从会计电算化到电子财务

从会计电算化到电子财务烟草行业财务电算化系统覆盖率已接近100％，这为下一代财务信息化系统建设——erp财务（企业资源计划管理系统下的财务管理）系统奠定了较好的基础，但应用模式的根本差异也在一定程度上影响了erp财务的理解和实施。财务电算化系统使得会计人员从财务账册中解放出来，但并未从根本上提高财务信息质量。新的数字烟草建设策略导入了价值流管理思想，根据国外先进烟草企业的财务信息化经验，与数字烟草战略匹配的将是erp财务、电子财务。核算是会计最基本的职能之一，但会计电算化系统和erp财务系统之间应用却存在着较大的差异，试比较如下。差异一：组织设置。组织设置是系统应用的基础，是系统应用中最关键的因素之一。电算化系统通常对应会计主体与账套、独立核算单位与会计主体设置，企业无法选择其他更适应于业务原型的组织设置方案。烟草企业除了法人、分厂、非法人的公司、驻外办事处、部门等形式外还有更灵活的多级责任中心，erp财务系统可以支持复杂的多组织体系并支持财务、业务独立的组织架构。差异二：会计科目。会计科目是财务信息记录、分类、汇总、统计的依据，但电算化系统与erp财务系统在会计科目设置上存在较大差异。（1）结果型与过程型。电算化系统根据手工核算原理设置成结果型会计科目，仅记录业务结果。而erp财务强调财务与业务的实时一致性，记录业务价值流全过程，利于实时监控、溯源查询，科目设置属于过程型。先进的与业务集成的erp财务系统需要设置一些过渡科目，用于记录价值流过程中财务核算暂不体现的业务动作。这些保证账实实时相符的调整科目是确保企业管理决策层更实时、更真实、更透明地了解企业运营信息的基础。以卷烟生产企业原辅料采购为例，在“货到票未到”的情况下，原辅料验收入库或投入生产过程后，电算化系统中是无法体现其价值的，月末暂估后才会体现在当月报表中，但估价的不确定性及与真实业务的背离对于企业内部管理、内部控制有百害而无一益。erp财务设置的过渡科目反映此原辅料相关的业务过程，它包括待检、验收、移库、出库、投产等一系列库存状态。这是实现财务业务一体化的前提。（2）核算型与管理型。电算化系统的科目设置是核算型的，而erp财务的科目是管理型的。以最常见的债务类科目——应付账款为例，电算化系统采用了与手工核算一样的方式，即在一级科目应付账款下设置供应商明细科目。这种方式易于理解，但无法对债务进行财务层面的监管，仅能满足简单的核算需求。相反erp财务通过启用专门监管应付债务的供应商子账管理应付账款，把供应商与采购业务集成管理，通过长期供应商与一次供应商的差别方案有效记录、跟踪、管理供应商及往来款项，内在的集成性确保总账与子账的实时一致性。同理可扩展至客户管理、存货管理、固定资产管理、资金管理等，由于这些子账与业务实时集成，为业务财务共有，所以管理功能强大，方便融入业务财务部门的管理思想。差异三：信息源不同。电算化系统的信息源基本依靠手工录入或部分的数据导入，而erp财务系统的信息源与业务系统完全一致。信息源的惟一性，确保了财务信息的真实、实时、完整。上一页两系统间管理会计层面基本上没有可比性，因为以成本管理为核心的管理会计，在模仿手工核算的电算化系统或非集成应用的财务系统中根本无法实现企业领导决策层关注的内部管理及内部控制。erp财务融入了管理会计内的成本中心会计、产品成本会计、利润中心会计、获利分析会计、集团控制会计等，并通过业务信息仓库构建包含管理驾驶舱、绩效管理、业务计划&预测模拟等内容的企业战略管理平台。国外先进企业的发展经验证明，erp财务的下一阶段电子财务将融入更多的财务协作内容，并用供应链的管理思想革新财务运营方式，实现关系会计主体间的财务供应链管理。理解erp财务、电子财务的管理思想有助于缩小行业财务系统与国外先进企业财务系统间的差距，进一步推进我国数字烟草战略下的财务系统建设。