采购与供应商管理

1采购管理与协力厂商管理2前言一个企业的材料无法百分百都由自己生产﹐因而必须通过交易行为﹐使企业达到目的与需求。因此采购与供应商的相互关系﹐即形成不可分割的亲密关系。然而每个公司多少都会抱怨供应商的配合度﹑质量﹑成本而从不检讨自己。只怪供应商﹐而供应商做不到也不会反应﹐也是怪他人。所以一个企业就在你抱怨、我抱怨中﹐有人成长﹐有人关门。因此今天我们一起来探讨﹕采购与供应商的管理﹐如何才能达到双赢。3课程内容采购的天职采购三大流程采购部门在企业里的重要因素采购的含义采购的范围采购的组织结构与职能采购作业流程采购预算采购控制采购数量管理供应商管理的概述供应商管理的内容供应商管理程序4采购的天职①满足生产单位的需求②降低成本制造业采购最大的压力——断料、缺货、使生产单位产能停摆。当“采购”这份工作要把断料、缺货当作是奇耻大辱。并要有舍我其为的精神。5采购三大流程请购——订单——验收采购工作是技术也是艺术。采购者的敌人是“供应商”，但对供应商不可怀有敌意，但要有敌情。要给供应商“一线生机，机会无穷”。不要让供应商有“陪标”的感觉。61.物料成本最少占总成本的50%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那么会影响公司的经营。如果所购的价格过高，那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场﹐反之购的单价偏低其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。采购部门在企业里的重要因素72.采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压。.ppt周转率例子.doc3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失。4.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期。85.采购部门所得到的任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长。6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件﹐都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼知已才能百战百胜﹐所以要谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。7.在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用任何技巧与智能才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策。9采购的含义狭义的采购(purchase)﹐系指限于以“购买”(buying)的方式﹐由买方支付对等的代价﹐向卖方换取物品的行为过程﹐亦即所谓的“一手交钱﹐一手交货”或“银货两讫”。换句话说，在狭义的解释之下﹐买方交“银钱”转让给“卖方”﹐而卖方将“货品”转移给“买方”﹐在买卖双方的交易过程中﹐一定会发生“所有权”(ownership)的转移及占有。10广义的采购﹕租赁﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品的使用权。借贷﹕即一方以无需支付任何代价的方式﹐取得他人物品的使用权。交换﹕在货币经济尚未兴起之前﹐人类之间的交易行为﹐多以“交换”(barer)方式来进行，所以交换应该是最古老的采购途径。征收﹕这是政府以有偿或无偿的方式﹐取得民间物品的使用权或所有权。11采购的范围所谓采购的范围﹐指采购的对象或标的﹐含盖了所有的物品及劳务。物品指原料﹑物料﹑机具及设备﹑模具﹑事务用品等……劳务是指技朮﹑服务(售前﹑售后﹑专业服务)﹑工程发包……12采购的组织结构与职能1.采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚。2.采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范。3.采购部门所有人员应具备采购相关知识﹐以及要反应快与成本的概念等﹐所以不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害。134.采购组织(参考)图﹕采购经理原材类经理助理五金类包材类塑胶类采购课长14采购作业流程采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先就采购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其它有关资料后，开始办理询价。于报价后，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。15采购程序：一、接件分发：请购单各栏填写是否清楚接分配原则分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门撤销请购单应先送办理16二、询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门。充分了解请购材料的品名、规格。急件或需用日期接近者应优先办理。向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。同规格产品有几家供应宜均询价。有否其他较有利的代用品或对抗品。17三、比价与议价：厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认。是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商。其他经销商价格是否较低。经成本分析后，没定议价目标。是否有必要向厂商索取型录比较。价格上涨下跌有何因素。是否有必要开发其它厂商或转外购。规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标。18四、呈核：请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。买卖惯例需超交者应注明。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因。按核决权限呈核。19五、订购：开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立。要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先。开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或Ｅ－mail给相关供应商。所开立的订购单依规定送给相关部门做收料、付款等依据。20六、催交：约交日期前应确认交货期。无法于约交日期交货时，联络请购部门列入交货期异常控制表内催办。已预约交货日期尚未到货者催交。21七、整理付款：发票抬头及内容是否相符。发票金额与请购单价格是相符。有否预付款或暂借款应处理。是否需要扣款。需要办退税的请购单转告退税部门。需要请购单、采购单（要第一联的）、检收单、送货单、发票等。22采购预算一、采购预算（PurchasingBudget)：预算：系将计划或活动以金额来表示之，传统上对采购预算之编制，系将“本期应购数量”（订购数量）乘以各该物料的购人单价；或按照物料需求计划（ＭＲＰ）的请购数量乘以标准成本，即可获得采购金额（预算）。23物料预算可分为三类：1、以时间分类：年度预算月份预算专案预算2、以用料性质分类：资本用料预算营业用料预算3、以功能分类：用料预算购料预算：采购数量的预算采购财务的预算24采购控制1.采购要求有哪些原则?适价﹕大量使用与少量使用﹐长期使用与短期的价格往往有差别﹐所以一个合适的价格有下列步骤﹕a.多方面询价b.比价c.自行估价d.议价适时﹕在订购与采购计划中要恰到好处﹐采购过早会增加资金积压与场地的浪费﹐过慢造成停工待料﹐所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅﹐又可以提高市场竞争力与节约成本。25适质﹕采购材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重视﹐而品质成本是间接的﹐这是一般老板所忽略的﹐俗话说﹕“价廉物美”才是最佳的选择﹐所以偏重任何一方都会增加成本。适量﹕采购量多价格便宜﹐但不是量大就好﹐必须考虑资金﹑场地以及周转率及成本﹐所以物料需求计划采购必须以最经济的采购量。适地﹕供货商要在公司附近﹐因为这样降低运费与配合度高﹐如果无法在公司附近必须与5公里划圆以此类推﹐才是上上策。262.采购有哪些方法﹕按采购方式可分为﹕a.直接采购﹕直接向物料生产厂商进行采购b.委托采购﹕由代理商或贸易商采购c.调拨采购﹕由几个分厂将过剩物料进行调拨或支持采购按采购政策可分为a.集中采购﹕由供应部统一采购b.分散采购﹕由各分厂自行采购27按采购性质可分为﹕a.公开采购b.秘密采购c.大量采购d.零星采购e.特殊采购f.普通采购g.正常性采购h.投机性采购i.计划性采购j.市场性采购28按采购时间分为﹕a.长期固定性采购b.非固定性采购c.计划性采购d.紧急采购e.预定采购f.现金采购按采购订约方式可分为:a.订约采购b.口头电话采购c.E-mail采购d.试控性订单采购29按采购价格方式采购﹕a.招标采购b.询价现购c.比价采购d.议价采购e.订价收购f.公开市场采购303.采购交易条件有哪些?交期地点包装及运输方法付款方式品质标准不可抗力的天灾异常处理违约责任诉讼地点其它311.什么是经济订购量﹕经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量﹐存货总成本包括哪些﹕订购成本:随订购量的增加而减少a.请购手续成本b.采购成本c.验收成本d.入库成本e.其它成本采购数量管理32存货储备成本﹕随订购量的增加而增加a.存货的品质维持需要资金的投入b.搬运成本c.仓储成本d.折旧与呆滞成本e.其它(保险费)物料订购价格﹕在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决定。332.采购品质采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质﹑功能﹑规格等要求﹐不可任意与随便﹐差不多的心态﹐而处理采购作业。当供货商接到订单后﹐要求买方提供说明品质要求条件时﹐买方应提供相关资料或样品给予依据。采购对供货商过去交货品质状况要清楚﹐上一次出状况的品质与再下单时必须注明﹐加强提醒供货商﹐不可再犯同样的错误。34采购对供货商可要求﹐自已无法检验的配件﹑材料供货商要提供检验报告或品质保证书﹐以确保品质与生产的顺畅。供货商所交材料配件﹐无法达到公司的标准﹐但退已来不及出货时﹐供货商必须派人前来处理﹐及最迅速的补货﹐来达到出货准时的目的。供货商与买家应不定期的检讨质量﹐成本等问题﹐以迎合双赢的走势。353.采购时间采购对供货商的交期﹐应了若指掌﹐才不会造成停工待料。采购对供货商的备货时间要详知﹐才知如何下单以及插单是否可行。采购下单后﹐对交期的跟催与掌控,必须到位。采购购料时间,在计划生产的状况下﹐必须依据采购方式来决定之。364.采购降低成本的途径有哪些?a.改变采购技朮b.寻找新厂商c.寻找物料的来源d.改变设计e.寻找替代的配件或材料f.改善加工作业g.标准化的进行h.降低维护费用i.改变搬运或储运的方法375.产品成本要从哪方面降低?a.设计结构的改变b.找寻新的厂家c.找寻新的客户与市场d.改变制造方式e.找寻替代品66.成本如何分类?a.按因素分类﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本。b.按产品关系分类:直接成本﹑间接成本。c.按业务机能分类﹕制造成本﹑管理成本﹑销售成本。38供应商管理的概述供应商的分类:一个企业的供应商有很多,通常可以分为三类:第一类是原材料供应商,是指本企业产品中经常使用的原材料供应商,或策略伙伴,可称为管理型供应商,也是如今ERP中所提的供应链的主要部分。第二类是小额服务性供应商,是指一些小金额的固定长期服务供应商,如食堂供应﹑电脑维护﹑设备维护商﹑快递公司﹑办公用品供应商等,可称为服务型供应商。39第三类是临时性供应商,通常是指一次性供应商,如设备供应商,可称为临时型供应商。供应商管理通常是做第一类供应商,按供应商管理体系去运作,进行相应的评分。第二类供应商通常只是保存名单,选用几个相关的供应商名单,感到当某个供应商不满意时,随时可以更换。第三类供应商是在需要时去联系或寻找,可以同时找几家供应联系,然后再从几个供应商中选择其中一个。40供应商管理的内容供应商管理的内容包括供应商的开发;供应商评估;供应商联盟;供应商绩效管理等。其中供应商评选(估)是供应商管理的重中之重。供应商评选是要对现有供应商在过去合作过程中的表现或对新开发的供应商作全面的资格认定。评估供应商主要着重于对他们的技术﹑质量﹑交货﹑服务﹑成本结构和管理水平等方面的能力进行综合评定。供应商评选标准主要从质量控制能力﹑财务状况﹑经营管理能力﹑员工素质﹑合约执行能力等五个方面加以一一制定。在本节中,对供应商的开发﹑选择﹑评估﹑认定﹑管理一一叙述。411﹑供应商对企业发展的重要意义好的供应商是公司的好伙伴,不好的供应商是公司的要害；它有如“女人嫁错郎，男人入错行”一旦嫁错，一辈子