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一级分类二级分类三级分类四级分类（案卷）五级明细、清单档号示例（结构：全宗号—目录号(项目.部门)—类别号（年度.类别）—件号“1~N”）组卷原则：按项目/分年度/分公司密级保管期限（档案保管期限指档案保存的时间期限，按长短应分为永久、长期和短期三种。永久就是无限期地尽可能长远地保存下去，长期为16年—50年，短期为15年及以下。）在档案保管过程中开放程度(例如：1、向全集团公开；2、向集团总部本部门所有员工公开；3、向集团总部本部门经理及以上岗位公开；4、向各公司本部门所有员工公开；5、向各公司本部门经理以上岗位公开；6、向本公司某几个部门公开；7、各项目本部门公开；8、各项目员工间共享；9、本部门指定岗位。以上可多选，或增加，如需向其它部门/指定岗位公开的，需列明指定的部门/岗位名称）归入部门时限立卷部门第一经办责任岗位归入（地区）档案室时限所属档案室（集团和各公司同时存在档案类型按档案产生地归入相应档案室）1、公文标准管理细则永久2、公文办理管理细则永久3、档案管理细则永久4、保密管理细则永久5、会议管理细则永久6、办公场所管理细则永久7、行政检查管理细则永久8、行政资产管理细则永久9、接待工作管理细则永久10、办公用品管理细则永久11、通讯网络管理细则永久12、集团网站信息管理永久13、业务费管理细则永久14、车辆管理细则永久15、信息化制度营业执照长期组织机构代码证、IC卡长期外商投资企业批准证书长期房地产开发企业资质证书长期法定代表人证明长期授权书长期002注册公司文件等注册公司报告（注册资本金等）、批复、董事会决议、股东会决议、章程长期003注册变更台长期001外部收文通知、报告、函、批复长期002内部收文通知、报告、函、批复长期003通知通知长期004报告、请示报告、请示长期005函函长期006批复批复长期次年三月份001管理制度1实时普通2、4/集团、各公司的分年度立卷；项目的不分年度档案室/行政部办理完毕五个工作日内行政部档案目录库标准库(BZ)01行政制度类/集团不分年，随时补充卷内文件普通档案室/行政部注册公司证照类（zz）//001注册公司证照（范围：关于注册公司的专业管理文件，比如：证照、法定代表人证明文件行政文档（年度·WD)01公文集团/公司实时行政部3、9按公司立卷秘密实时次年三月份007收发文登记薄、文件清退移交单收发文登记薄、文件清退移交单长期001资产分配、供应计划、采购计划、指标资产分配、供应计划、采购计划、指标长期002资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等）资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等）长期003库房管理（含清仓查库）材料库房管理（含清仓查库）材料长期004修旧利废、物资回收有关材料修旧利废、物资回收有关材料长期03捐赠台帐/001捐赠台帐捐赠台帐秘密永久3、9实时档案室次年三月份001业务单位参考资料业务单位参考资料长期002其他参考文件其他参考文件长期003上报资料备份上报资料备份长期001中心工作台帐中心工作台帐短期002部门工作台账部门工作台账短期003个人工作台帐个人工作台帐短期001档案收集归档归档文件登记表；归档电子文件迁移登记表短期002档案保管温湿度登记表；档案室资产登记表；档案存放地索引短期003档案借阅文件借阅审批表；档案利用情况登记表；档案查阅登记表；借阅台账短期004档案移交档案移交清单；文件移交清单；档案移交审批表短期005档案销毁档案销毁清册、档案销毁审批表短期006档案管理监控档案管理监控资料短期001信息规划规划方案002IT资产管理采购计划、采购申请、资产档案003IT系统管理采购立项、招标文件、投标文件、合同文本、操作说明01资讯管理/001资讯管理资讯收集、整理、上报、发布；内部资讯：OA公告、公司简介、大事记、重大事件、常用短信库等；外部资讯：时事资讯、专业资讯等；行政短信平台、外网信息发布短期实时行政部02图书管理/001图书管理图书购置、图书整理、图书保管、图书借阅、图书移交、图书销毁短期实时行政部03公共事务/001公共事务公关接待、危机管理、差旅管理短期实时行政部04安全保卫/001安全保卫消防管理、门禁管理、办公锁匙管理短期实时行政部05会议管理/会务管理：会议通知、会议议程、会议资料、会议纪要、会议方案策划、会场布置、会议物资、会议设备、会议接待（吃住行安排）、会后清理结算短期实时行政部普通普通2、4/集团、各公司的分年度立卷；项目的不分年度2、4行政部行政部档案室/行政部办理完毕五个工作日内实时档案室04各类参考资料/普通实时05工作台账02资产管理类文件/普通办理完毕五个工作日内档案室/行政部/普通实时06档案管理/普通行政事务（HQ）行政文档（年度·WD)01公文07信息化工程/集团/公司次年三月份次年三月份次年三月份次年三月份实时06车辆管理/001车辆管理车辆购置、车辆租赁、车辆保管、车辆调度、车辆保养、车辆维修、车辆盘点、车辆年检、车辆报废、车辆转让、变卖、交通事故处理短期实时行政部07办公固定资产实物管理/001办公固定资产实物管理年度预算内办公资产购置、办公固定资产费用报销、办公固定资产保管、办公固定资产借用、办公固定资产维修、办公固定资产赔偿、办公固定资产调配、办公固定资产盘点、办公固定资产报废、办公固定资产转让、变卖及报废资产遗弃短期实时行政部08物品订购/001物品订购名片订制、报刊订阅、礼品订购、印刷品、办公用品、铭牌、工卡、座位牌、饮用水等订制及订购短期实时行政部09办公物业管理/001办公物业管理办公场地租赁、搬迁、办公场地装修、员工宿舍/饭堂自建、租赁、装修、员工宿舍管理、员工饭堂管理短期实时行政部10办公现场管理/001办公现场管理会议室管理、办公座位、办公室管理、维修、装饰、零星修缮、零星搬迁、卫生清洁、绿化租摆、节日装饰、员工着装检查短期实时行政部11通讯业务管理/001通讯业务管理办公电话业务、移动电话业务、无线上网业务短期实时行政部12电子设备管理/001电子设备管理办公电子设备安装维护、计算机软、硬件安装维护、视频会议调度及设备管理、电话会议调度及话费充值、电话会议设备管理短期实时行政部13前台管理/001前台管理前台来访接待、电话接听、信息传达、报刊邮件收发短期实时行政部14销售后勤配合/001销售后勤配合售楼部日常后勤配合、营销活动后勤配合、重大销售活动后勤配合短期实时行政部001专题会议、会谈类专题会议、会谈类永久002领导讲话，领导人接见类领导讲话，领导人接见类永久003签订重要的协议类签订重要的协议类永久004开工、竣工等仪式类开工、竣工等仪式类永久005重大事件现场、重要的技术、业务活动重大事件现场、重要的技术、业务活动永久006培训照片档案培训照片档案永久007企业宣传活动照片企业宣传活动照片永久008年度总结大会年度总结大会永久001荣誉奖项荣誉奖项永久002捐赠纪念品捐赠纪念品永久003名人字画名人字画永久04证书证书永久05其他其他永久备注：普通级：是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成。秘密级：是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害。实物档案(SW)//普通2、4实时档案室(各部门档案管理员整理好，将重要的声像档案于五个工作日内向所属档案室归档一次，由档案室统一立/普通普通集团、各公司的分年度立卷；项目的不分年度2、42、4实时档案室(各部门档案员整理好，将重要的密级：行政事务（HQ）声像档案(年度·SX)/集团/公司五个工作日内五个工作日内机密级：是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。绝密级：是公司的绝对秘密，泄露会使公司遭到重大的损害。