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第五章外贸公司出口型企业跟单模式•外贸公司的出口贸易订单流程图：接到国外进口商订单审单开出形式发票进口客户确认后开出信用证工厂备货生产检验、报关、装运第一节接单与审单•一、接单•1、接单的含义•2、客户落单方式•3、对接单的理解•对接单的要求：•一是要看订单上有没有公章印和法人代表的签字（最好是原件）•二是要看订单上的产品本企业有没有库存、交货期内国内市场的货源情况（即能否采购得到），•三是要核算一下国内产品的价格并与买方的发价对比，看能否接受。•二、审单•（一）货物名称、规格、数量的审查•（二）单价和金额的审核•（三）交货期审查•（四）交货方式审查（即运输方式审查）•（五）付款方式审查•（六）包装要求的审查第二节开出形式发票•一、什么是形式发票？•形式发票的内容类似于货物发票，但它不能作为会计做账的依据，只能是作为进口方开出信用证的依据。•二、形式发票的内容•1、订单上信息：收货单位、开单日期、合同号、形式发票号等。•2、产品信息：品名、规格、数量、包装、交货期、单价及金额。•3、通知行信息：即收证行信息，以便进口方顺利信用证。•三、开形式发票要注意的问题•1、单价条款和贸易术语要明确。因为，不同的贸易术语其价格构成是不同的。比如EXW、FOB、CFR、CIF价格构成相差甚远。•2、交货期要明确。交货期有多种表示方法。•3、开证日期（L/C－信用证或T/T－电汇）的天数要明确。第三节备料生产――制作《生产通知单》《仓库发料通知单》《材料耗用明细表》•一、备货程序•1、制作《生产通知单》•一般是将客户订单副本（或复印件）直接发到生产车间，作为《生产通知单》进行加工生产，也可以自己动手转化为正式的《生产通知单》。•《生产通知单》内容：品名、规格、数量、包装、交货期等•2、制作《仓库发料通知单》•《仓库发料通知单》内容：物料名称、规格（或型号）、计量单位、数量、仓库存量•3、制作《仓库发料通知单》•此表与上表内容基本相同，所不同的是要加上耗料率和耗料明细。《仓库发料通知单》《材料耗用明细表》仓管员查料返交跟单员第四节物料采购与物料进仓跟踪•1、制作《采购单》。•《采购单》内容：与《材料耗用明细表》内容相同，即：物料名称、规格型号、数量、单价及金额、交货期等。•2、打印《采购单》。•《采购单》经采购员签字后发给供应商，同时收妥后回传予以确认。•3、对物料进仓实施跟踪。第五节生产跟踪•这个阶段的工作重点是：有两个方面•1、生产进度怎么样？•2、检查生产与订单要求是否相符？•3、关于订单更改的跟踪•客户更改订单严格讲，属于变更合同内容。如果是变更合同主要条款，我方视情况，采取三种措施：①可以拒绝；②也可以接受；③或进一步协商。•1、生产进度怎么样？•2、检查生产与订单要求是否相符？•针对以上两个重点，分别采取相应措施。•3、关于订单更改的跟踪•产品在生产加工过程中，不可避免地会发生客户临时更改订单内容的事情。•客户更改订单严格讲，属于变更合同内容。如果是变更合同主要条款，我方视情况，采取三种措施：①可以拒绝；②也可以接受；③或进一步协商。第六节出货联系•一、联系对象•1、船公司（自营出口企业）•2、外贸公司（不能自营出口的企业）•二、联系内容•1、出货时间（要具体些，譬如×月×日上午几点或下午几点）•2、《装箱单》。即准确传出《装箱单》上的内容，还要附注其他信息：如拉货地址、线路图、联系电话等等，以便顺利拉货。•3、其它内容•三、《装箱单》制作•1、品名、规格、数量•2、箱数•3、毛重与净重•4、包装尺寸与体积•5、箱号排列•6、唛头第七节货柜的选择•一、货柜种类•常见的货柜有：干货柜、冷冻柜、框架式柜、罐式柜、吊挂柜等。其中干货柜最为常见。•二、货柜及其尺寸选择•常用的干货柜种类及其规格表种类外尺寸（M）体积(M³)内容积（M）配货毛重（T）名称又名20尺柜6米柜5.896×2.35×2.385332.340×2.27417.540尺柜12米柜40×8×8.6672.339×2.2742240尺高柜加高12米柜40×8×9.6762.3402×.57722•货柜的选择有两种方法：•一是按客户要求选定货柜。•二是出口方根据不同货物自己选定。基本原则是便于订舱。第八节出货跟踪•一、出货前的准备工作•1、货柜车是否到厂？•2、记录车辆资料，以备后用•3、协助安排装货。•4、填制《提货单》（每柜一单），签字确认，并告知目的地。•二、出货时的工作•1、通知生产部门备货待运。•2、提前一天清点数量。•三、出货后工作•1、保安放行，并通知报关员：车已经驶出。•2、询问报关员，报关是否完成？•3、传真装货资料给国外客户。•2、每半年需传给每个客户一张《客户满意度调查表》，请客户回传，以便巩固业已建立的业务关系。•3、针对不同客户进行分类管理。一般是按照一年度订单数量及购货金额来分类。•四、货物出厂后，跟单员应做好以下售后服务工作：•1、货出工厂后，可能会有部分不良产品。客户投诉并退回产品，需填写《退货单》给仓库作收货凭证。再填写《客户抱怨处理单》给质保部讨论，分析是什么原因，，如何避免此类现象再次发生做出总结。然后将改善对策回馈给客户。将退回的产品返修完毕后，给质保部门检验合格后再出工厂。•2、每半年需传给每个客户一张《客户满意度调查表》，请客户回传.以便巩固业已建立的业务关系。•3、针对不同客户进行分类管理。一般是按照一年度订单数量及购货金额来分类。第九节催交单据•催单――以催交海运提单为核心的各种所有单据催交活动的总称。•一、提单•概念：是承运人（船长、大副）收到托运货物后签发给托运人（出口方或物流公司）的单据。•作用：⑴是货物的收据，证明承运人已经收妥货物；•⑵是所有权凭证，凭此提单可以提货、转让、银行质押贷款；•⑶是承运人与托运人之间的运输协议的证明。•获取提单流程：•申请表，租、订签发提单•••提单大副收据•托运人船公司承运人•催单流程：•①催单••②交付提单••③审核与信用证是否相符出口方船公司•二、商业发票•三、装箱单：即发货明细。•四、重量单、尺码单：船公司收货、进口方验货依据•五、产地证：是货物原产地或制造地的证明文件，以此确定生产国别。•六、商检证（又叫通关单）•七、出口许可证•八、保险单•催单后的工作：•⑴出口方将提单连同其他单据交单证员缮制，然后提交到议付行办理押汇业务，收回货款。•⑵通知买方尽快到开证行或付款行（汇付方式）付款赎单。第十节日常事务处理•一、寄目录（即发询盘）•目录内容：•①本公司（或工厂）的情况介绍；•②各种类型商品的指导价。•二、客户对询盘的处理•1、询盘方式：•电话、传真、电子邮件。•2、询盘的一般内容：品名、品质（规格、型号、等级等）、包装、价格（可单询）、交货条件（交货期、运输方式）、付款条件等。•特别提醒：回复询盘（即发盘）要谨慎，一定要弄清楚对方真实用意后再报价。•对询盘的处理技巧：•⑴弄清楚对方发询盘的真实用意。是刺探市场？还是要货？若是前者应予以拒绝或不报实际价格。•⑵客户要求的货物，若本厂已经生产过，可以查出档案资料报出指导价。如果没有生产过，但可以生产，应在核算成本加税收加预期利润后再给对方报价。如果需要添加模具，其模具费用原则上由客户负担。如果客户对货物需求量较大，可灵活掌握。•⑶如果是电话询盘，应做好电话记录：客户名称、来电时间、号码、内容等。•三、样品制作与寄样•1、卖方样的制作。•2、填制《样品生产通知单》，送生产部门加工制作。•3、生产部门做好样品后，物料防止做错，保险的方法是自己查看样品是否符合客户要求，无误后，打好包装准备寄样，并做好一切记录。•4、通知买方查收并予以确认。•5、进口方将确认样返寄给出口方。•6、出口方按照买方的回样（又叫确认样）送交生产部门加工生产。•四、日后相关资料整理•（一）订单相关资料整理•为了便于订单跟踪，对于已接订单中哪些已经出货，哪些还没有出货应有归类。通过两张表即可做到，一是《已出货订单一览表》，二是《未出货订单一览表》。•《未出货订单一览表》中要显示接单日、订单号、订货数量、交货期等几项关键指标。•《已出货订单一览表》中要显示订单号、数量、交货期、工厂实际交货期等。•另外，还要根据客户分类，把有关订单相关资料放在同一个文件夹中，便于日后查找。这些相关资料主要有：《生产通知单》、形式发票、信用证、订单变更通知、包装资料文件、出货装箱单等。•（二）产品相关资料整理•为了便于自己查阅资料，把工厂所生产的产品，按客户再按品牌的相关资料整理在同一张表格上。•表项内容：名称、规格、产品代码、条形码、包装资料、单价等。•有了此表，在客户下单、开形式发票和做包装资料时，就不用那么辛苦要查很多，只要拿出此表，所有资料一目了然。