月日封面样式2、说明是案卷目录序言。对案卷数量、分类和立卷原则、档案整理情况、存在问题作简要说明。3、目次根据全宗内容的分类排列情况，分别写明各个类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录。4、简称与全称对照表主要是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全程过长，需要简化，列出对照表，可供利用者查核。5、案卷目录表卷号案卷标题时间份数页数保管期限备注1中共xx市委统战部关于xx问题的指示1996.34121(1~121)永久2Xx市工商局关于xx问题的报告1996.10~123210永久3Xx市工商联xx同业工会关于xx问题的报告1996.10.128175永久案卷目录表6、备考表附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包含案卷的基本情况。7.4.1.3案卷目录的装订加封皮和封底装订成册。至少遗失三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。7.4.2档号的编制7.4.2.1概述1、含义档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号通常由全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号组成。2、档号编制原则唯一性合理性稳定性3、档号的结构有四种情况：（1）全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号（2）全宗号—归档文件目录号—盒号—件号（适用《归档文件整理规则》以“件”为单位整理的方法）（3）全宗号—类别号—案卷号——件、页（张）号（4）类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号7.4.2.2档号的构成1、全宗号。档案馆保存多个全宗的档案，为了便于管理，必须对全宗进行编号。全宗号的三种编法：（1）按系统编号。（2）按立档单位的重要程度编号。（3）按进馆先后顺序编号。全宗号的结构：全宗号一般由4个符号标志组成，第一位用汉字拼音标志全宗档案门类，另三位代码用阿拉伯数字标志某一门类全宗顺序号。格式：XXXX如：革命历史档案用“G”，旧政权档案用“J”，新中国成立后的档案用“A”。如：“G002”是指革命历史档案2号全宗；“A123”指新中国成立后档案123号全宗。全宗门类代字全宗顺序号2、案卷目录号一个全宗内会形成若干本案卷目录，需要对其按序编号。案卷目录号编号法：（1）按不同时间断代。如：一年编一本案卷目录的，就按年代编号。（2）按不同保管期限。如：“永12”（3）按不同种类。（4）按不同专题或组织机构（5）按不同载体形态案卷目录编制的注意事项：1、一般采用大流水号编法，必要时可在顺序号前面加上表示保管期限、载体形态等的代字。2、每个案卷目录所含案卷数量不超过100卷时，不另设案卷目录。案卷目录所含案卷数量超过999卷时，应另设案卷目录。3、案卷目录号一经确定不得随意更改。3、案卷号一个案卷目录内每个案卷的流水编号。4、件号或页号卷内文件的件（页）号。不许有空号。7.4.2.3档号的标识1、以高等院校的档案为例：《高等学校档案实体分类法》规定，档号的结构是:年度号十分类号十案卷号JX教学工作11综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。12学科与实验室建设专业设置入此。13招生14学籍管理学生奖惩材料入此。请问，档号“1990一JXl4一23”是什么意思？思考题：SX声像12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶片18缩微胶片一级类目二级类目某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可如何标引档号？1990一SX12一23该录像册档号：1990一SX13一102该照片册档号：2、以工业企业为例《工业企业档案实体分类编号方法》规定，档号的结构是：（1）党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷，档号结构是：（全宗号）+目录号+分类号+案卷顺序号（2）产品类（E）、基本建设类（G）、设备仪器类（H），档号结构：目录号+分类号+项目(型号)代号+案卷顺序号（3）科研类（F）档案，档号结构是：目录号+分类号+课题代号+案卷顺序号（4）特殊载体（TZ）的档号：特殊载体（TZ）+类别码+顺序号示例1、A、B、C、D大类的档号：A1.A12.010案卷顺序号二级类目一级类目代号目录号（A类的第1本目录）第1页2、E、G、H类档案的档号：E1.E21.C2000.001案卷顺序号产品型号（项目代号）分类号：一级类目下的二级类目目录号（产品档案第一本目录）第2页3、特殊载体档案的档号TZ·R·001顺序号软盘代号特殊载体代号第3页3、以机关档案室为例（重庆巴南区）基本格式：全宗号—大类代号(目录号)－项目(小类)代号—年度—保管期限—案卷号(盒号)一、文书档案1、传统方法组卷全宗号—(目录号)—年度—保管期限—案卷号2、简化方法组卷全宗号—(目录号)—年度—保管期限—盒号—件号二、财务档案全宗号—(目录号)—年度—保管期限—案卷号第1页三、科技档案1、基建档案全宗号—大类代号—项目代号—案卷号如：148－J－TJ－122（其中：148为全宗号，J为基建，TJ为土建工程，122为案卷号）2、设备档案全宗号—大类代号—设备类型—案卷号如：148—S—ZL—135（其中：148为全宗号，S为设备，ZL为制冷设备，135为案卷号）3、产品档案全宗号—大类代号—产品类型—案卷号如：148—C—ZC—144（其中：148为全宗号，C为产品，ZC为轴承，144为档案号）4、音像档案全宗号—大类代号—音像类型（专题）—案卷号如：148—Y—GP—112（其中：148为全宗号，Y为音像，GP为光盘，112为案卷号）5、照片档案全宗号—大类代号—照片专题—案卷号如：148—Z—HD—123（148为全宗号，Z为照片档案－HD为活动专题，123为案卷号）第2页四、业务档案全宗号－大类代号－业务类型－案卷号如：148－YW－JC－125（其中：148为全宗号，YW为业务，JC为疫病监测，125为案卷号）注：在机关档案室，由于档案数量相对较少，文书档案和会计档案的目录号暂时不编。其档号格式为：1、文书档案。传统方法组卷：全宗号—年度—保管期限—案卷号；简化方法组卷：全宗号—年度—保管期限—盒号—件号。2、会计档案。全宗号—年度—保管期限—案卷号。第3页7.5档案保管的物质条件档案保管是根据档案的成分、状况所采取的存放和安全保护措施。7.5.1档案保管的任务和要求7.5.1.1任务防治档案的损坏延长档案的寿命维护档案的安全7.5.1.2要求以防为主，防治结合加强重点，照顾一切相互协调，密切配合立足长远，保证当前7.5.2档案保管物质条件7.5.2.1档案库房7.5.2.2档案装具指存放档案的柜、架、箱，以及包装档案的卷盒、卷皮、卷夹等。密集架结构图密集架电动密集架底图柜底图柜档案箱档案盒、卷7.5.2.3设备主要有去湿机、加湿机、空调、通风设备、防盗设备、防火报警设备、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照设备、缩微阅读设备、通信设备、闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、档案进出库运送设备。7.5.2.4易耗品主要有防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性办公用品。缩微拍照和阅读设备7.6库房管理7.6.1任务档案秩序管理温湿度调节与卫生控制档案出入库房控制档案理化状态监控库房保卫7.6.2进出库制度1、档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不能进入。2、必须建立进入库房的限定制度。7.6.3温湿度控制温度：14℃~20℃相对湿度：50%~65%应配置温湿度测量和控制的设备和物品。控制温湿度常用方法：1、对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温湿度交流。然后在库房中配置相应设备。浙江省档案馆“回”型库房库房通道2、采取机械式或自然性的措施对库房进行调控。措施有：（1）使用增湿、增温或降湿、降温等机械进行调控。（2）采用开窗或排风、换气扇等自然通风来调节。（3）人工方法调节。7.6.4“八防”措施防火防霉防水防潮防盗防尘防光防虫7.6.5库房编