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关于降低办公设备费用支出QC调研报告一、小组概况：小组名称：降低办公设备费用支出QC小组成立时间：2016年11月课题名称：降低办公费用支出提高资源利用率小组类型：现场型小组成员简介表序号小组职务姓名性别职务小组分工1组长男部长总体组织协调2副组长男主管现场组织协调3组员男科员办法编写、检查4组员女主管现场跟踪5组员男科员现场跟踪名词解释：办公设备费用:是指办公耗材及设备维修保养费用，包括日常办公时使用到的消耗性产品,包括硒鼓、粉仓、碳粉、墨盒、碳带等等。根据公司办公设备费用日益增多的现象，经过小组深入调查分析，认为办公资源浪费的问题没有较好的解决，或者说还有进一步提升的空间。因此我们小组选择的课题是：节约办公耗材及维修费用提高办公设备的使用率。二、选题理由：三、QC小组活动理念：---发挥组员的积极性、主动性和创造性；---认真解决工作中存在的问题；---提高主控部门管理水平，促进企业快速发展。四、现况调查：QC小组对公司2016年1月到2016年9月间主要的办公耗材设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等，进行了一次费用调查统计。结果如下饼分图所示：从图中可以看出，打印机、复印机耗材及维修费用所占比例达到了一半以上。打印机耗材1862020%复印机耗材2515528%电脑耗材1038211%打印机维修43205%复印机维修2459027%电脑维修73858%传真机耗材12881%2016年1-9月办公设备费用支出比例打印机耗材复印机耗材电脑耗材打印机维修复印机维修电脑维修传真机耗材五、分析费用支出增高的原因：设备使用维护成本高制度不完善，责任人不明确，奖惩机制不健全设备老化现象偏多，维护成本高报验单及下发到劳务队的各类文件、通知较多监督检查落实不到位电脑未按时关机，未定期清理保养可从内网发送、审批的文稿仍然打印出来存在文件初稿打印浪费的现象对设备性能及操作规程不熟练办公耗材及维修费用偏高人员没有很好的利用内网平台员工信息化意识淡薄下发至劳务队的各类文稿信息化应用水平不高打印好后发现错误打印前没有认真校验办公电脑使用不当不重视办公电脑的维护保养机器打印出来字迹模糊设备老化，显影组件故障没有及时补充碳粉设备没有专人管理设备卡纸设备老化，硬件故障多纸张在纸盒中摆放不平整纸张太薄或太厚纸张质量差不符合规格环境设备卡纸纸张受潮没有采取防潮措施材料原装硒鼓、粉盒费用高尽量采用代用或换粉方法设备滥用现象劳务队、外来人员随意复印相关制度不完善，责任人不明确，奖惩机制不健全六、要因确定：七、制订对策：没有很好的利用内网平台•推行“无纸化”办公。资料文件如只需传阅，不需打印等类似情形，一律利用OA精灵进行发送。•根据各部门需求，信息小组制作、完善OA工作流，要求各类审批流程从OA工作流走。各类报验单及下发到劳务队的文稿•提高信息化应用水平，将内网铺设到各个劳务队•能够批量印刷定制的报验单，尽量印刷，避免打印支出的增多打印初稿后发现的错误•员工在打印前需认真校核一次，确保不出现二次打印，避免浪费办公电脑使用不当•完善计算机使用管理规定，加强主控部门监督管理职能•增加内网管理软件相应模块，实现从技术手段上查处没有关闭计算机的现象打印设备卡纸•确保设备纸盒中的纸张摆放平整•采取防潮措施，保持纸张干燥，潮湿天气要将未用完的打印纸外面包上报纸打印设备故障•设备指定专人管理，定期检查设备状况•设备故障要及时报修，避免使用浪费•因设备老化引起的故障，经检测无维修价值的，履行报废程序•尽量选择代用硒鼓或者换粉•对于使用成本高的设备，例如财务部和设计部的A3打印机，原装硒鼓1200左右，代用的也要450，使用成本偏高，建议有条件的给予更换耗材费用偏高•完善办公自动化设备使用管理规定，打印、复印要登记管理•将制订好的规定挂内网，定期检查各部门日常执行情况设备滥用现象八、实施效果：打印机耗材复印机耗材电脑耗材打印机维修复印机维修电脑维修传真机耗材1月-9月1862025155103824320245907385122810-12月42954000340796516903751755050001000015000200002500030000单位：元费用支出统计打印机耗材复印机耗材电脑耗材打印机维修复印机维修电脑维修传真机耗材实施前2069279511544802733821137实施后143113331135320563125585050010001500200025003000单位：元月均费用支出通过以上两张图表的比较，可以看出办公设备的耗材及维修费用支出大大减少，QC小组活动初步达到了预期的效果。通过本次活动，全面提高了公司内部员工的节约意识和自身素质，完善了办公自动化设备的管理制度，使办公自动化的管理更加科学化合理化。九、巩固措施：为了巩固这次QC活动取得的良好成果，综合管理部将这次QC活动中编制的《办公自动化设备操作实施规范》纳入公司的管理制度中，并挂公司内网平台，后期将不定时的检查各部门日常执行情况。大力推行以“无纸化办公”为重点的办公自动化系统建设，逐步建设完善内网资料查询、公文处理、报告审批等程序，努力实现“无纸化办公”。办公设备成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的成果在一定程度上缓解了这个问题。因此我们将持续跟踪巩固QC小组活动。1、总结：这次QC活动结束后，小组进行了活动回顾和总结：不足之处：措施执行不够彻底；公司制度建设不够完善；信息化水平和手段还需提高。小组提升：本次QC活动，提高了QC小组成员的质量意识、团队精神、节省意识、QC知识、解决和分析问题能力。2、下一步打算:随着现代化技术的不断应用，降本增效体制的不断推行，会不断出现新的问题，我们QC小组将有针对性的选择课题进一步活动。十、总结及下一步打算：报告完毕，请领导指正！