物品申购制度

物品申购制度为提高公司管理，规范财务制度，加强物品管理，特制定如下物品申购制度。一、所有物品必须凭申购单采购，不同类别物品的申购程序如下。1、常用库存物资的补仓申购(含工程仓库)：常用库存物资由仓库报单补充，当库存物资达到最低存量时，仓库管理员根据部门使用的需要情况填制《申购单》，所申购的物资不能超过最高库存，财务会计每周对库存量进行一次检查。库存物资既要保证公司营运供应，不影响正常营业，又要做到合理仓储，不造成资金积压，所以申购报单必须及时，申报品种必须准确，数量必须适度。申购报单的程序如下：仓库管理员报单（注建议价）→财务负责人签批→总经理签批(超过2000元的补库)→采购员采购（或报供应商）→仓库管理员验收2、其他物资的申购：●各种广告用品（包括各种POP的制作、各种写真、裱板、横幅等）：由各使用部门负责人根据做好的效果图报运营副总、财务负责人、总经理审批后交制作公司定制，使用部门验收并核定相应价格，确定付款方式。申购报单的程序如下：使用部门用已定稿的效果图申报（批注价格）→运营副总、财务负责人、总经理签批→报制作公司→使用部门根据效果图验收并报账●维修耗材的统一申购：维修耗材的申购，主要是指一些建筑和维修材料等属于突击性修理，更新改造所需要的各种耗材，由各需维修部门向工程经理开出维修单，由工程经理根据维修单开出申购单，经综合副总签字后交财务负责人、总经理审批，交采购员购买，再由工程人员验收维修材料，维修后使用部门签注“维修合格”。申购报单的程序如下：需维修部门负责人报维修单（注建议价）→工程经理报申购单→经综合副总、财务负责人、总经理签批→采购员购买→工程部验收材料→使用部门验收维修合格情况●属于日常性耗用品，固定资产添置，低值易耗品补充或更换等物资的采购,由各个使用部门填写《申购单》，《申购单》上的品牌，规格，型号，数量及要求到货时间要填写完整准确，交相关权限人签审后，交采购购买。申购报单的程序如下：使用部门负责人报单（注建议价）→仓库保管员签字→财务负责人、总经理签批→采购员采购（或报供应商）→仓库保管员验收→使用部门验收●办公及管理人员所需物品的申购，由各使用部门负责人在每月25日前报行政部统一申购，财务负责人、总经理签审，再交采购购买或报供应商，使用部门验收并报账。申购报单的程序如下：使用部门负责人汇总至行政部→财务负责人、总经理审批→采购员采购→使用部门验收●其他物资申购：其他大批量物资（批量超过伍万元）或大型物资（单价超过贰万元）申购，由各使用部门负责人填写申购单，运营/综合副总，财务负责人、总经理、董事长签审，再交采购部门报已签定合同的供应商或走招投标采购程度，使用部门验收并报账。申购报单的程序如下：使用部门负责人→运营/综合副总→财务负责人→总经理审批→董事长审批→采购组织招投标或报原有供应商→使用部门验收二、申购审批权限：所有补库和曾有库存的物资申购都需仓管人员签字，以防仓库已有库存重复申购；所有需采购员现金购买的物资在申购单交采购员前必须由相关权限人签批，以便采购合理安排采购资金及采购时间；营业场所急需用的且影响正常营运的物资可由总经理直接安排购买，再补办相关手续.三、申购过程中要注意的问题：1、先查询仓库库存量，避免库存量超高或重复申购。2、《申购单》上的品牌，规格，型号，数量、价格、申购时间（年、月、日、时）和要求到货时间（年、月、日、时）申购部门要填写清楚，要特别注意《申购单》的申购时间以交货到仓库的入库时间为准。3、申购人要批注物品建议价格，采购员在批注的价格范围内购买，如因物品缺货需由其他物品代替或物品确实涨价的情况，采购员要致电使用部门负责人得到同意后方可购买。4、坚持“谁使用谁申购谁验收”的原则，验收时要注意物品的品牌、规格、型号、数量、价格、保质期是否合格。5、特殊物资的申购如各种专用配件的维修物品，要求使用部门提供样品，由采购带样品或由申购人陪同采购以保证质量。6、申购回来的物资由仓库保管员及时在申购单上注明到货的时间（年、月、日、时），以便及时考核采购的及时性。7、采购员接到申购单时，对申购不清楚的特别是一些特殊物资必须到申购部门实地了解，确认品种规格和使用要求后方可购买。如各种申购手续齐全，采购员要保证：一般物资的采购在24小时之内，特殊物资的采购在48小时之内，急需物资在2小时之内。8、各个申购部门要把握好申购的时间，非特殊物资请提前核实库存量。