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关于有效使用邮件及格式规范的通知为了公司工作流程的顺畅和对外联络的形象，请大家注意以下几点：1.处理公司内部各种事宜，请以邮件形式发送（重要）；2.处理公司外部事宜，请以使用邮件为基本，若需发送较大邮件，可以通过QQ传送推荐通过QQ较大附件上传到QQ邮箱，可一次发送多人邮件，省时省力。3.如有需要其他部门或其他同事协同完成的工作，发送邮件时需抄送直接领导和相关负责同事。为方便邮件联系，请各办公室负责人收集当地办公室的邮箱。（北京联络处请张妍负责收集，武汉联络处请陆云负责收集，广州办事处请张凤敏负责收集）；具体邮件沟通方式实施规范如下：一、关于称呼（特别注意）1、邮件开头需称呼收信人；2、如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；3、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；4、对海外公司的客户和同事，可称呼“DearMr./Ms.”或“DearSr.”;5、多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”或“Dearall”；二、关于主题1、不要空白标题；2、标题应简短、明确；3、标题要能证实反应文章的内容和重要性；三、关于邮件正文1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰；2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语；3、尽可能避免拼写错误和错别字；4、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用；四、关于附件1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件；2、附件命名应概括附件内容；五、关于问候语1、Email开头使用“您好”、“来函收悉”等问候语；2、Email结尾可使用“祝顺利”、“BestRegards”等问候语；六、关于结尾签名签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。七、正确使用发送（TO）和抄送（CC）1、发送（TO）的人是直接需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；2、抄送（CC）的人需要知道邮件内容，可根据情况回复；3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。