旅行社业务档案检查要求

旅行社业务档案检查要求旅行社业务档案是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录，是企业跟踪服务质量、掌握导游（领队）带团水平、有效规避责任、了解游客反馈意见、分析投诉产生原因、促进企业又好又快发展的的基础工作。根据《旅行社条例实施细则》第四十四条和第五十八条的规定，各旅行社要按要求做好旅游业务档案的制作和保存。（一）业务档案的内容业务档案主要包括以下要件：1.旅游合同：即旅行社与旅游者签订的由旅游行政管理部门统一印制并编号登记的旅游合同；2.游客名单、含身份证号码、联系方式等信息、与合同签约人的委托书；3.行程安排表：应注明具体出发时间、线路、景点、游乐项目和各点最少停留时间及交通、食宿、餐饮等相关内容和标准，应有旅行社签章和游客代表签字；4.出团计划书：要明确团号，组团（地接）人数、目的地、地接社、导游（领队）、旅游车辆、时间、通讯联络方式等相关事项；5.地接社确认件：内容必须与行程安排相互一致，并有合法地接社完整名称和印章；6.旅游用车确认：接送游客用车必须使用有资质及安检手续齐备的旅游专用车辆，并有车队完整名称和印章；7.住宿订房确认：与酒店预订住房确认，并有酒店完整名称和印章；8.附件：包括补充协议、条款，其他相关资料等；9.游客意见反馈表：注明团号、导游姓名、目的地、人数、评价内容，填写人（游客）需注明姓名、通讯联络方式、地址等；10.出游告知书（须有游客或游客委托人签字）：订立包价旅游合同时，旅行社就当向旅游者告知下列事项：（1）旅游者不适合参加旅游活动的情形；（2）旅游活动中的安全注意事项；（3）旅行社依法可以减免责任的信息；（4）旅游者应当注意的旅游目的地相关法律、法规和风俗习惯、宗教禁忌，依照中国法律不宜参加的活动等；（5）法律、法规规定的其他应当告知的事项。11.旅游安全警示书（须有全体游客签名或游客委托人签字的委托书）：旅游经营者应当就旅游活动中的下列事项，以明示的方式事先向旅游者作出说明或者警示，旅行社可以根据实际情况制定相应的安全警示书。（1）正确使用相关设施、设备的方法；（2）必要的安全防范和应急措施；（3）未向旅游者开放的经营、服务场所和设施、设备；（4）不适宜参加相关活动的群体；（5）可能危及旅游者人身、财产安全的其他情形。12.导游派团通知单：必须明确导游姓名、IC卡证号、团队编号、带团时间、游客人数、委派社名称，并有旅行社完整名称和印章；13.导游带团小结：注明出团日期、团号、游客人数、目的地、地接社名称、地陪姓名等基本情况，真实记录团队在吃、住、行、游、娱、购等方面的服务质量以及游客反映情况，对个人的操作表现作出书面小结等；14.与发生旅游业务单位签订的《旅游业务代理委托合同》，分清权利和义务（可签订总合同，但必须在《地接社确认件》上注明旅游业务代理委托合同名称）；15.团队结算单及对应的财务台账编号，做到一团一清档，明细应收团款及具体开支内容，真实反映出毛利，并标明相对应的财务凭证编号。（二）业务档案立卷为利于规范操作和管理，旅行社业务档案实行统一样式，即业务档案分为卷面、目录、内容三个部分。1.卷面：每卷档案用牛皮纸或其他硬质纸制作封面，封面标明“XXXX旅行社旅游业务组团（接团、散客）档案”字样，注明起止时间、份数、制作人、保管人、案卷编号等。案卷编号格式为：20XX-XX-XX，即年份-月份-当月案卷序号。2.目录：内容应一目了然，标明序号、日期、旅游目的地、页码等。3.内容：即依序整理的各旅游团队详细资料（即档案要件）。（三）业务档案的制作、保存1.及时归档立卷。旅游团队返回后，导游应及时将相关资料收集交至旅行社档案制作（保管）人员整理，旅行社当月所有出团团队资料应在最后一个团队返回后，分别按规定立卷归档完毕。2.档案资料应按保存件规定的书写墨水统一填写；合同、计调单、行程单等主件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除；地接社回执、酒店、车队等传真确认件须用复印件归档（不可使用热敏纸），缺件的业务组团档案应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同组团资料一并归档。3.档案按15大要件排列顺序整理；每卷档案内容的顺序按当月使用的合同号或团号顺序进行装订。4.业务档案应按通用的文档规格装订方法制作。5.严格执行旅行社业务档案保存规定，旅游档案保存期最少为2年。检查依据：旅行社条例实施细则第四十四条旅行社应当妥善保存《条例》规定的招徕、组织、接待旅游者的各类合同及相关文件、资料，以备县级以上旅游行政管理部门核查。前款所称的合同及文件、资料的保存期，应当不少于两年。第五十八条违反本实施细则第四十四条的规定，未妥善保存各类旅游合同及相关文件、资料，保存期不够两年，或者泄露旅游者个人信息的，由县级以上旅游行政管理部门责令改正，没收违法所得，处违法所得3倍以下但最高不超过3万元的罚款；没有违法所得的，处1万元以下的罚款。