42会计档案管理办法

第1页共14页编号：2004-4.2生效时间：2004.7.2页数：14批准人：4.2会计档案管理办法1总则1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法。1.2本办法依据国家《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》并结合集团的实际情况制订。1.3本办法适用于集团总部和所属企业。2释义2.1会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。2.2会计档案种类和内容2.2.1按照内容分类（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总记帐凭证，其他会计凭证。（2）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，辅助帐簿，其他会计帐簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，税务报表、查帐报告、验资报告，评估报告及其他财务报告。（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、票据，存储财务资料的光盘、磁盘、磁带，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。2.2.2按照保管期限分类第2页共14页会计档案分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。2.2.3按管理主体分类分为集团总部保管和所属企业保管二类。2.2.4按照密级分类分为秘密、机密、绝密三类。（1）秘密涵指在一定时期内所有财务资料。（2）机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。（3）绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给企业生产经营造成严重影响和损失的财务资料。3日常管理3.1集团所属企业的财务部门具体负责本企业会计档案的整理、保管、归档的日常管理工作。各企业财务部门负责人为会计档案管理的第一负责人，并应指派兼职人员管理会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。3.2各企业财务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理人员统一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理人员统一管理。3.3负责档案管理的财务人员根据档案管理的要求负责日常会计档案的整理、登记造册、保管工作，督促各会计人员将所形成的会计资料移交管理人员集中保管。3.4移交的会计档案资料应符合会计资料整理要求。4建档标准4.1会计凭证4.1.1会计凭证按月整理，分类（现字、银字、转字）装订成若干册，每册为一卷。会计凭证在装订前，要分类整理、按标号顺序排列，检查凭证各项内容是否齐全、凭证顺序号有无颠倒、记帐凭证附件是否齐全，取出金属物，按每本3厘米左右的厚度确定本册所汇总的凭证张数、顺序排列。凭证前面要附有本册记帐凭证的凭证汇总表。4.1.2装订凭证采取“三针引线法”装订，实行三眼一线打结，凭证封皮采用牛皮纸统一印制。第3页共14页4.1.3凭证装订完毕，确定本月装订凭证的册数，按凭证前后顺序，在每册凭证封面上填写凭证种类、起止号码、凭证张数、本月装订凭证册数、本册是第几册。企业财务负责人和装订人员在装订成册的凭证封皮上签章。4.1.4会计凭证归档应做到平整美观，封面项目填写齐全，字迹工整，由经办人签字，加盖骑缝章（财务专用章）。4.2会计帐簿4.2.1会计年度终了时，在帐簿装订前，根据总帐核对明细帐是否齐全，核对所启用帐户的帐页数是否齐全、序号排列是否连续。活页帐簿保留已用过的帐页，编写序号，去除空白页，撤掉帐夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式活页帐不允许混装，应按照同类业务、同类帐页分类装订。4.2.2采用电算化核算的单位，帐簿打印采用统一的打印纸。年度终了，将总帐、明细帐打印装订。打印的帐簿根据实际情况设定横向或纵向打印，保证内容齐全完整。4.2.3各种帐簿的帐簿启用登记表要格式规范、栏目填写齐全、手续完备。装订的会计帐簿应保持平整、整齐、牢固，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。封口要严密，封口处要加盖骑缝章。帐簿的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，财务负责人和装订人员签章。4.3会计报表4.3.1会计报表统一采用A3、A4的打印纸打印或标准印制报表填制，对每个月的会计报表，检查报表种类是否齐全、内容是否完整，分清月报、季报、年度报表。各单位将全年的会计报表整理整齐后，用牛皮纸做封面封底，进行装订，封面内容填写齐全，有关领导、财务负责人、编报人签字盖章，加盖骑缝章。4.4其他会计资料除上述会计凭证、账簿、报表外，企业的税务资料、审计报告、验资报告、评估报告及合并、注销、清算报告等资料应按资料的种类，单独建档保存。5会计档案的归档5.1集团总部及所属企业的会计档案，由各自分别保管。5.2会计档案按集团档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计帐簿为02、财务报告为03、其他会计资料为04。第4页共14页5.3会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从001-999号。5.4会计帐簿按总帐、银行存款日记帐、现金日记帐、明细分类帐（银行对帐单随银行日记帐一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999号。5.5会计报表按永久、25年、15年、10年、5年、3年等保管期限分类立卷归档，卷号从001-999号。5.6电子文件的归档5.6.1归档的光盘、磁盘、磁带按照类别分类，粘贴标签，设立单独的登记簿登记，便于查找。5.6.2随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘、光盘，必须作为会计档案保管。各类电子会计档案的存档，必须经过财务负责人审批同意并签章，如果对备份磁盘、光盘的操作可能危及该备份磁盘、光盘的完整性，应制作该备份磁盘、光盘的复制件，使用复制件进行操作。6会计档案保管6.1保管要求6.1.1集团总部及所属企业应设会计档案室，没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定兼职人员负责保管。每年会计年度终了，会计凭证、会计账簿、会计报表暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。年度终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。其他会计档案，由财会部门自行保管。6.1.2会计档案保管部门对各种会计档案必须单独存放，按照不同类别分别入柜，按时间顺序立卷排列，并对非永久性会计档案建立一般会计档案保管清册（附件4）；对永久保存的会计档案单独保管，设立永久会计档案保管清册（附件5）。所有会计档案必须装入档案盒，各会计档案盒、档案柜应注明档案种类、年度、所属企业、名称、起止卷号，存放有序、便于查找。6.1.3档案管理人员严格遵循安全和保密制度，定期检查档案柜、库，发现问题及时报告上级主管。6.1.4会计档案做到防潮、防暴晒、防虫蛀、防鼠咬。第5页共14页6.1.5磁盘、光盘等备份数据资料，必须装入盘套，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁、防辐射的场所。每满2年要进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。6.1.6企业因各种原因而终止的，所有会计档案应当由终止单位的财务部门整理后，按照移交的有关内容，移交集团总部档案管理部门集中保管。6.1.7通过并购方式建立的企业，原企业的会计档案原则上由其上级主管部门负责处理，如无明确部门承担的，原会计档案由并购后的企业封存，单独保管。6.1.8如果企业分立，原企业存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可按照规定查阅、复制与其业务相关的会计档案；企业分立后原企业解散的，其会计档案应移交集团总部档案管理部门保管，各方可以查阅、复印与其业务相关的会计档案。企业分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。6.1.9企业因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复印与其业务相关的会计档案，对其中未结算的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。6.2会计档案保管期限详见会计档案保管期限表（附件1）6.3会计档案的查阅6.3.1建立会计档案查阅台帐（附件6），填写档案查阅情况及利用效果。6.3.2本企业财务人员查阅已移交档案管理部门管理的会计档案，须填写“会计档案查阅、复印申请单”（附件2），写清查阅内容的用途、档案的名称、所属企业和档案的年度、查阅的时间（日期），经企业财务负责人批准后才能查阅。本企业非财务人员因工作需要查阅会计档案的，应按以上内容详细填写“会计档案查阅、复印申请单”，经本企业财务负责人和总经理（或负责人，下同）批准后方能查阅；非本企业人员需要查阅会计档案的，须由查阅方提出查阅申请并提供单位介绍信后，比照本企业非财务人员查阅办法办理相关手续，在指定的地方查阅，查阅时应有本企业财务人员在场。第6页共14页6.3.3会计档案不得借出，如有特殊原因需填写“会计档案查阅、复印审批单”，经本企业财务负责人和总经理批准，可提供复印件。6.3.4查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。6.4会计档案销毁6.4.1保管期满的会计档案，除本办法第6.4.6条规定的情形外，按照以下程序销毁。6.4.2由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（附件8），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。6.4.3填写会计档案销毁审批单（附件3），报经本企业财务负责人和总经理审核，集团财务总监复核，集团总经理及董事长批准后方可销毁。6.4.4销毁会计档案时，应由会计档案保管部门、本企业财务部门、集团财务管理部共同派员监销。6.4.5监销人员在监销档案以前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容认真清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人员在销毁清册上签名盖章，销毁审批单附后，交本企业档案管理部门长期保管。6.4.6对于保管期满，但未结清债权债务的原始凭证（协议、合同等）、尚未报废的固定资产、对外投资有关的资金投入等涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出另行立卷，由档案管理部门保管至相关事项终结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。7会计档案移交7.1会计档案保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接双方应当按照移交清册（附件7）所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接时移交人与接管人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或盖章。7.2会计档案移交清册一式四份，经双方经办人和监交人员核对无误后，交接双方经办人及监交人各持一份，企业存档一份。第7页共14页8罚则有下列情况和行为的，按照集团有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。8.1会计档案管理不符合要求，管理混乱的。8.2未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。8.3伪造会计凭证、帐簿，隐藏、故意销毁会计资料的。8.4借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。8.5泄露财务秘密，对集团造成重大损失的。9附则9.1本办法的修订、解释权属集团财务管理部。8.2本办法自2004年月日起执行。附件：1《会计档案保管期限》2《会计档案查阅、复印申请单》（格式）3《会计档案销毁审批单》（格式）4《一般会计档案保管清册》（格式）5《永久会计档案保管清册》（格式）6《会计档案查阅台帐》（格式）7《会计档案移交清册》（格式）8《会计档案销毁