会展前的准备服务

会展前的准备服务会展接待前期准备会议接待物品准备展览接待物品准备会展文案准备接受会展预订会前协调展前协调会展前检查重要性主要内容预案中的项目会议文件准备场馆的准备情况作用会展前检查1.重要性：会展前检查是会展前各项准备工作的落脚点，是保证会议（展览）能顺利召开（举办）的重要环节。2.会展前检查的作用:①会展前的检查可以帮助工作人员发现问题并及时纠正,有效地防止将问题带到会展中去.②会展前的检查还可以帮助工作人员调整计划，改进不足之处。会议（展览）预案是会前的一种设想，再好的预案，在准备的实践中也会因情况发生变化而产生新问题。会前检查可以及时调整预案，使各项准备工作臻于完备。3.会展前检查的主要内容:①包括检查会议室的大小和数量，客房种类和数量，能否适应会议程序和目标的需要②检查适合于会议活动的各种有效空间（如展示厅、登记厅、办公室、停车场等）③餐饮设施是否完备；会议所需设备是否正常④总体服务水准和信誉⑤员工素质以及会议组织和管理水平⑥可提供的有效服务，如复印中心、商场、互联网娱乐活动等重点的两个方面一、会议文件的准备会议文件既是会议目标和结果的体现，又是领导和管理会议的依据。会议文件稍有差错，小则影响会议进程，大则产生严重的后果。因此，要对文件的起草、校对、印制、分装各个环节进行严格的检查，严防差错。二、场馆的准备情况场馆设施是会议（展览）能够正常和顺利进行的基本物质保证。场馆检查的范围:主会场、分会场以及与会者的住地检查的内容主要包括：①场馆等基本设施是否符合会展的需要②各项安全保卫措施是否落实③会展布置是否体现会展的主题等秘书李婷的困惑北京某公司召开董事会会议，讨论从国外引进化工产品设备的问题。秘书李婷负责为与会董事准备会议所需的文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。由于时间仓促，李婷就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有两位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是李婷就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的一位又赶了过来。结果，会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料，却不知如何找到想看的资料，使会议进行很不顺利。在会议文件资料中，有三份是征求意见稿，需要在会后清退，但因李婷忽略了这个问题，致使会后与会董事在不知情的情况下把文件都带走。思考：应该如何准备会议资料呢？要怎样才能避免这种情况出现呢？1.会议资料不能仅仅按照参会人数印刷，一定要有一定数量的备份，以防参会人数的意外增加或代表因遗失而要求再取一份。2.在会议资料较多时，应按照会议议程将资料按次序排放，编好页码，以方便参会人员取阅。3.要注意会议资料的不同用途，对于会后要清退，不能带走的资料应及时告知与会者，并在资料上注明。4.文件资料的印刷、摆放和归类应由专人负责，并能提供专项服务。5.要建立良好的管理系统进行有效的调控，使商务中心能随时提供印刷服务应该如何准备会议资料呢？要怎样才能避免这种情况出现呢？