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行政部管理制度汇编二OO三年一月四川祥和园装饰工程有限公司2目录第一章职位说明书…………………………………………第3页行政部经理…………………………………………第4页行政部文员…………………………………………第7页行政部采购…………………………………………第8页行政部司机…………………………………………第9页第二章管理规定…………………………………………第10页考勤管理制度…………………………………………第11页会议管理制度…………………………………………第14页办公室规范管理制度…………………………………第17页印章管理制度…………………………………………第19页合同管理制度…………………………………………第20页书籍管理办法…………………………………………第23页电话及传真管理制度…………………………………第24页物资采购管理制度……………………………………第25页物资入库及库存管理制度……………………………第27页物品领用管理制度……………………………………第28页司机行车及工作管理制度……………………………第30页车辆肇事管理办法……………………………………第32页清洁卫生管理制度……………………………………第34页奖惩制度………………………………………………第35页档案保密制度…………………………………………第28页3行政部管理制度汇编第一章职位说明书4第一章职位说明书行政部经理一、基本资料职位名称行政部经理-樊春梅定员人数1人直属上司总经理直接下属行政部员工二、工作概要处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。三、岗位职责1．全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。2．管理行政部人员编制。3．负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。4．负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。5．负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。6．负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。7．负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。8．根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。9．负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。10．指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。11．按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。12．负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。13．严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。514．组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。15．负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。16．管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。17．组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。18．管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。19．安排外来宾客的住宿。20．组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。21．负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。22．认真完成总经理交办的其它工作。四、职权规定1．有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。2．有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。3．有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。4．有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。5．有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。6．有权安排、调度公车的使用。7．对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。8．对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。9．对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。五、职责规定1．对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。2．对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。4．对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。5．对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。66．对下属工作质量造成的不良影响负责。7．对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。六、注意事项1．要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解《公司法》基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。2．在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家的尊严。3．不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。7行政部文员一、基本资料职位名称行政部文员定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。三、岗位职责1、负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。2、负责接转电话，做好电话记录。3、负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。4、负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。5、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。6、熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。7、负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字登记手续。8、保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9、负责传真收发与登记。10、管理饮水，登记、发放水票。11、负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。12、负责监督打卡和汇总考勤。13、每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式上报。14、完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。六、注意事项1．在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。8行政部采购一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件的日常采购。三、岗位职责1．汇总各部门主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》，经上报领导审批后及时进行采购。2．严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符，与发票内容相符。3．严格执行财务报销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。4．认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库保管员说明情况，提出解决的办法。5．广泛收集与本公司有关的各类产品信息（包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供给工程部、设计部及有关的使用部门参考。6．坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。7．经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。8．对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。9．完成领导交办的其它临时性工作。六、注意事项1．工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。2．以公司利益为重，不利用职务之便谋取私利。3．要熟悉商品市场，通过比较选择信誉好的供应商，建立良好的合作关系。9行政部司机一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要保证公车的正常、合理使用与出行安全。三、岗位职责1、保证公司业务部门用车的及时出行与安全。2、按要求用车，用车人在出行前认真填写《派车记录单》，包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。经行政部经理批准后，司机方能出行（临时、紧急情况除外）。3、车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。4、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。5、外出行车时，如不能及时返回，行车司机需及时通知公司行政部，以利调度。6、认真填写每日行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据，否则费用不予报销。7、保证公司用车及时及来宾接送用车。8、负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。9、具全办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。六、注意事项1．司机人员接送来宾及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、来宾送至目的地大门口为原则，不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。2．车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客户在车内吸烟时，应婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。3．不准酒后驾车。4．遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。5．保证通讯联络设施畅通，以方便公司领导随时调遣。6．妥善保管车辆资料。10工程部管理制度汇编第二章管理规定11第二章管理制度考勤管理制度第一条本公司除各分部、各小区项目组外，其余部门均实行每天8小时、每周40小时，周六周日休息工作制。作息时间：夏季：星期一至星期五8:30——17:30，午休12:00—13:30冬季：星期一至星期五9:00——18:00，午休12:00—13:00分部与小区项目组：每周工作六天，由分部经理安排休息时间（周六、周日必须上班）设于装饰市场中的设计分部上下班时间应与所在装饰市场营业时间一致。人力资源部不固定地抽查某个分部员工的在岗情况。午餐时间：11:45—12:45。精品设计室上下班时间同公司规定。第二条员工上下班时必须签到、签退。总部员工在行政部签，分部设计师、业务人员在分部经理办公室签，遇公事外出迟到公司，提前向行政部经理或直属分部经理说明。第三条员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。迟到：上班时间开始后1小时以内未到岗者。如电话请假经分部经理批准后补办手续的，计半天事假；未请假者计旷工半天。早退：下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的，按事假计；未请假者计旷工。旷工：上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记半天至一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，假期届满未续假不到岗者；代人签到、签退或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。病假：提前以口头或书面形式通知人力资源部（视病情严重程度决定请假形式），设计师病假在一天以内由分部经理批准，登记考勤表，两天以上报人力资源部批准。病假结束后需到行政部进行销假，销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票，否则按事假处理。事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或分部经理批准后方可休假，报人力资源部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签署12意见报公司人力资源部批准后方可按事假处理；未按上规定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过15天的，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过30天的，予以辞退