3、档案管理办法

海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件24档案管理办法编制人编制日期审核人签发人修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人签发人海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件251.目的为加强集团档案管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和海尔地产（集团）有限公司的有关规定，特制订本管理办法。2.适用范围本制度适用于海尔地产（集团）有限公司系统内文书档案的管理。3.术语和定义3.1档案系集团在实际工作和社会活动中形成的、具有保存价值的、以备查考的各类（种）文字、报表、图纸、帐簿、照片、录音、录像等不同载体的原始历史纪录。3.2鉴定档案管理中所指的鉴定，是对工作活动中所产生的文件材料的保存价值和保管期限进行评定。3.3立卷亦称“组卷”。将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。3.4归档总裁办公室、职能部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程。4.职责4.1总裁办公室4.1.1根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的方针、政策，制定或修正公司的档案规章制度。4.1.2负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。4.1.3配合各职能部门制订部门立卷类目，指导、督促和检查各部门文件材料的归档。4.1.4采取各种措施，确保档案的安全和延长档案的寿命。4.1.5指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。4.2各职能部门负责做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。5.工作要求5.1档案的接受集团实行档案预立卷制。各部门要指定一名兼职立卷员，会同档案管理主管部门实施文件材料的归档。立卷员应认真负责地做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件26的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。5.1.1归档的文件材料应齐全、完整、准确。5.1.2热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应附上复印件。5.1.3归档的文件材料应保持其有机联系，区别保存价值，分类整理、立卷；案卷标题要简明、确切；案卷要做到整齐、美观，便于保管和利用。5.1.4案卷卷皮及卷内目录表采用档案专用的统一规范样式。5.1.5财务管理中心每年向总裁办公室移交前一年度的财务档案。移交档案时应编制移交清单一式二份，一份交总裁办公室，一份本部门留存。5.2档案查阅、利用5.2.1查阅利用档案必须在总裁办公室办理借阅登记,填制《查阅涉密档案和借用档案审批表》；查阅涉密档案必须经部门领导和集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认。5.2.1查阅利用档案必须在公司内查阅，并于当日归还。5.2.2档案原件一般不外借，总裁办公室可以向需要利用者提供复印件；特殊情况必须借用档案原件者，应经部门领导或集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认，且必须按期归还。5.2.3外单位人员如需要利用集团档案，须持有介绍信并由主管经办人员陪同，经集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认，方可利用。5.2.4查阅利用档案人员要自觉保护好档案，不准撕、折、勾、划、涂抹，违反规定者，将按有关规定处理。5.3档案鉴定、销毁5.3.1定期对本集团库存档案进行鉴定。档案鉴定、销毁，由总裁办公室会同有关部门进行。5.3.2鉴定人员必须对所鉴定的档案进行逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见。5.3.3需销毁的档案必须编制销毁清册，经有关部门领导和集团领导鉴定批准后，由总裁办公室具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。5.4集团各部门预立卷规定5.4.1承办性文件由总裁办公室发送主办部门签收承办，主办部门再转给会办部门传阅，会办部门阅毕后，及时退还主办部门保存归档。5.4.2参阅性文件经部门传阅完毕后，退还总裁办公室保管。5.4.3主办部门拟写的发文稿，经打印上报或分发后，原稿及打印件仍留主办部门保存归档。5.4.4主办部门归档材料的收集，由承办人员具体负责。每项工作完成后，承办人员应及时将有价值的文件材料、报表、照片以及底片等进行系统整理，经部门主管审核后，海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件27转交部门兼职立卷员。5.4.5兼职立卷员应主动督促承办人员，将承办完的工作材料及时系统整理。5.4.6兼职立卷员将各项承办完毕的材料，按照部门“分类类目”进行分类整理组卷。如发现材料不完整，手续不齐全，应及时催促承办人员尽快补齐。5.4.7归档文件材料，必须符合质量要求，草拟签批公文，应使用钢笔或毛笔，不宜使用铅笔、易褪变渗化的圆珠笔，不应将拟办、批办意见写在粘贴便条上。5.5电子文档的管理5.5.1电子文档是应用先进科技手段保存的文书立卷，应逐步在集团各部门推广实施。5.5.2集团数据库信息的阅读、使用实施分级管理办法。5.5.3保密性文档应留存到软盘或光盘上，而不应留存在PC机上。5.5.4对重要档案，应及时备份，以防电脑故障而数据丢失。5.5.5电子文档的立卷、接收、查阅利用、鉴定与销毁等规定参阅5.1、5.2、5.3、5.4规定。5.6专业档案的管理办法由集团各专业部门制定；下属公司业务档案的管理办法由下属公司参照制定，并报集团审核。6.支持性文件6.1《中华人民共和国档案法》7.相关记录及表格7.1《查阅涉密档案和借用档案审批表》海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件28查阅涉密档案和借用档案审批表查借日期查借人姓名档案名称介质密级1、2、3、查借部门4、5、拟归还日期部门领导签字集团领导签字总裁办公室确认归还注销备注