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合肥城市轨道交通有限公司档案管理制度体系二〇一二年八月2目录一、合肥城市轨道交通有限公司档案管理暂行办法二、合肥城市轨道交通有限公司建设项目档案管理暂行办法三、合肥城市轨道交通有限公司竣工文件编制移交实施细则四、合肥城市轨道交通有限公司档案管理综合制度1.文件归档制度2.档案移交制度3.档案保管制度4.档案借阅利用制度5.档案统计制度6.档案安全管理制度7.档案工作保密制度8.档案鉴定与销毁制度9．档案库房管理制度10.档案管理员岗位职责3合肥城市轨道交通有限公司档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强公司档案的收集、整理、归档工作，促进档案管理工作更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等相关法律、法规和行业标准，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发以及日常管理活动中形成的对国家、社会、企业具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的各类记录材料。第二章管理机构及职责第三条公司档案工作坚持“统一领导、分级管理、统筹协调、分工负责”的原则，公司成立以主要领导为组长、分管领导为副组长、各部门负责人、专兼职档案管理人员为成员的档案管理工作机构，建立健全档案管理网络。第四条公司综合部是公司综合档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强档案工作规范化、标准化建设；负责公司综合档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系4统的建设和维护；督促指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。第五条公司各部门应根据档案管理工作要求，落实专兼职档案管理员，负责本部门工作范围内档案材料的收集、整理和保管，按规定时间和质量要求及时向档案管理部门移交归档，并对归档文件的完整性和系统性负责。第六条各部门负责对口业务单位需移交公司统一管理的文件资料、业务档案在收集、整理过程中的指导、联系、检查工作。第七条文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。任何部门和人员不得拒绝归档。第八条公司各部门专兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案安全，保守公司秘密。定期接受档案业务培训。第三章归档范围及分工第九条公司文件资料的归档范围共分为党群工作、行政管理、经营管理、会计业务、职工管理、建设项目、运营筹备七大类。（一）党群工作类。包括公司党建、党员管理、纪检监察工作、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设等资料；工会工作、共青团工作等资料。5（二）行政管理类。包括公司行政事务、安全管理、审计稽查、法律事务、人力资源以及外事工作等相关资料。（三）经营管理类。包括公司经营决策、综合计划、统计报表、财务管理、资产管理、物资管理、合同协议等资料；对外投资、产权变更、信用管理等资料；质量安全管理、科技工作、档案及信息管理等资料。（四）会计业务类。公司在经营管理中形成的各类会计报表、帐薄、凭证、报告及财务管理方面的文件材料。（五）职工管理类。包括：公司员工履历、劳动合同；工资、福利；员工的聘用、任免、奖惩、培训等工作形成的文件材料。（六）项目建设类。包括项目筹划、研究、决策等过程资料；项目可行性研究、选址、环评、用地等；工程开工以前在立项、审批、招投标以及工程准备过程中形成的文件。工程勘察、设计、施工、监理、竣工验收等工程实施过程中形成的文件资料；以及各类设备系统的采购、安装、调试、运行、保养维修记录等资料。（七）运营管理类。包括在运营筹备、开通试运营过程中所形成的运营相关资料。第十条公司各部门的收集、整理、立卷责任。（一）综合部（纪检监察室）负责行政事务和党群工作类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。其中公司统一6编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，其他各部门在工作中产生的未统一编号的文件材料，由相关部门收集整理，并移交综合部归档。（二）人力资源部负责人力资源及职工管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（三）财务部负责投融资、资产管理类和会计业务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（四）计划合约处负责计划、统计、合同、招投标类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（五）审计法务处负责内外部审计、法律事务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（六）安全质量处负责安全生产、质量管理、职业劳动安全管理、风险管理等文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（七）总工办负责科研项目、技术管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（八）规划发展部、建设事业部、工程一处以及总工办按照职责分工，负责项目建设类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。（九）运营筹备部负责运营管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。第十一条声像、荣誉及电子档案，由各产生部门负责7收集、整理、立卷和移交归档。第三章归档时间及要求第十二条归档时间（一）日常工作形成的公文、函件等文件资料办理完毕后及时交综合部存档；其他文书类档案于次年第一季度前整理归档，档案归档后由综合部统一管理。（二）综合管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。各部门应在办理完毕后的次年第一季度前将整理完毕的文件移交公司综合部。（四）会计档案由财务部负责收集整理，并按会计档案归档要求整理立卷保存，在财务部保管一年后，移交公司综合部档案室归档。（三）工程建设类档案按国家建设项目档案管理相关规定立卷保存；在竣工验收后三个月以内整理归档并分别向城建档案管理部门和公司移交。（四）运营有关行车组织、安全技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原则上由运营机构自行立卷保管。每年一季度前向公司综合部移交上一年度案卷目录及档案管理台帐。（五）电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。工程类的声像档案和纸质竣工文件一8起移交，管理性的声像档案在工作结束后及时收集整理，与文书档案一并于次年一季度前移交归档。（六）证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。（七）下列文件材料应随时归档：1.公司产权变动过程中形成的文件材料；2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；4.其他临时活动中形成的文件材料。第十三条归档要求（一）归档的文件材料须是反映公司在投资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、规范要求。（三）归档的文件材料应为原件。副本或复制件由业务部门自行保管。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归9档，无译文的要译出标题后归档。（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。（七）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第十四条移交要求。（一）公司各部门专兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部移交。（二）重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。第四章档案管理第十五条各部门和全体员工应树立档案管理意识，注意收集公司或部门在工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料。第十六条各部门档案管理人员对库存档案要加强保管，10搞好档案“八防”工作，采取必要的防护措施，妥善保存不同介质的档案，确保档案安全。第十七条查阅或调阅档案，应严格按照规定履行登记和审批手续。第十八条公司成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。对确定销毁的档案，要编制清单，经审查批准后予以销毁。第五章附则第十九条本办法由公司综合部负责解释。第二十条本办法自颁布之日起实施，之前下发的《档案管理规定》不再执行。11附件：合肥城市轨道交通有限公司文件归档范围和保管期限表一、党群工作类序号基本范围保管期限1党务工作1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2发言、简报、小组会议记录10年1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专题活动工作报告，党务工作大事记永久1.2.2情况反映、工作简报及一般材料10年1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2对企业一般性、普发性的文件10年1.4对下属单位关于党务工作请示的批复30年1.5各项规章制度、管理办法与条例等30年2组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3党委（总支、支部）组织工作的规章制度30年2.4党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知30年2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根30年2.6党员学习教育等活动形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的10年2.7党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年123宣传工作3.3反映本企业活动的报刊、广播稿30年3.4企业文化建设方面的文件（包括参与社会公益事业、慈善事业、精神文明建设方面的材料）10年4纪检监察工作4.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久4.2.2一般案件的调查处理材料30年4.3纪检与监察工作统计年报30年5工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3工会会员名册永久5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件30年5.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工会会费与财务管理材料30年5.7工作统计报表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年13二、行政管理类序号基本范围保管期限1行政事务1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本企业的题词,指示,讲话材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划,总结等永久1.4行政办公会会议记录,纪要,决定等永久1.5企业制发的行政决定,通报和签订的行政协议,合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企业的设立,关,停,并,转及更名,启用与废止印模等方面的文件永久1.8企业文秘,机要,保密,信访,综合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9大事件,机构沿革等永久2安全管理工作2.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年2.2企业安全保卫工作的计划,总结,报告,报表等30年2.3对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30年2.4安全机构设置,干部任免文件30年2.5自然灾害防范,应急管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一般的10年2.6重大事故调查和处理文件永久3法律事务3.1法律事务管理与协调工作3.1.1法院判决书,调解书等诉讼和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事务工作文件30年3.2案件,纠纷及公证事务中结论性材料永久3.3案件,