集团公司费用报销流程管理方案

000000000000（集团）有限公司标准0000-2014-10(试行）各公司费用报销流程管理方案（试行）编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人第一章业务招待费第一条基本原则：一事一申请、一事一报销、严格控制、厉行节约、提前申请、及时报销、单据齐全。（一）严格控制范围和标准，确保接待费总额控制在预算内。报销额不超过原申请金额10%的可以报销，超额部分须重新申请并说明原因，按申请程序报批后方可报销。（二）发生业务招待费后需及时报销，一般不得跨月报销，特殊情况下井公司领导同意后，可于次月申请报销。（三）业务招待费报销时必须填列业务招待费报销单，并附业务接待费申请单，同时提供菜单作为审核依据（菜单不作为报销附件只作为审核依据）按报销程序进行报批。（四）出差期间所发生的接待费在征得公司领导同意后可后到办公室补办申请手续。接待事项应一事一申请，不得一次报销不同接待事项的发票。（五）业务接待应避免购物、观光旅游等活动。第二条基本流程：提交申请、事后报销（一）提交申请：由经办部门根据实际情况，在接待前填写业务招待费使用申请单，报办公室、财务部、公司分管领导、公司总经理审批后，向财务预支款项。接待的实施部门原则上由办公室承办，业务部门参与。即：经办人员→部门负责人→办公室负责人→财务部经理→财务总监→公司分管领导→总经理审批。（二）报销：经办部门在接待任务完成后，将有关单据收集完整，填写业务招待费费用报销单，附相关原始单据，报部门经理、办公室、财务部联审会签后，报财务总监签批。凭审批后的费用报销单和业务招待费申请单，到财务部根据原借款金额按多退少补原则进行报销。报销金额10000元以内的由公司总经理审批完成，10000元以上的由公司董事长审批完成，即：经办人员→部门负责人→办公室负责人→财务部经理→财务总监→总经理签批→董事长签批。注：各部门根据全年的预算标准对各项目的接待费进行有效的预算控制，对于超出预算的费用应重新提请申请。第二章差旅费第三条差旅费借支申请程序（一）出差人员根据工作安排，在出差前应事先填写出差申请单，部门负责人签字后报办公室审核，经公司分管领导同意，凭出差申请单填写借据后向财务部办理差旅费借款手续，并将出差申请单妥善保管。申请单正本作为差旅费报销的依据，存根联交部门考勤员保管，待月底附于考勤表后交办公室，做员工出勤记录登记。部门副职及员工出差的由公司分管领导审批，部门正职、副总及总会计师出差的须经总经理审批，即：拟出差人员→部门负责人→办公室→财务部审核→财务总监→总经理签批（二）特殊情况下不能事先填写“出差申请单”的，可先口头申请经公司分管领导同意后事后补填。（三）借支差旅费的数额不得超过往返路费+出差天数×（每天住宿标准+伙食补助+交通费）之和。特殊情况需超限额借支的，需说明原因由公司分管领导批准后，方可借支。（四）出差申请单上应列明所有出差人员姓名。第四条差旅费报销程序（一）出差人员归来后应在3个工作日内报账并冲销借款，未还清借款不得再借入备用金。如有特殊原因未能冲销借款时，需书面说明情况经公司分管领导同意，交财务部备案。（二）如出差为多人时，应指定一经办人统一汇总报账，结清原借支款。公司领导出差由办公室承办。（三）报销差旅费必须填写差旅费报销单，按下述程序审核批准后，凭出差申请单正本和差旅费报销单到财务部报销款项。差旅费20000元以内由各公司总经理审批完成，20000元以上的由集团公司董事长审批完成，即：出差人员→部门负责人→办公室→财务部审核→财务总监→总经理签批→董事长签批。（四）不符合差旅费报销程序或手续不全的，财务部不予报销。（五）出差地点距昆明市区50公里以内或当天往返的原则上不予报销伙食补贴。注：各部门根据全年的预算标准对各项目的差旅费进行有效的预算控制，对于超出预算的费用应重新提请申请。第三章办公费及其他零星费用第五条办公费用支出（一）原则上2000以内的日常费用支出先填制报销单，经各部门及公司领导审核同意后进行报销，报销流程参照招待费及管理费的报销流程，即：经办人员→部门负责人→办公室负责人→财务部经理→财务总监→公司分管领导→总经理审批。（二）涉及2000元以上大额办公费用支出的事项需先填写“XX（公司名称）公司呈批件”或XX公司资金使用审批单，由各部门及公司领导批准后方可办理并进行事后的报销，即：经办人提交呈批→办理业务→填制报销单（或者财务直接付款给对方单位）→部门负责人→办公室负责人→财务部经理→财务总监→总经理审批。第四章大额款项支付第六条凡涉及大额款项支付,需填写xx公司”资金使用审批单”并附上相应合同或协议等附件,经各部门会签及领导在相应金额职权内签字审批后方可办理。（一）公司领导签字报销日期：涉及到财务预支备用金的业务办理前都需先填写借款单，由各部门审批及领导同意后方可借款。同时，为了提高工作效率，兼顾员工及领导的时间安排，经领导同意，暂定每周一为固定签字报销日，员工需要报销的在周一之前把总经理以下的签字流程履行完整后由专人统一收集并送入总经理办公室等待签字审批。全部流程完成之后由经办人持单据到财务部进行报销。（二）财务付款流程：报账人员拿着单据齐全、签字完备的报销、借款、付款单到财务后，先由会计人员进入财务系统出具记账凭证、打印，出纳见到完整的记账凭证并签字确认后方可进行付款或报销工作。（三）费用控制：请公司各位员工严格遵守以上制度，部门领导做好审核把关工作，与财务部门相互配合，做好公司的预算控制管理工作。办理业务时按照公司对各项费用的控制标准严格控制，非特殊情况下不得超标准开支,做到合理、高效地使用资金。接待费及差旅费列支标准参见《业务招待费及差旅费控制标准》。第五章业务招待费及差旅费控制标准第七条业务招待费开支标准（一）工作餐（1）上级领导及各级政府领导：公司根据实际情况确定。（2）公司聘请公司以外的高级专家、技术人员：50元/人·次。（3）客户：公司根据实际情况确定。（4）其他人员根据具体情况制定用餐标准。（二）住宿费（1）上级领导及各级政府领导：根据实际情况确定。（2）聘请高级专家、技术人员：200元/人·次。（3）客户：根据实际情况确定。（4）其他人员根据实际情况而定。（三）在外招待（1）在外招待客人要从严控制。确需招待时，应事先征得领导同意（规格、标准），事后到办公室补办申请等手续，经公司领导或分管领导批准后方可到财务部报销。（四）礼品招待费用（1）赠送礼品从严掌握，可赠可不赠的一律不赠。（2）确实需要赠送礼品时，需经公司领导事先批准。（3）赠送礼品统一由办公室采购、登记、保管、发放。（4）因业务原因需赠送礼品时，应事先确定赠品标准并征得公司领导批准，回公司后到办公室登记，经公司领导批准后到财务部报销。（五）检查与考核（1）年度业务招待费的执行情况由办公室于每年年末时向公司董事会做出报告。（2）本标准执行情况由公司财务部会同办公室每年度进行检查和考核。（3）考核标准执行公司的有关规定。第八条差旅费开支标准（一）交通工具（1）交通工具报销范围和标准①出差人员乘坐飞机从严控制。公司领导、部门经理（副经理），副总师及高级职称人员可以乘坐飞机；其余人员原则上不得乘坐飞机，因出差路途较远或时间任务较紧的，在不突破当年部门经费预算的情况下，经公司分管领导批准后可乘坐飞机，未经批准乘坐飞机或超标准乘坐火车轮船的，只按标准（限额标准上限）内票价报销，超出部分自理。同时，如提前到达目的地所节余时间不计发伙食、住宿补助。②出差人员按规定乘坐飞机、火车、轮船、汽车的相关杂费（保险费、机场建设费、托运费、订票费等）凭票据实报销；其因往返机场、车站、码头乘坐的出租车、专线车费用凭有效单据据实报销。③自备公务用车出差可凭票报销过路费、过桥费、停车费、汽油费（收费单位盖章有效）等。④夜间乘长途汽车、火车和轮船超过六小时或连续乘车超过12小时每人增发一天伙食补助80元。⑤在出差途中非公务原因绕道的，只以直线同类车票报销。⑥出差交通工具其票据由办公室统一进行定购。（二）市内交通费（1）出差期间办理业务的市内交通费凭有效票据（应在票据后注明乘坐时间、起止地点）据实报销。出差往返当天，公司派车接送的，不再报销当日的市内交通费。（2）出差派公务用车的，不报销市内交通费。（三）住宿费标准1.按照职务级别限额使用，在限额内凭有效票据，据实报销，超支不补。限额标准见下表：出差人员乘坐交通工具、住宿标准表单位：元/人·天项目职务交通工具住宿费标准火车轮船飞机省外省内公司领导软席位头等舱公务舱600400部门经理、副经理、副总程师、高级职称人员软席位二等舱经济舱400300其余人员硬卧位三等舱300200（2）因接待单位安排等原因住宿费超过限额标准的，公司领导可据实报销，其余人员经公司分管领导事先批准的可据实报销。（四）补助及其他（1）伙食补助出差人员住宿费用和伙食补贴标准（单位：元/人/天）：职级及待遇伙食补贴标准省外省内公司高管10080其他员工10080注：因接待单位安排等原因伙食费支出超过限额标准的，经公司领导批准后可凭有效票据据实报销。（2）其他事项①因接待陪同需要，住宿费及乘坐交通工具超过规定标准的（分段计算），经公司分管领导批准，据实报销。②因项目调研、考察、庆典等活动，由公司统一组织安排行程、食宿的，由办公室统一报销。（3）根据工作需要，经公司分管领导批准，到外地参加各种会议、培训班、学习班、研究班（不含取得学历的学习班）的人员，参会期间车船费、住宿费、伙食补助，凭参会的会议通知或会议主办单位证明，按下述办法办理：①往返的车船费按差旅费标准执行；②开会、培训、学习期间会议主办单位统一支付或安排食宿的，按举办单位收取的正规发票金额报销。（4）经公司分管领导批准同意，参加取得学历的学习班或函授学习班、参加全国专业技术职称考试，按公司教育培训管理规定执行。（5）工作人员趁出差之便，事先经公司领导批准就近省亲办事的，其绕道车船费自理，滞留期间不报销差旅费。（6）符合探亲条件的人员，经公司领导同意探亲往返车船费按差旅费标准执行，探亲往返途中视同出差计发伙食补助费80元/天，住家期间不计发伙食补助费，住宿费自理。探亲人员绕道而行的，不得报销超过直线距离车船费的部分。（五）下列人员不属于差旅费开支范围（1）探亲、访友人员。（2）参加个人之间的追悼会人员。（3）应邀以个人名义参加各种校友会、同学会、联谊会、校庆等人员。（4）以个人名义参加各种群众性组织、团体自行组织的各类会议和集会上访等的人员。（5）个人违法犯罪受公检法机关传讯及到法院应诉的人员等。注：外聘专家、顾问、中介人员的差旅费由办公室承办，按协商承担内容据实报销。（六）检查与考核（1）本标准执行情况由公司财务部会同办公室每年度进行检查和考核。（2）考核标准执行公司的有关规定。第六章附则第九条本办法由总公司综合行政及人力资源部负责解释。第十条本办法经总公司总经理签署，自发布之日起生效实施。