招商会基本流程

招商会基本流程一、准备参会企业事宜：1、制作、派发邀请函，通知客户（参展商和经销商）。2、确认人数、参展商企业PPT、企业产品及物料数量、所需摆放空间大小等。3、确定跟进责任人和落实时间。二、确定酒店事宜：1、根据先前确定的企业合理分配住宿房间，整理好房卡。2、了解主酒店布局，确定主会议室、分会议室、展房、大堂、餐厅、通道等位置情况，收集设计布置所需信息。3、主酒店附近其他酒店的预定。4、确定用餐标准、方式、时间、卫生等情况。5、本司工作人员的订餐、用餐地、用餐时间确定。6、确定本司物料存放处、参展企业物料存放处。7、相应表格准备：签到表、入住登记表、活动安排表、入场券、用餐券等。三、相关物料筹备：1、门票、用餐券的制作及数量统计。2、参展胸卡的数量统计及制作（打上公司LOGO）。3、奖品、抽奖券、抽奖设备的准备。4、宣传资料袋、派送资料的制作及数量统计。5、横幅、灯箱、易拉宝、指引水牌、座位牌、广告牌、道具等会场布置材料。6、确定参会所需的办公设备及办公用品。7、暂支费用的领取。8、确定跟进责任人和落实时间。四、会议流程制定：1、各个活动单元内容的设计编排、时间的估算。2、背景音乐、助兴表演等穿插节目的设计编排、时间估算。3、抽奖方式、领奖方式的确定。4、各个活动本司参与人员的任务分配。五、人员的配备：1、主持人的确定、行程安排、工作内容准备。2、嘉宾的确定、行程安排、工作内容准备。3、礼仪、保安、模特的确定，行程安排、工作内容准备。4、前期工作跟进责任人安排：①会议邀约②会场、餐厅预定③会场资料、条幅等印制准备工作④会场展示用产品以及展柜等⑤会场布置⑥排练会场节目⑦准备视频、音乐、PPT等⑧照相机、投影仪等设备5、本司参会人员的确定。六、确定本司工作人员行程日期，做好订票工作。七、调配车辆资源，安排货运车辆。八、确定当地的喷绘公司、安装人员、搬运人员。落实工作内容、完成时间及工作质量。九、确认本司和参展商物料到达的具体时间，安排物料存放地点。十、确认来宾到达的具体时间，安排好摄影师等人员。十一、会场布置：1、将先前收集的场地信息反馈设计人员，设计会场布置方案。2、确定会场布置公司、人员及时间，需提前与酒店接洽安排。3、布置会场内容：①酒店门口欢迎横幅、大厅背景牌、易拉宝、签到台（签到物品及人员）、地毯、排队护栏等。②会场背景，演讲台、横幅、参展商展柜、音响灯光设备、麦克风广告牌、易拉宝、来宾座位牌、抽奖设备、奖品摆放处、领奖处、指引水牌、其他物品摆放处等。③电梯、走廊、餐厅等处横幅、宣传画、易拉宝、指引牌等。④会议室舞台、展台等处的用电。十二、会议前一天的工作：1、会议工作人员的分工安排：①总协调②接待签到处人员（负责签到，发放资料，安排房间）③会场内部人员（调试音响灯光投影、物品展示摆放及看管）④会场外部人员（引领客户的就餐及住宿，及时解决客户发生问题）⑤后勤人员（会场布置、物料准备、会场内外衔接、订餐、订车、其他辅助工作及解决突发事件）2、确定本司工作人员每日集合时间、集合地点。3、会场布置结果的核查。4、门票、奖券、胸卡、派送资料、宣传带、签到表、名片收集盘等入会物品的整理。5、接待事宜①门口站立礼仪模特，在酒店悬挂横幅。②在酒店大厅布置接待签到处。③入住接待点至少安排两人负责接人，制作醒目的接待牌。④安排来宾填写入住登记表，分发房卡，用餐券、会议流程简表。⑤入住登记时，将参展商和经销商分别登记。⑥由礼仪迎宾或本司人员带领客人进入房间，进行简单情况介绍，告知客人具体时间在几楼餐厅用餐。十三、会议第一天的工作：1、入口签到台物料的摆放（签到笔、签到单、门票、胸卡、派送资料、名片盘等）。2、会场内设施的开启。3、嘉宾、参展商、经销商分类签到。4、签到处、会场门口、电梯口工作人员、礼仪、保安的到位。5、迎接来宾入场，具体按会议流程实施。6、场外工作人员引导来宾到吸烟区吸烟或去洗手间。7、下午活动程结束时，主持人宣布就餐地点和晚上开始时间。8、场外本司工作人员进行路线指示，餐厅门口站礼仪。9、晚餐结束，准备晚上会议入场。10、晚上会议的接待。11、晚会结束，当日撤场工作、资料设备回收、座位整理、电源、大门关闭。12、当晚房费的缴纳。十四、会议第二天的工作：1、会场入口签到台物料的摆放。2、会场内设施的开启。3、签到处、会场门口、电梯口工作人员、礼仪、保安的到位。4、迎接来宾入场，具体按会议流程实施。5、联系货运公司人员，安排参展物料返程事宜。6、午餐的准备和就餐。十五、收尾工作：1、酒店、会场等处清场整理。2、安排参展商物料暂存处，等待货运收货。3、胸卡、奖品、礼品、派送资料、宣传袋、办公设备、办公用品、桁架、易拉宝等物料按随车带走和短期存放分类收集、清点、整理、打包。4、酒店房费、租车费、用工费等费用的缴纳。5、安排本司工作人员分批返程。十六、工作反馈1、酒店的选择：位置、设施、人员、接洽、费用是否合理。2、礼仪策划公司的工作是否合格。3、喷绘、搭建、搬运、货运人员工作是否合格。4、会议工作的配合是否流畅，各个环节流程是否简单、合理、高效。5、会场的布置、灯光音响是否合理。6、物料的准备是否充分合理。7、行政费用的核算比较。