会展活动现场风险控制与应对措施

会展活动现场风险控制与应对措施摘要：随着中国会展业的高速发展，办展的潜在风险也相应增加，而展会活动现场是会展流程中最易引发风险的关键环节。本文通过对会展活动现场的风险分析、风险识别、风险控制提出了会展活动现场风险应对措施。关键词：会展现场；风险控制；风险分析；风险对策中图分类号：F713.83文献标识码：A文章编号：1006-4311（2015）06-0157-020引言会展经济为我国社会经济的发展做出了积极的贡献，会展业是现代服务业的重要组成部分，其发展程度体现了一个国家的文化、经济和社会的综合发展水平，会展的开展不仅为本行业创造经济效益，同时也能带动交通、旅游、餐饮等相关产业发展。会展最大的特点是人流量大，人群密度大，受关注程度高，由于这些特点的存在，也给会展带来了许多风险和不确定性，如果不能有效地控制，极易造成不可挽回的损失和触目惊心的后果。目前会展行业在我国尚属起步阶段，相关方面的法律法规相关制度还不健全，会展场所内安全设施不够完善，面对突发的安全事故缺乏应急预案等等，这些问题制约了我国会展经济向市场化、规范化、规模化发展的趋势。本文在对会展现场活动风险分析的基础上，提出了风险应对措施，以期对会展行业的风险防范有所裨益。1会展活动现场的风险类型分析风险是指遭受损失的可能性。会展活动现场的风险具有较强的独特性，主要表现在单位时间风险高度集中，多种风险并存简单来说，会展活动现场的风险类分类如下：1.1会展活动现场风险类型会展活动现场的风险从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁。从风险的内容可分为以下四种：第一，物质损失风险，由于会展期间突发的意外事故或者人为损害等而造成的物资运输、安装、参展、撤展等的直接经济损失。第二，财务损失风险，包括财产和物资在上述过程中遭受到的损失，或会展所在地发生诸如战争、恐怖袭击、环境污染、疾病爆发等灾难性事件，导致会展中途取消给主办方和参展者造成的损失。第三，法律责任风险：包括会展组织者或参展方在展览过程中由于疏忽或过失，造成其他地方的财产损失或人身伤亡，根据法律规定需要承担的赔偿责任。第四，在展会期间，由于会展组织者管理不善而造成的组织者、参展方的员工或临时雇佣人员因自然灾害或意外事故受到的人身伤害。1.2会展活动现场风险识别会展风险识别就是把会展项目可能发生的各种风险进行系统归类并进行全面分析，确定风险来源，查明可能发生的风险事件，发现风险症兆。会展活动现场风险识别一般有以下四类：1.2.1会展特性风险会展活动包括的要素有：会展的类型、规模、时间、地点等。这些因素存在问题就会导致会展出现风险，如会展出席人员规模超出会展场地极限就可能引起拥挤、踩踏事件；会展的类型不能吸引参展方和观众到场，地点偏远、交通不便，时间过长或过短都会导致会展大打折扣。1.2.2会展人事风险会展人事指主办方、参展方和观众。会展活动的主办方主要包括主持人、安保人员和其他相关人员。他们工作是否到位、安全意识、心理素质直接影响着展会能否成功。重要参展商是否出席、参展观众人数多少等会影响到会展的效果。1.2.3会展环境风险包括展馆自然环境、周边的社会环境。一旦发生自然与社会因素方面的突发状况，如：瘟疫、地震、火灾、水灾、动乱、交通瘫痪等导致会展延期、中断或取消，会展前期准备工作前功尽弃，会展投入无法收回。1.2.4会展技术风险会展场馆内部的设备设施一般包括投影仪、网络接口、音响、电脑、同声传译、灯光、防火设备等。这些设备设施应用涉及多媒体技术、微电子技术、信息可视化技术、计算机技术等，一旦技术环节出现故障，都可能会引起现场人群混乱，出现风险。2会展活动现场风险分析方法会展风险分析是将会出现的各种不确定性及其可能造成的影响和影响程度进行恰如其分的评估和分析，分定性分析和定量分析两种方法。2.1定性分析定性风险分析是评估已识别风险的影响和可能性的过程。定性分析适用于简单、规模较小的会展，或者会展主办方缺乏组织会展的经验也可以采用定性分析方法，估计概率统计。方法如表1。2.2定量分析复杂、规模较大的会展活动采用定性分析的方法来确定项目风险的可能性显然是不适合的，这时定量风险分析方法的优势就显现出来，在定性分析的基础上，结合定量分析的方法，并尽量用数字的形式来分析风险对会展活动的影响。这种方法是长期组织会展，拥有丰富经验的会展主办方经常采用的风险分析方式。3会展活动现场的风险控制风险控制是指风险管理者采取各种措施和方法，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，或者减少风险事件发生时造成的损失。3.1会展主办方要提供全方位、多层次的会展服务会展服务要贯穿于整个会展活动的所有阶段，展会的工作人员要做好服务工作，交通、餐饮等相关行业也要采取措施配合展会的举办。3.2会展建筑及展馆基础设施应按时维护会展建筑物要安全稳固，内部要有足够的空间，满足人流数量的要求。同时还要设有紧急通道，当突发事故发生时，参展人员和群众可以及时撤离。3.3不断完善会展设备设施会展期间要安排专人负责对会展设备设施的使用和维修，保证设备设施正常运行。3.4保障会展信息安全运用信息技术和网络技术对会展期间的天气情况进行预测，防范自然灾害的发生，制定科学合理的应急预案，保护会展的知识产权和网络信息安全。加强对会展工作人员和参展商的培训，提高他们的自我安全保护意识。4会展活动现场的风险应对措施4.1规避风险规避风险事件的发生，主要是通过改变会展活动计划来避免风险事件。措施是：对会展场馆进行监控，以防意外发生；及时处理垃圾与进行场馆消毒，保证现场卫生健康安全；预测自然灾害和认为破坏，做好应对方案；监事和控制人流，及时引导和疏散。4.2减少风险想方设法去减少风险产生的后果，从而达到减少损失的目的。措施是：安排安全保卫工作，预防各种可能的安全问题；对相关人员进行安全教育和培训；检查并保证消防系统的正常运作。4.3应对风险对风险不采取任何措施，主要适用于对会展活动的影响比较小的风险事件。措施是：事故发生时，及时组织人员疏散；对参会人数预估，并评估风险，做好晋级突发事件的处理；配备医疗急救、火灾扑灭等保障。参考文献：[1]王起静，等.会展项目管理[M].中国商务出版社，2004，8.[2]曾鸣.会展风险管理浅探[J].上海保险，2008（11）.[3]郭毅夫.论大型文化活动项目的风险管理[J].科技创业月刊，2005（10）.[4]熊艳，冯志斌，佟瑞鹏.大型会展活动事故分析与安全管理对策研究[C].中国职业安全健康协会2009年学术年会论文集，2009（12）.[5]曾鸣.会展风险管理浅谈[J].上海保险，2008（11）.[6]吴虹，张锋.浅谈会展项目的管理[J].有色金属设计，2007（12）.