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《合同风险管理与控制经验集》2013第4期（内部资料，请勿外传）编写：合同管理部.法务管理科发布时间：二〇一三年六月买卖合同履行中的证据保存与风险防范合同当事人无法就争议事项协商解决，就需要诉诸法律寻求司法救济，此时，合同当事人要根据各自的诉求提供相应的材料来证明自己的观点，以获得法律的支持。相反，若无法提供证据或提供的证据不符合法律规定而不被采信，则要承担举证不利的法律后果。在我司遇到的合同纠纷当中，有因合同欠款引发之诉，亦有因我司合同履行不当所致的被诉案件，在诉讼过程中，无论是作为原告亦或被告，都需要提供相应的证据合同履行之事实，也即是通过书面材料再现合同履行的全过程。因此，在合同履行过程中做好相关材料的文档保存工作，不仅合同履行各阶段工作的记录，同时，对日后诉讼维权也是及其重要的。一、案例简述案例1.我司与某汽配公司合同纠纷，因合同相关资料缺失遭被告抗辩我司在与某汽配公司的合同欠款纠纷诉讼案中，我司未能向对方提供该项目的货到工地时的随箱档案材料、及竣工移交资料，对方拒不付款。而在本合同条款中又约定了我司先履行资料交付义务并办理付款申请后系对方付款的前提条件。诉讼后，被告以付款条件未成就为由提出抗辩，法院认为被告所提抗辩有理有据，要求我司按合同约定提供相应资料后被告再予付款的。本案最终由法院主持调解，我司补齐相应的合同资料后对方付清欠款。案例2.我司与某酒店合同纠纷，因进口部件证明单及共同开箱检验记录的缺失致谈判失利我司与某酒店合同欠款纠纷案，因客户欠款我司诉至法院。按照合同约定我司应当提供进口部件的证明文件，但最终我司只能提供报关单缺无法提供原产地证明。对此，被告提出反诉要求我司补齐进口部件证明文件。由于本合同我司在履行过程还存在其他违约情形，我司不得不在谈判席上做出让步——我司需承担一定金额的违约金并在欠款中抵扣，双方并同时向法院申请撤回起诉。案例3：我司与某房地产公司合同纠纷，因缺乏仓租证据而致损失我司与某房地产公司合同纠纷案，诉讼中涉及7万元仓租，合同履行中被告已实际支付，但在诉讼过程中却反口不认，坚称已付款7万元是货款而非仓租。我司认为该7万元是仓租，但对此却没有诸如发票或双方确认的书面材料加以证明，唯一能提供的只有一份内部审批文件。最终因缺乏有力的证据证明，法院未支持我司诉求，而认定该7万元为货款而非仓租。二、案例启示以上的几个案例都是因合同履行过程中缺乏相应证据材料，致使我司在诉诸法律时却未能获得法院的支持。在我司经历过的合同纠纷中，不乏有因合同履行过程中的材料缺失，如：发票遗失、口头催款、货到工地无签收确认，移交的资料没有进行签收确认等等。某些关键材料的缺失，造成后期收款障碍亦或是诉讼时无法举证，最终直接影响的是合同债权的实现，而使公司利益受损。因此，若要产生法律意义上的合同履行效果，不但要事实上恰当地履行合同，同时也还要办理相关有效的书面证据材料。三、法律知识要点当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的，由负有举证责任的当事人承担不利后果。对合同是否履行发生争议的，由负有履行义务的当事人承担举证责任。四、经验总结本期主要结合《电梯买卖合同》的合同履行节点，提出以下应对建议：一、仓租的收取：我司标准版《买卖合同》中约定了仓租条款，但合同约定仅仅是计算的依据，要获得法律的支持与保护，还需要有相应的证明材料加以佐证。应对措施：若合同履行过程中我司能够成功收取仓租，为确保权益获得法律保护，最好能与客户进行书面的确认或以发票/收据的形式对仓租事宜予以佐证。二、货到现场的应对：根据《买卖合同》第五条“交货方式”以及第六条“检验”条款的约定，我方应在发货前通知买方，且在货到工地后48小时内通知买方，共同开箱检验。但在实际履行过程中，该两条款形同虚设。一是货到工地时缺乏买方的签认，二是开箱检验前未通知买方，导致结算时买方据此拒付货到工地款，或以货不对版为由长期扯皮。应对措施：我司作为交货方应当积极履行发货及到货通知的义务，并在货到工地后引导客户做好开箱验收及到货签收的工作。这就需要强化一线人员的履约及证据保存意识，特别关注“到货通知”、“共同开箱检验”等节点性工作，同时，将到货通知及开箱验收的书面材料进行妥善保存。在我司不存在逾期交货等履行不当的情况下，若遇到客户不配合开箱验收及签收工作，对此我们可以主动向客户发函（函件样式可参考“附件一”），要求客户在一定期限内派员与我方进行开箱验收工作，并告知其若怠于履行即视同认可我司单方开箱验收。向客户发出的重要函件若对方不予签收，建议采用EMS快递方式寄送，并同时保存信函复印件及EMS快递底单及妥投证明，以备日后不时之需。三、项目烂尾的应对：货到工地后，因买方原因导致项目烂尾，电梯长期搁置现场不能安装，或虽安装完毕却长期不能提交政府验收，在此期间电梯部件丢失和损毁的风险均由我方承担。目前，我司在实际履行过程中遇到此类情况，均是傻等至项目复工，直到合同约定的付款条件成就（验收合格后）方才主张付款；或者只能随地搁置，任由电梯灭失损毁风险由我司承担。应对措施：我国《合同法》第45条规定：“当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就的，视为条件已成就；不正当地促成条件成就的，视为不成就。”针对全国各地时常出现货到工地后发现工程项目已经烂尾的情形，依据上述法条，我方是可以采取以下独立诉讼，以维护自身权益的：A、针对长期不安装的工程，诉请买方立即接收并保管电梯，支付剩余货款。——此举旨在将保管责任转移给买方，降低我方承担电梯灭失损毁的风险等级；B、针对已安装但长期不验收的，诉请买方接收并保管电梯，支付安装费。——理据在我方已经履行完毕安装义务，视为验收。《合同法》第45条的约定，从法律的层面有效地保护了作为供货的被动一方。虽说我们应保有“客户至上”的服务精神，但面对公司权益受损，我方应勇于自我保护，可以通过主动诉讼的举措，扭转现场僵局，积极结束目前大量在制、未报完工状态电梯流散于各分公司的情形，为合同不确定的前景划上句号。同时，通过此举，即便将来项目复工，保养期也可以重新另计。四、保修义务的履行：我司《买卖合同》标准范本第八条“保修”条款的约定：“正常使用情况下，自当地质量技术监督部门验收合格之日起，卖方负责保修一年（两年），保修期间卖方应按国家有关规定例行巡检。„„在保修期间，由于买方或电（扶）梯使用单位管理使用不当造成的故障，不属于保修范围，卖方可予以有偿修复”。我司《安装合同》标准范本第八条“质量保证”条款的约定：“维保期限自政府主管部门验收合格之日起，乙方负责维护保修一年（两年），维保期内乙方按国家相关规定每月维保保养二次，„„维保期间由于甲方或电梯使用单位管理使用不当造成的故障，不属保修范围，乙方可予以有偿修复”。我司的买卖合同与安装合同分别约定了保修条款，且总公司从未在实际履行过保修义务，保修行为均有各分公司进行。在涉诉的合同纠纷中，已有部分客户意识到这一点并提起反诉，认为总公司（或营销司）作为卖方，虽然承诺对电梯进行巡检，但实际并未履行，因此主张我司存在重复收费，涉嫌欺诈，据此要求返还相应货款。应对措施：《特种设备安全监察条例》第31条的规定，电梯制造单位及安装单位均可对电梯进行日常维护保养义务。根据该条款，我们可以在与客户签订合同前期，便以专门条款明示：卖方应履行的保修义务已经委托由安装单位负责履行；相应的，在安装合同中也以专门条款确认：安装单位向买方履行的保修义务系根据买卖合同项下第*条条款的约定，受卖方的委托而进行的。另一方面，可以逐步将新签的《买卖合同》、《安装合同》中关于“保修”、“质量保证”条款统一以《特种设备安全监察条例》的用词“维护保养”一致，以免发生歧义。结语：适当的履行合同的第一个要求即是我们自己严格按照合同要求执行义务，不然势必造成我司违约从而无法实现合同目的；第二个要求是办理相关有效书面证据材料，发送客户工地的货物到货之后，应该有对方确认的到货单，移交客户后也应有客户签收的移交单，最后就是全部工程完毕后，应拿到客户的验收单，当然中途还有结算、对帐等相关证据材料都要一一办齐。这是个长期的常态的工作，需有明确制度规范使之落实实处以免流于形式。本期案例仅针对《买卖合同》中的常见问题有针对性的提出一些建议，关于《安装合同》、《维修保养合同》的一些关键性问题总结与建议，我们将在后几期的《经验集》中与大家分享。附件一：电梯到货及开箱验收通知函公司：贵我双方签订的项目电梯买卖合同（合同号：），电梯设备已产出将于年月日送达贵方项目工地，敬请贵方派员到现场参加开箱验收。若届时贵方未到场进行开箱验收，即视同贵方认可我司单方开箱验收，我司将按工程进度开展后续工作。特此函告！日立电梯（中国）有限公司年月日参考模板