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管理文件密级版次文件类别文件编号一般V1.0规定类ST-D12-0001供应管理制度共4页第1页阅读要求熟读阅读范围全公司拟制凌高峰审核凌星星、龙建钢批准龚进生效日期2010年1月26日1总则1.1为确保公司“精心设计产品，精益控制过程，持续提高品质”的质量方针得到落实，为客户提供质量一流的产品和服务，实现公司“做节能领域的标杆企业，引领电机节能减排新时代”的愿景，就公司原材料、元器件和辅助材料采购过程的控制，特制定本制度。2管理范围2.1本制度旨在规范采购过程中供应计划的编制、分供方的评审、招议标、采购合同的签订、到货检验、入库、发料等过程管理。本制度依据公司的生产、供应、质控系统的组织结构图编制。《生产、供应、质控系统组织结构图》见附件1。3管理职责3.1总经理（或其授权副总经理）负责年度、季度供应计划的最终审批；负责采购资金需求计划的批准；对生产、质量控制、供应的全过程负有归口领导责任。3.2制造部部长主管物资供应的日常工作，对班组建设、物资供应的全过程负有直接领导责任。3.3供应科科长协助制造部部长处理物资供应事务。3.4供应库房的保管员对入库物资负有管理职责，保证帐目、实物相符。保证库存物资不损坏、不失效、不变质。3.5供应科（包括西安分公司的供应科，下同）是日常物资供应业务归口部门，应协助综合部人事科进行人员招聘、人员培训、人员资质认定；参加营销部的重大合同的评审；协助质控部门做好分供方评审；负责编制月度资金需求计划；负责建立分供方供货质量档案；负责供应库房的日常管理。3.6研究所负责提供产品制造所需的技术资料，包括但不局限于产品整套施工图纸、BOM清单、检试大纲、外购件清单、采购规范以及供应件的关键、重要特性分级；负责配合采购过程中的技术支持。3.7生产科负责提供主生产计划和月度生产分解计划，并及时反馈元器件、原材料的质量信息。3.8综合管理部财务科负责审核月度采购资金需求计划的审核，并按照付款计划付款。3.9质量科负责外购原材料、元器件的入厂检验；负责组织分供方评审。3.10综合管理部企管科负责公司招议标制度的制定和归口管理，负责各部门工作的协调及考核。4管理流程4.1物质供应管理流程为：物资供应计划→供应计划分解→月度采购资金需求计划→招议标→签订合同→到货验收→检验→入库→发料。详见附件2《物资供应流程（LC_12》5管理程序5.1物资供应计划：计划员根据年度/季度主生产作业计划、供应库房的库存台帐编制《年度/季度物资供应计划》（西安分公司单列，见附件3），经供应科长校审，月度计划经制造部部长批准，年度/季度计ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第2页划经总经理（或授权副总经理）批准。报送总经理和分管副总经理；送综合部及财务科确认和备案5.2供应计划分解:计划员根据产品BOM表（或外购件明细表、主特材料表）、交货期等因素，编制《物资供应月度计划》（见附件4），供应科长审核，经制造部部长批准后报送到财务科。5.3编制月度采购资金需求计划：计划员根据《物资供应月度计划》，物资采购周期等因素编制《月度采购资金需求计划》（见附件5）（注意：对于采购周期大约20天的项次，必须在上一月度的供应计划中出现，并类推），供应科长审核，经供应部部长审定后分送到财务部批准。5.4招议标:采购主管根据公司的招议标制度，向综合部企管科部提出招议标申请，并协助企管科做好招议标工作。5.5签订合同:采购主管按照招议标的结果（或未经过招议标，但在授权情况下）与分供方签订供货合同。合同经制造部部长审批后（重大合同需经总经理批准）方可生效，报综合部企管科、财务科备案。合同生效后采购主管应跟踪合同执行情况，如发现不能履约的苗头，应及时与分供方协调，并及时向供应科长和制造部部长汇报。5.6到货验收:采购主管向保管员提出到货验收请求，保管员严格按照货单清点数量；检查包装情况和外观质量；货物置于待检区待检。采购主管应及时向质量科提出入库检验申请。质量科应组织检验人员按验收标准检验，对验收不合格的元器件、原材料报告采购主管，采购主管应及时向分供方通报，并启动合同纠纷处理程序。5.7入库:采购主管对检验合格的元器件和原材料填制《验收入库单》（见附件6），办理入库手续，保管员建立台帐。按规范放置到相应的存放区域、货架、货位。5.8发料:保管员严格按照有效的领料单发料。保管员不得擅自同意各制造工段提出的补料、换料和退料要求。有补料、换料和退料要求的应经质量科、生产科、供应科三方同意后，重新开具领料单方可办理。5.9物料改代：公司原则上不允许物料改代，确有要求的，由提请改代的部门的技术主管填写《现场问题处理单》，并按处理单所规定的流程进行处理。重处理结果经供应部部长签字确认。5.10分供方供货质量档案管理：采购主管所签订的合同、验收入库单，检验员填写的元器件、原材料检验记录需送一份给综合计划室。计划员负责建立统一的分供方供货质量档案。供选择招议标单位参考。6安全、环保6.1切实做好安全文明生产知识和规程的培训；督促现场人员严格按安全生产规程作业；定期或随机检查安全文明生产规程的执行情况。所有现场人员必须自觉遵守安全文明生产规程。所有库房现场实行门禁制度，做到安全问题可追查。6.2切实做好环境保护规章制度的培训和教育；督促现场人员严格按环境保护规章制度作业；定期或随机检查环境保护规章制度的执行情况。所有员工必须自觉遵守环境保护规章制度。7考核7.1对由于物资供应计划编制的差错而导致不能满足客户交货要求的，追究计划编制相关人员的责任。7.2对原材料供应不及时的，追究采购主管和相关人员的责任。7.3对违反公司招议标制度的，按招议标制度规定追究责任。ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第3页7.4对不合格材料流入车间的，追究当事人的责任，造成经济损失的，应按一定比例承担经济责任。7.5对库房的账物不符、元器件失效、变质、缺损等情况，追究保管员的经济责任，并追究制造部部长的连带责任。7.6如发生安全事故、环境污染事故，需通过召开事故分析会，明确事故发生的原因、责任人、责任部门。追究责任人、责任部门的直接领导和主要领导的责任。8附件8.1ST-D12-0001-F01生产、供应、质量系统组织结构图8.2ST-D12-0001-F02供应控制流程8.3ST-D12-0001-F03年度/季度物资供应计划8.4ST-D12-0001-F04月度物资供应计划8.5ST-D12-0001-F05月度采购资金需求计划8.6ST-D12-0001-F06验收入库单ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第4页生产、供应、质量系统组织结构图ST-D12-0001-F01综合计划室分管副总经理制造部部长综合管理部供应科生产科质量科综合管理室供应库房焊装工段线装工段物料采购科元器件检验室总装工段综合计划室产品检试科营销部西安分公司供应科成品库房总经理研究所ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第5页供应控制流程ST-D12-0001-F02部门名称制造部供应科流程名称及编号LC-12供应控制流程任务概要物资供应实现过程部门营销部研究所生产科、财务科供应科、西安分公司供应科质量科制造部部长分管副总总经理节点ABCDE14提供培训方案5提供培训方案6提供培训方案7提供培训方案8提供培训方案9提供培训方案12提供培训方案10提供培训方案2开始3提供培训方案11提供培训方案审批判行结束销售排产（包含销售订单和排产计划），计划调整物资供应计划（季、年度、）西安单列编制月度采购资金需求计划招议标签订合同到货验收财务部、研究所、企管部、制造部参与入库发料制造部出具领料单供应计划分解（月度、补充）、技术资料（产品BOM表，主特物料采购规范）审批生产作业计划（月、季、年度、补充）西安的计划单列检验纠纷处置审批招标否合格否财务审批判行ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第6页年度/季度物资供应计划ST-D12-0001-F03编号：WZGY(N/J)_NN_YY_RR第页，共页序号品名型号规格验收标准供应商要求交货日期本部西安备注数量单价金额数量单价金额1234567891011121314151617181920批准：审核：编制：日期：年月日ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第7页月度物资供应计划ST-D12-0001-F04编号：WZGN_NN_YY_RR第页，共页序号品名型号规格验收标准供应商要求入库日期本部西安备注数量单价金额数量单价金额1234567891011121314151617181920批准：审核：编制：日期：年月日ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第8页月度采购资金需求计划ST-D12-0001-F05编号：WZZJ_NN_YY_RR第页，共页序号品名型号规格验收标准供应商要求入库日期本部西安备注数量单价金额数量单价金额123456789101112131415161718本部合计金额：西安合计金额：批准：供应部部长审核：财务部签章：编制：年月日ST-D12-0001(V1.0)供应管理制度共9页，第9页验收入库单ST-D12-0001-F06编号：YSRK(H/X/Z)99_NN_YY_RR第页，共页填单说明：本单一式四份，供应部、财务部、原材料库房、采购员各存一份月度供应计划编号序号品名型号规格供应商合同号物料编码入库数量单价金额备注123456789101112合计金额：检验保管员采购员入库日期财务签章：审批：填单：日期：年月日